秘書催辦的溝通藝術：如何催領導，催同級，催下級

魯鵬 周鵬

【摘要】領導層與決策層一個決策的執行、一個項目的推進、一個方案的拍板、一個議定事項的推進，其中都少不了“催辦”這個環節。秘書作為催辦環節的中關鍵人物，面對催辦事項中涉及到的領導、同級、下級這三類“強、中、弱”不同的催辦責任實施主體，如何巧妙地催回話、催表態、催簽字、催資料、催行動是順利、及時、有效地貫徹落實好管理層與決策層意志的關鍵。

【關鍵詞】秘書;催辦;溝通藝術

一、催領導：拉條掛賬，動態跟進，委婉提醒

千條萬條不抓落實就是白條，千招萬招不抓落實也是空招。對于催辦事項而言，領導大多心里有數，秘書要催領導辦事，就得掌握好催辦力度、拿捏好催辦分寸。否則，很容易用力過猛破壞秘書與領導的“強聯系”，造成“指派”領導干活的不愉悅感。

運用好秘書與領導的“強聯系”，就要恰如其分地選擇領導溝通偏好，實現阻力溝通，這就需要秘書按照催辦事項的緊急程度，整理編制催辦單，及時更新催辦進度，按照領導偏好的郵件、電話或者當面匯報的方式報告領導，并將紙質材料呈領導審閱;創造領導工作環境，清空催辦焦慮，領導面對催辦事項做決策有不少必要條件，提前準備好領導看重的督辦進展相關的決策事項、數據分析、圖表展示，為領導鋪墊好決策“選擇題”，不僅是對領導的尊重，更能為領導決策減輕心理壓力，提高決策效率;點明決策短期收益，激發領導決策動力，要想在催辦事項關鍵時間節點催動領導的“一個簽字、一個表態、一個拍板”，就要委婉地提示領導，“現在就辦”需要投入的時間并不多、“現在就辦”帶來的成效值得期待，這樣就能很好地“暗示”領導馬上行動。

二、催同級：預留空間，真誠體量，直截了當

對于“中聯系”同級承擔的部分催辦事項工作，如果秘書及時行動，工作就會進展順利，如果同級人員配合不給力，秘書催辦工作就會如鯁在喉。秘書被動等待回復是不靠譜，積極主動出擊、爭取盡快配合催辦工作才是關鍵。

運用好秘書與同級的“中聯系”，就要全面統籌協調，預留緩沖與處理空間，選擇合適的催辦溝通時機，盡量避免別人正在進行其他重要工作時進行催促，否則你的催辦變成了別人心里的督辦，你的積極變成別人眼里的唐突，你的風風火火變成別人行動的不緊不慢;面對同級在工作上的“強聯系”，要審時度勢，靈活溝通，盡量不要使用電話、郵件等間接催促方式，以避免給人造成“要求給予答復”和“安排工作”的意味，催辦過程中秘書要多與同事們一起研究催辦信息編排，虛心聽取各方匯總的催辦意見，對無法分身的同事及時予以協助，催辦工作自然就順水推舟，有條不紊;量化催辦任務，溝通簡單直接，在催辦工作一開始就要坦誠地告訴對方催辦事項的重點安排、直截了當地說明催辦任務的辦結期限，用真誠和信任，支持和鼓勵對方早日完成個人催辦工作，而不是一遍遍重復“惹人煩”的催促和“不放心”的囑咐。

三、催下級：客氣得體，尊重角色，鞭策行動

在催辦過程中，秘書面對最多的還是催促“弱聯系”的二級部門或是一線人員落實催辦事項，諸如錯誤地認為秘書人員“狐假虎威”“拿雞毛當令箭”所導致的不理解、不配合，甚至是冷眼相待、冷嘲熱諷等現象更是給秘書催辦工作推進帶來不少的負面影響。

要想解決“接觸少，感情弱”這種“弱聯系”所產生的催辦溝通溝壑，最好的秘訣就是找到更好的協作方式，加大接觸，快速磨合，秘書人員應盡可能多的到現場了解實際情況，針對下級部門或個人所反饋的落實難點和執行過程出現的苗頭性問題，及時編寫催告調研報告，向領導提出建議意見，協助其擺脫落實困境，而不是言必稱“一定”“必須”;催辦事項固然重要，但對于下級部門或個人而言，無疑增添了更緊、更急、更重的工作量，一旦秘書人員催之過急，就意味著“攻擊”，導致其采取“防御措施”——不斷自我合理化之前的拖延行為，這時秘書人員的換位思考型溝通才是解決之道;而對催辦“重視不夠”的部門以及“拒不執行”的個人，秘書有必要根據“抵抗情緒”的不同充分運用領導授予的催辦權力，對部門予以通報、讓其臉紅出汗、對個人進行誡勉談話，施加心理壓力，從而確保催辦事項穩步、有效、順利推進。

四、結語

綜上，秘書人員在面對催辦事項中不同“聯系強度”的催辦責任實施主體時，非常有必要根據溝通對象的關系選擇不同的溝通方式，并且舉一反三、靈活運用，才能在催辦工作中變被動為主動、變難辦為巧干、變困難轉契機，直至企業意志不折不扣地得到貫徹落實，企業利益得到實實在在的保障。