淺談高校綜合檔案室搬遷工作

張美娜

【摘要】本文以天津體育學(xué)院綜合檔案室搬遷為例，詳細闡述了高校綜合檔案室搬遷的前期規(guī)劃、具體實施以及后期完善等各項工作，旨在為高校綜合檔案室的搬遷工作提供參考。

【關(guān)鍵詞】高校;綜合檔案室;搬遷工作

2017年11月初，天津體育學(xué)院面臨搬遷新校區(qū)的問題。其中如何保證學(xué)校重要檔案資料在搬遷過程中的安全性、完整性和保密性是學(xué)校一直以來考慮的問題。經(jīng)過一年的時間，我校在綜合檔案室的搬遷和新庫房硬件設(shè)施的配備等方面做了大量籌劃和安排，確保檔案實體的安全，并于2018年11月正式啟動綜合檔案室搬遷計劃。本文從搬遷的前期規(guī)劃、搬遷的具體操作和搬遷后期的完善三個方面闡述我校綜合檔案室搬遷工作。

一、搬遷的前期規(guī)劃準備階段

為了保證檔案室搬遷工作的效率與質(zhì)量，必須要在搬遷前期做好大量準備工作，包括成立檔案搬遷工作小組、新校區(qū)檔案庫房硬件設(shè)施的配備、老校區(qū)檔案室資產(chǎn)清查、庫房五節(jié)柜、辦公用品及辦公家具的封裝與標識、新校區(qū)檔案室整體功能區(qū)域的劃分和布局等。這些前期工作的籌備，為后期檔案室整體搬遷奠定了良好的基礎(chǔ)，應(yīng)該充分認識到該階段工作的重要性。

（一）成立檔案搬遷工作小組。檔案室的搬遷工作是一項系統(tǒng)又龐大的工程，在人手不足的情況下，學(xué)校安排5名學(xué)生志愿者（均為學(xué)生黨員）參與此次搬遷。由綜合檔案室2名老師全面統(tǒng)籌規(guī)劃檔案室整體搬遷工作，制定科學(xué)、規(guī)范、安全的搬遷計劃，指導(dǎo)協(xié)調(diào)各項搬遷工作，確保檔案室搬遷工作順利開展。

（二）新校區(qū)檔案庫房硬件設(shè)施的配備。在檔案搬遷到新校區(qū)檔案室之前，對新校區(qū)檔案庫房進行考察，以確保新庫房能夠滿足“八防”標準，達到具備保管檔案的條件。在考察之后發(fā)現(xiàn)新庫房達不到防光防盜防火的要求，于是對新庫房進行改造，主要是加裝電動防光（防盜）卷簾窗和具有防火防盜防噪音功能的“三防門”，保證庫房硬件設(shè)施達標。

（三）老校區(qū)檔案室資產(chǎn)清查。在搬家前，對老校區(qū)檔案室的資產(chǎn)做了詳細的清查和統(tǒng)計，主要清查和統(tǒng)計庫房五節(jié)柜的數(shù)量、辦公用品及辦公家具的數(shù)量、實物檔案的數(shù)量、文件柜數(shù)量以及對資料室物品的清點，準確了解檔案室資產(chǎn)情況，為規(guī)劃新庫房布局、合理分配辦公家具提供了有效的參考價值。

（四）檔案五節(jié)柜、辦公用品及辦公家具的封裝與標記。在準確地掌握老校區(qū)檔案室資產(chǎn)情況之后，首先開展對庫房檔案五節(jié)柜封箱、標簽制作與黏貼的工作，這項工作是保證檔案室?guī)旆宽樌徇w的前提。我校檔案室工作人員采用色彩化管理的方式，對每一類別的檔案五節(jié)柜用紅色、黃色、綠色、紫色、粉色等不同顏色的紙張進行標識和分類編號，便于在后續(xù)搬家過程中按照類別和順序號進行集中裝卸和擺放操作。其次對辦公用品進行打包裝箱，在每個箱子上詳細注明箱內(nèi)物品名稱及在新校區(qū)要擺放到的對應(yīng)區(qū)域，標記清楚既方便搬家工人按照箱子上信息直接搬到指定位置，同時也便于檔案員日后拆包和整理。最后對辦公家具、文件柜等固定資產(chǎn)進行標識，在每一件辦公家具和文件柜上標記清楚需要擺放到的房間號，減輕后續(xù)挪動家具的負擔。

（五）新校區(qū)檔案室整體功能區(qū)域的劃分和布局。根據(jù)相關(guān)要求，將新校區(qū)檔案室整體功能區(qū)域劃分為閱檔室、整理室、辦公室、庫房和資料室五大塊，其中庫房分為兩個文書庫房和一個實物庫房。參考老校區(qū)庫房檔案五節(jié)柜的數(shù)量再結(jié)合新庫房的面積，科學(xué)合理地設(shè)計出檔案五節(jié)柜在新庫房的擺放順序，并預(yù)留出5-10年的檔案保存空間。

二、搬遷的具體操作階段

（一）搬遷方案的制定。制定詳細的搬遷方案是防止檔案資料在搬運過程中出現(xiàn)損壞、丟失、泄密等情況的有力保障。搬遷方案主要涉及搬運車輛的要求（采用全封閉集裝箱）、每天搬運車次、時間、行駛路線、搬遷流程、順序、裝車要求、卸車要求、物品擺放要求、保密要求、押運人員注意事項以及突發(fā)情況的應(yīng)急措施等等，只有全面、詳細的搬遷方案才能確保檔案室整體搬遷工作順利實施。

（二）搬遷工作人員的培訓(xùn)。由于我校檔案室整體搬遷工作面臨著任務(wù)重、時間緊、人手不足的情況，學(xué)校安排5名學(xué)生志愿者參與此次搬遷工作，考慮到檔案室搬遷工作的特殊性，對5名學(xué)生志愿者做了系統(tǒng)的培訓(xùn)，包括對檔案保密性、安全性的培訓(xùn)、搬遷工作各環(huán)節(jié)的具體操作與注意事項等都做了詳細的講解，5名學(xué)生的加入不但解決了人手不足的情況，也提高了檔案室搬遷的效率。

（三）搬遷方案的實施。為了保證檔案室整體搬遷工作不出錯、不返工，對檔案室分3個階段進行搬遷，主要是檔案五節(jié)柜搬遷、實物檔案搬遷和辦公家具、用品及文件柜搬遷。1.檔案五節(jié)柜的搬遷。由于我校綜合檔案室保存我校1958年建校以來各類文書檔案，涉及文書的種類和檔案五節(jié)柜的數(shù)量較多，為保證檔案在搬遷中的安全，檔案工作人員優(yōu)先將文書檔案搬遷至新庫房，并且采用的是檔案連同檔案柜整節(jié)一起裝車、運輸、卸車、擺放到指定位置的方式，這樣不但節(jié)省檔案下架、上架的人力投入，更重要的是降低檔案在搬運過程中遭受破損、丟失、泄密的可能性，保證檔案的安全與完整。2.實物檔案的搬遷。由于舊檔案室空間有限，實物檔案與文書檔案一直共用一個庫房，在文書檔案搬到新庫房以后，先對實物檔案用防撞氣泡膜進行打包裝箱，并在每個箱子上記錄箱內(nèi)實物檔案的數(shù)量和擺放的位置，待打包完成后將實物檔案整體搬到新校區(qū)實物檔案庫房。3.辦公家具、辦公用品及文件柜的搬遷。辦公家具、辦公用品及文件柜按照預(yù)先規(guī)劃的布局安排搬到新校區(qū)辦公室、閱檔室、整理室及資料室。

（四）搬遷過程的控制。在搬遷過程中，新校區(qū)和老校區(qū)都要安排專人對搬遷過程實施全程監(jiān)控，包括檔案出庫、辦公家具、辦公用品、設(shè)備的裝車、運輸、卸車、入庫、擺放與安裝等全程都有固定人員跟蹤，并認真清點核實檔案實體及辦公用品的數(shù)量，做好文書檔案、實物檔案、辦公用品等出庫登記與入庫核查驗收工作。

三、搬遷后期的完善階段

（一）檔案五節(jié)柜及辦公家具標簽的拆除。在搬遷前，對每節(jié)檔案五節(jié)柜和每件辦公家具都做了詳細的標記，目的是方便排架和擺放，在搬到新校區(qū)之后，首要工作就是對這些標簽進行拆除，將檔案五節(jié)柜原有的標識展現(xiàn)出來，為檔案室開展檔案查詢利用服務(wù)工作做準備。

（二）辦公用品的拆包與安裝調(diào)試。辦公用品主要包括辦公電腦、打印機、復(fù)印機、掃描儀等設(shè)備，將這些設(shè)備拆包之后安裝到相應(yīng)的辦公區(qū)域內(nèi)，并進行調(diào)試，保證能夠正常運行使用。

（三）實物檔案的拆包、排架、整理。實物檔案的拆包工作可以說是項巨大的工程，在搬家初期對實物檔案使用防撞氣泡膜進行打包，防止在搬家途中磕碰、損壞，搬到新庫房之后，首先要對這些實物檔案拆包，其次將實物檔案按照時間順序擺放到實物展示柜內(nèi)，最后是對擺放好的實物檔案進行重新貼簽、編號。

四、結(jié)語

總之，檔案室搬遷工作是一項細致而又艱巨的工程，不僅要精心策劃、提前準備，還要統(tǒng)籌全局、細致安排，每個環(huán)節(jié)都要考慮到位，確保檔案室各項搬遷工作順利完成。此次我校綜合檔案室的整體搬遷，不但優(yōu)化了檔案保管環(huán)境、擴大了檔案保存空間，而且對我校檔案管理和利用服務(wù)工作也起到了促進作用，為我校檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。

【參考文獻】

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