新形勢下事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標準化的途徑

杜弟麗

【摘要】受各方面因素的影響，當前事業(yè)單位檔案管理工作的整體情況并不理想，在一定程度上制約了事業(yè)單位的發(fā)展。這就需要綜合參考新形勢下事業(yè)單位發(fā)展實際，全面推進檔案管理規(guī)范化、標準化發(fā)展，為事業(yè)單位發(fā)展提供科學合理的檔案支持。上述形勢下，本研究主要基于事業(yè)單位檔案管理實際，提出規(guī)范化、標準化建設的建議，僅供參考與借鑒。

【關鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化;標準化

事業(yè)單位檔案客觀、真實地記錄了事業(yè)單位的發(fā)展歷程，屬于事業(yè)單位各項工作執(zhí)行的重要依據(jù)與標準，檔案管理工作規(guī)范與否，直接關系到事業(yè)單位各項工作的開展。規(guī)范化、標準化作為各項工作開展的重要基礎，其歷來是企業(yè)管理高度重視的內(nèi)容，對事業(yè)單位檔案管理工作來說，規(guī)范化、標準化能夠有效保障檔案管理工作的效率與質(zhì)量，提升事業(yè)單位各項工作開展的精細度，以此來降低各種決策性失誤的發(fā)生率。因此，如何加強檔案管理規(guī)范化、標準化建設成為事業(yè)單位發(fā)展的重要內(nèi)容。

一、強化內(nèi)部規(guī)范化管理意識

要想實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標準化的目標，強化事業(yè)單位內(nèi)部規(guī)范化管理意識至關重要。這就需要事業(yè)單位積極落實檔案管理規(guī)范化、標準化的宣傳教育，全面引入精細化的管理理念，進一步提升檔案管理人員的精細化意識。具體來說，主要包含以下幾個方面：首先，事業(yè)單位領導層必須要將檔案管理規(guī)范化、標準化納入日常工作，將其提升到發(fā)展戰(zhàn)略的高度。其次，事業(yè)單位應當全面加大人力、物力、財力的投入力度，給予檔案管理工作高度重視，保障各項規(guī)章制度的有效落實。最后，事業(yè)單位需要全面加大檔案管理規(guī)范化、標準化的宣傳教育，不僅僅是針對檔案管理人員，還應當包含事業(yè)單位內(nèi)部各個職工，使得各個職能部門均能夠主動配合檔案管理工作規(guī)范化、標準化的開展。

二、基于規(guī)范標準進行檔案重組

要想有效保障事業(yè)單位檔案的完整性、規(guī)范性，就必然需要根據(jù)相應的規(guī)范、標準，針對檔案進行重組。首先，針對一些內(nèi)容復雜、厚度過厚的檔案資料，必須要進行重新組卷處理，即將本身存在聯(lián)系的檔案進行組合，針對缺乏目錄、頁碼的檔案，需要實施目錄、編碼編著，以此來保障重組之后的檔案更為規(guī)范、標準，從而有效優(yōu)化檔案資源，提升檔案管理工作的效率。其次，針對著錄工作進行規(guī)范，事業(yè)單位應當綜合參考《檔案著錄規(guī)則》，同時基于檔案管理信息化建設目標，明確制定著錄細則，保障著錄工作的有序開展。最后，為保障計算機檢索的效率與質(zhì)量，檔案管理部門還應當嚴格按照《中國檔案分類法》，針對檔案進行規(guī)范的分類處理，事業(yè)單位相關負責人還應當全面加大分類審查工作力度，針對不合理的分類進行及時處理，保障分類的規(guī)范化、標準化。

三、建立健全檔案管理機制

科學合理的規(guī)章制度是保障各項工作開展的先決條件，檔案管理規(guī)范化、標準化建設自然也不例外。這就需要事業(yè)單位檔案管理部門針對檔案管理機制進行全面的優(yōu)化調(diào)整，基于組織保障、部門寫作、工作內(nèi)容要求、崗位職責劃分等諸多層面進行全面的優(yōu)化。具體來說，事業(yè)單位應當基于檔案管理工作實際，全面優(yōu)化檔案管理規(guī)章制度，將對應的責任明確到個人，并安排專門負責人，針對檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)進行全面的監(jiān)管。與此同時，事業(yè)單位還應當組織檔案管理規(guī)范化會議，通過內(nèi)部協(xié)商共同制定規(guī)范化、標準化的檔案管理機制，針對相關職能部門的職責、義務進行明確的規(guī)定，使得各個部門能夠主動與檔案管理部門之間進行協(xié)調(diào)合作，全面保障檔案資料收集的準確性、使用的便捷性以及借閱的安全性等。通過規(guī)章制度保障、責任落實，從管理機制層面有效規(guī)范檔案管理工作。

四、通過信息化建設完善標準及規(guī)范

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，信息化建設已經(jīng)成為檔案管理工作的主要方向。眾所周知，信息化管理作為顯著的特征在于標準化、規(guī)范化以及便捷化，這就需要事業(yè)單位全面推進檔案管理信息化建設，綜合參考信息化建設要求建立檔案管理工作的相應規(guī)范、標準。具體來說，為有效滿足檔案管理信息化建設的相關要求，必須要針對檔案管理整個流程建立系統(tǒng)的標準、規(guī)范，檔案管理隊伍在開展相關操作的過程中，均能夠嚴格按照相關標準、規(guī)范來進行操作，基于統(tǒng)一的操作模式、規(guī)范的處理體系，使得檔案信息資料處理實現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)化，最終實現(xiàn)檔案資料的統(tǒng)一化管理，提升檔案管理的效率與質(zhì)量。

五、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化、標準化是一項系統(tǒng)、漫長、復雜的工程，其必然需要密切跟隨事業(yè)單位發(fā)展與檔案管理工作發(fā)展進行動態(tài)的優(yōu)化調(diào)整，才能夠全面提升檔案管理的效率與質(zhì)量。這就需要事業(yè)單位意識到檔案管理規(guī)劃化、標準化的重要性，深入分析當前檔案管理工作存在的問題，通過強化內(nèi)部規(guī)范化管理意識、基于規(guī)范標準進行檔案重組、建立健全檔案管理機制以及通過信息化建設完善標準及規(guī)范，促進檔案管理工作標準化、規(guī)范化的發(fā)展，為事業(yè)單位的發(fā)展奠定扎實的基礎。

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