涉密檔案管理應注意的幾個問題

劉英林 王博

【摘要】本文主要闡述了涉密檔案管理環節應注意的保密事項，以期在檔案管理過程中做好保密工作，確保國家秘密安全。

【關鍵詞】涉密檔案;管理;注意事項

檔案是具有查考價值、憑據價值、文化價值、研究價值等歷史性的原始記錄，是黨和國家的寶貴財富和重要資源。檔案中有一部分涉及國家秘密和商業秘密（本文統稱為涉密檔案）。對這部分涉密檔案管理應當給予高度重視，注意處理好以下問題。

一、涉密檔案庫房設置

為防止盜竊或無關人員從窗口進入，涉密檔案庫房不宜設在辦公樓最底層，必須配備“三鐵一器”。有機密級以上涉密檔案的必須配備視頻監控系統。檔案館（室）應當建立檔案庫房管理制度，明確相關要求。檔案人員進入涉密檔案庫房要有登記，“雙進雙出”，相互監督，無關人員一律禁止進入涉密檔案庫房。

二、涉密檔案材料收集

檔案收集工作從工作方式上，主要接受和征集兩種方式。

收集是檔案業務管理工作的首要環節，做好涉密檔案材料的收集工作具有重要意義。要建立和健全歸檔制度，明確收集工作中的保密要求，確保涉密檔案的安全性。要注意歸檔涉密材料是否標密，是否做好登記。登記時是否注明材料密級及保密期限、份數、頁數及相關信息、歸檔單位、歸檔人和知悉范圍。要檢查涉密檔案材料是否完整，有無缺頁。檔案管理部門和歸檔單位要密切配合，認真核實歸檔材料，既要符合歸檔要求，又要關注保密事項。涉密檔案材料歸檔人員應當兩人同行，以防意外發生。部門負責人在歸檔前應當審閱，在相關歸檔審批表（單）上簽字確認。

三、涉密檔案整理

檔案整理是指按照一定的原則和方法，對零散和需要進一步條理化的檔案進行分類組合、排列、編目等，使檔案系統化。

整理檔案的主要目的是便于檔案的保管和利用。在整理過程中，要特別注意涉密檔案載體的密級及保密和保管期限。區分情況，分別整理、合理組合，依據卷宗文件密級和保密期限，在相應目錄中注明，在卷皮、卷盒上注明最高密級和最長保密期限。聲像檔案應粘貼密級和保密期限標識。

四、涉密檔案利用

檔案利用與保密的關系在利用工作中表現最為突出。因此，在提供利用中要特別注意保守黨和國家的秘密，保守本單位的商業秘密。

借用、提供涉密檔案載體要按規定必須經過有審批權限的領導人審批，要注意做好借閱登記，在登記時標明密級等相關信息。一些不允許帶出檔案館（室）的涉密檔案，只能在館（室）查閱，檔案人員要注意監管。手機等具有攝錄功能的儀器設備，不得攜帶入內。未經批準不得復制摘抄，外借檔案要嚴格執行審批制，借出時間不宜過長，借出的數量應當可控制，借用單位要有書面借用審批表，經辦人要簽字，借用單位應對所借檔案的安全和保密負完全責任。借出的檔案要保證按時完整收回。收回時，要對案卷的數量和卷內的文件情況進行細致檢查。電子文檔保存與利用應符合國家安全保密規定和單位保密規章制度。

五、涉密檔案的密級變更和解密

檔案館（室）應當定期對即將屆滿的涉密載體檔案進行統計、整理，提交給定密責任部門或定密責任人，研究決定是否進行密級變更、延長保密期限或解密。在確定國家秘密的密級、保密期限和知悉范圍的變更、延長保密期限或解除時，檔案管理部門應當及時在需要密級變更、保密期限延長或解除的涉密檔案載體上做出相應標志，同時要及時更新相關目錄、臺賬等檢索工具和備案材料。要登記造冊，建立密級變更、延長保密期限或解除的檔案。特別注意有些涉密檔案解除后，仍不宜公開的，要繼續做好保管工作，此類檔案內容必須經過批準才能公開。

六、建立健全涉密檔案管理制度

建立健全涉密檔案管理制度非常重要，應當明確涉密檔案收集、征集、整理、統計、保管、利用、編研等各個環節的保密措施，并嚴格貫徹執行。要結合實際，制定涉密檔案管理應急預案，以應對意外事故發生。要進行經常性的涉密檔案管理工作檢查，以查促改，以查促管，不斷提高涉密檔案管理水平，確保涉密檔案內容不失密、不泄密、不被竊密。

七、加強涉密檔案管理人員保密教育

國家秘密關系到國家安全和利益，商業秘密關系到單位的切實利益。保密工作既有政治屬性，又具有業務屬性。保密工作是單位整體工作內容的重要組成部分，做好涉密檔案管理的保密工作十分重要。涉密檔案管理如何關鍵在人。其管理人員知密多、知密深。加強涉密檔案管理人員的政治思想教育和保密教育，不斷提高涉密檔案管理人員的政治思想覺悟，不斷增強其保密意識和保密能力，把涉密檔案管理人員隊伍打造成政治堅定，業務合格，作風優良的隊伍，是各級檔案館（室）必須認真履行的責任。要把保密工作責任落實到每個崗位、每位同志、每個環節，時刻緊繃保密這根弦，任何時候、任何情況下都不能絲毫的疏忽和放松，全力保障和維護國家秘密安全，維護好單位利益。

【參考文獻】

[1]王云慶，苗壯著.現代檔案管理學[M].青島出版社，2004.