人事檔案信息化給職業院校管理帶來的挑戰

閆宇潔

【摘要】人事檔案管理是職業院校管理的重點內容，信息化時代，高校的各項管理工作都加大了對信息化的利用，人事檔案管理也逐步開始實行信息化的管理模式，對于人事檔案的管理效率有著很大的幫助。從檔案管理的發展來看，信息化管理是未來發展的大趨勢，在實行信息化管理的過程時，也對職業院校的管理工作提出了新的要求。本文主要研究人事檔案信息化給職業院校的管理帶來的挑戰以及應對這些挑戰的對策。

【關鍵詞】人事檔案;信息化;挑戰;對策

一、人事檔案信息化概述

（一）人事檔案。人事檔案是國家檔案的重要組成部分，人事檔案主要產生于人們的社會活動，將經過組織審查，記錄和反映人的精力和能力的內容，以文字、圖片等方式記錄下來，建立檔案。人事檔案有著實時性、動態性、真實性和機密性的特點，是進行人才考核的重要依據。在我國，人事檔案十分重要，直接與人們的職稱、政審、養老保險、醫療保險、戶口等內容掛鉤。

（二）人事檔案信息化。信息化就是利用現代化的網絡技術、通信技術、數據庫技術等，將研究對象的信息進行匯總，形成數據庫。人們可以利用數據庫信息進行工作、學習、生活和輔助決策等。檔案管理信息化就是進行檔案管理時，采用信息化技術，使檔案上升為一種信息資源。信息化時代下，人們利用計算機技術、多媒體技術、掃描技術、數字技術、存儲技術，實現人事檔案的電子化轉換，人事檔案通過各種載體，變為一種信息資源。人事檔案數據庫的建立，實現了人事檔案資源的共享，提升了人事檔案資源的利用率。

二、人事檔案信息化給職業院校管理帶來的挑戰

（一）對檔案管理體制和管理理念的挑戰。傳統的檔案管理體制，管理比較分散，例如，教務處、人事處、財務處、學生處都可以進行人事檔案的存放。檔案資料比較分散，管理工作無法形成科學化、規范化、標準化管理。這種管理體制下，檔案管理難度大，檔案利率用低。人事檔案信息化管理勢必需要將檔案集中起來，進行信息化的轉化，檔案分散放置的情況嚴重，影響檔案信息化的進程。此外，對于人事檔案的管理，主要將其視為一種檔案的保存，未將其視為一種檔案服務，因此，檔案管理工作滯后，效率低下，缺乏服務意識。信息化時代，對職業院校的管理體制和管理理念都帶來了挑戰，只有調整管理體制和理念，才能保證檔案信息化的建設。

（二）給檔案管理人員帶來的挑戰。人事檔案管理工作主要依靠人事檔案管理人員進行，檔案管理人員的素質直接關系著人事檔案信息化的進程。由于人事檔案管理工作一直不受重視，檔案管理部門的資金投入和人力資源的投入都較少。職業院校人事檔案管理部門成員比較固定，很少有新成員加入，而且崗位工作的員工，大多為一些老員工，不僅工作沒有熱情，而且工作效率低，缺乏創新能力，對于信息化的技術要求，無法適應。年齡大、學歷低、工作量大是職業院校人事檔案管理的寫照。信息化時代，人事檔案實現信息化管理，勢必需要運用新的管理方法和管理技術，對于檔案管理人員的素質要求比較高，既要掌握檔案管理的專業知識，還有懂得計算機網絡的相關技術。因此，檔案管理人員的素質偏低，是人事檔案信息化面臨的巨大挑戰。

三、職業院校應對人事檔案信息化挑戰的對策

（一）完善人事檔案管理體制，強化管理意識。由于職業院校在人事檔案管理方面存在分散管理的模式，不利于檔案管理的標準化和統一化管理，也阻礙著檔案信息化的建設。因此，必須建立起完善的人事檔案管理制度，以此來約束檔案管理行為。人事檔案管理體制的完善，需要結合國家關于檔案的規定、職業院校檔案管理工作，完善規章制度，為檔案管理提供制度保障。首先，規范檔案管理的流程。明確檔案管理部門的職責，檔案管理工作落實到個人，結合院校人事檔案管理實際，建立管理流程。其次，完善人事檔案的使用、傳遞、保存和保密制度。尤其是人事檔案的信息化建設，還需要加強網絡安全，保證人事檔案信息的安全。最后，強化人事檔案管理意識。檔案管理并非簡單地進行檔案的存儲、取放操作，而是應該重視檔案管理的重要性，提升服務意識和檔案資源利用意識。

（二）加強檔案管理人員的培養。提升檔案管理人員的素質，是保證檔案信息化實施的重要途徑。針對職業院校存在檔案管理人員素質水平偏低的情況，需要加強檔案管理人員的培養，培養一支具有高素質和復合型的檔案管理人才。首先，更新檔案管理人員的觀念。加強檔案管理的宣傳，讓檔案人員意識到檔案管理的重要性。其次，加強業務培訓。針對檔案管理的基礎知識、檔案管理信息化的相關技術，進行培訓，打造具有檔案管理知識和現代化技術的高素質隊伍。最后，加強思想政治的培訓。人事檔案是一項安全性較高的工作，尤其是檔案信息化之后，檔案成為一種資源，存在被人為泄漏的情況，需要加強檔案管理人員的思想政治培訓，提升其職業道德。

四、結束語

綜上所述，人事檔案信息化給職業院校的檔案管理體制和管理人員提出了更高的要求。要求職業院校完善檔案管理體制，提升檔案管理的意識，明確檔案管理流程，加強檔案管理人員的培訓，打造具備檔案管理知識和現代技術的高素質人才隊伍，逐步推進人事檔案的信息化建設。

【參考文獻】

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