文件工作的現(xiàn)實問題與對策探究

蔡麗娜

【摘要】文件工作的質(zhì)量和效率如何直接關(guān)系到黨和國家各項方針政策的落實，關(guān)系到工作任務(wù)的順利執(zhí)行。本文試對當(dāng)下文件工作進行分析，認(rèn)清文件工作發(fā)展中的現(xiàn)實問題，針對問題提出相應(yīng)的對策，以期能夠為文件工作效率的提升提供理論意義的探討。

【關(guān)鍵詞】文件工作;現(xiàn)實問題;對策

人類在長期的社會生產(chǎn)實踐中，逐漸產(chǎn)生了語言。隨著社會生產(chǎn)的發(fā)展和復(fù)雜化，語言已不能滿足這種發(fā)展的需要，因而產(chǎn)生了文字。文字的出現(xiàn)形成了大量的反映人類活動的記錄，從而形成各種管理活動中的文件，針對文件進行的管理活動也應(yīng)運而生。我國文件工作的發(fā)展源遠(yuǎn)流長，在商代就建立了文件工作，也出現(xiàn)了最早的文件工作人員——史官。隨著封建王朝的終結(jié)，新中國的成立，文件工作也在各種社會制度的變革中發(fā)展成熟，與此同時，也暴露出了很多發(fā)展中的問題。在新時代歷史方位下，文件工作的發(fā)展呈現(xiàn)出許多新的特點，認(rèn)清當(dāng)下文件工作發(fā)展的現(xiàn)狀，把握新時代文件工作發(fā)展的規(guī)律，對于推進文件工作的發(fā)展顯得尤為重要。

一、文件工作概述

我國文件工作發(fā)展歷史悠久，而文件的產(chǎn)生又和文字、階級以及國家的產(chǎn)生緊密結(jié)合在一起。要想認(rèn)識文件工作，就必須充分了解文件以及文件工作的發(fā)展概況。

（一）文件及文件工作。現(xiàn)代社會，文件的存在是一種普遍的現(xiàn)象，它產(chǎn)生于社會的各個領(lǐng)域，是人們在社會實踐活動中廣泛使用的一種記錄和傳遞信息的工具。由于歷史條件和觀察的角度不同，人們對于文件的認(rèn)識也存在著一定的差異，因而對文件賦予的定義也不相同。文件概念在我國實際使用中分為狹義和廣義兩種理解：正在發(fā)揮現(xiàn)行效用的文件，即現(xiàn)行文件，是人們對于文件的狹義理解。廣義的文件則包含文件整個運動過程中形成的各種記錄材料。對于文件工作的概念，也有狹義和廣義兩種理解：狹義的文件工作，主要指機關(guān)單位里的專職或兼職的文件工作人員所承擔(dān)的技術(shù)性和事務(wù)性工作，包括收文、登記、催辦、整理、保管等工作環(huán)節(jié)。這些工作通過互相銜接的一系列環(huán)節(jié)構(gòu)成了機關(guān)單位工作信息運轉(zhuǎn)處理的流程。由此可見，對于文件工作的范疇理解的不同，對于它的定義也會有所不同。

（二）文件工作的發(fā)展歷程。我國的文件工作產(chǎn)生時間較早，在商代就建立了文件工作，還有專門的文件工作管理人員——史官。我國古代社會的高度發(fā)達(dá)的封建社會，其文件工作的發(fā)展大致分為兩個階段：第一是從戰(zhàn)國后期到南北朝時期。這一時期的文件工作缺乏統(tǒng)一的文件工作制度。第二是從隋朝到清朝時期。這一時期文件工作高度發(fā)展，建立了一套比較系統(tǒng)和統(tǒng)一的制度，文件工作組織已經(jīng)相當(dāng)完備了。1951年4月，我國政務(wù)院召開會議，通過了《公文處理暫行辦法（草案）》等文件，為中華人民共和國國家機關(guān)文件工作奠定了基礎(chǔ)。《中國共產(chǎn)黨中央和省（市）級機關(guān)文書處理工作和檔案工作暫行條例》《國務(wù)院關(guān)于加強國家檔案工作的決定》等文件的相繼發(fā)布，進一步明確了文件工作的性質(zhì)、重要意義。

隨著我國計算機技術(shù)與信息技術(shù)的發(fā)展，文件工作中文件的載體發(fā)生了巨大的變化，電子文件正逐步成為記錄信息、傳播信息、保存信息的重要工具。我國學(xué)術(shù)界對于電子文件研究也經(jīng)歷了三個階段：第一，20世紀(jì)80年代末至90年代初。這是電子文件研究的萌芽階段，主要以機讀文件研究為主。第二，20世紀(jì)90年代初至90年代末。這一階段，對于電子文件的研究角度越來越多，最突出的是記憶概念的引入。第三，2000年至今。電子文件研究的方向更加集中，也更多注重與國外的合作。

總之，我國文件工作的發(fā)展歷史悠久，與文件本身的發(fā)展密切相關(guān)，結(jié)合不同的社會制度，又呈現(xiàn)出符合當(dāng)時社會制度的發(fā)展特點。可以說，文件工作是文件與社會發(fā)展制度結(jié)合的產(chǎn)物。

二、文件工作中的現(xiàn)實問題

文件工作發(fā)展至今，已經(jīng)結(jié)合當(dāng)下的社會發(fā)展制度建立了一套完整的文件工作制度，用于指導(dǎo)現(xiàn)實中的文件工作。在先進生產(chǎn)力的推動下，社會是在不斷發(fā)展進步的，而文件工作在不斷優(yōu)化發(fā)展的過程中也同樣暴露出來很多現(xiàn)實的問題。

（一）公文如山，會議如海。長期以來，“文山會海”如同一種經(jīng)久難治的頑疾困擾和危害著社會文件工作的發(fā)展。造成這種現(xiàn)象的原因，主要有以下幾點：第一，受制于政治和經(jīng)濟體制。我國處于社會主義的初級階段，社會發(fā)展和經(jīng)濟發(fā)展在一定程度上對文件工作的發(fā)展起到約束作用。第二，機構(gòu)設(shè)置冗余。我國已經(jīng)先后進行過幾次機構(gòu)的調(diào)整，但還是沒有從微觀管理的羈絆中解脫出來，致使文件工作依然停留在依靠會議推動、文件執(zhí)行的狀態(tài)。第三，領(lǐng)導(dǎo)工作方法單一，呈現(xiàn)會議化、公務(wù)化傾向。領(lǐng)導(dǎo)工作的方法程序化，有問題就開會，一開會就發(fā)文，但實際的情況是會議的召開、文件的發(fā)布對于問題的解決作用不大。由此看出，該現(xiàn)象對于文件工作的開展不利，困擾著文件工作的進一步發(fā)展。

（二）以文件落實文件。文件在某種程度上來講代表的是一種權(quán)利，是一種責(zé)任。現(xiàn)實社會中遇到的很多問題都需要依靠文件的權(quán)利效應(yīng)去解決，而事實上，當(dāng)下很多文件的權(quán)利效應(yīng)受到人為因素的影響正在逐步弱化，最突出的一點就是以文件落實文件。科學(xué)而高效的文件工作制度對于整個黨和國家各項工作有序開展意義重大，只有建立起這樣的制度，才能有助于使黨組織和國家機構(gòu)上下通達(dá)，左右聯(lián)系，相互協(xié)調(diào)，運轉(zhuǎn)自如，有力地推動文件工作的開展，服務(wù)于黨和國家的建設(shè)事業(yè)。在文件運轉(zhuǎn)的過程中，人是一個必不可少的構(gòu)成要素，可以說，有了文件要流轉(zhuǎn)的對象，文件的流轉(zhuǎn)才具有現(xiàn)實意義。然而，在實際的文件工作中，擬辦人員出于種種原因，并未給出真實的擬辦意見，對于文件所承載事項的辦理而言，無疑是不利的，與此同時還生成了很多文件，用這些文件去落實文件。這也許是一種辦公的策略，但對于實際文件工作而言，無疑降低了文件的存在價值。

（三）有文必檔。在文件工作中，除了文件，不可避免的要提到的一個名詞就是檔案。檔案來源于文件，檔案是由文件組成的。文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，文件工作是檔案工作的基礎(chǔ)。檔案的質(zhì)量保證和檔案工作水平的發(fā)展，在相當(dāng)程度上依賴于文件的質(zhì)量和文件工作制度的健全，二者之間是相輔相成的關(guān)系。在現(xiàn)實工作中，二者分別在文件工作的不同階段發(fā)揮著自己應(yīng)有的作用，然而就是在這個過程中，人們?yōu)榱朔乐刮募膩G失或者遺漏造成后續(xù)工作的困難，凡是形成的文件都進行歸檔，也就是常說的“有文必檔”。對于這一點，給檔案工作造成了很大的困擾。文件的歸檔在一定程度上是文件價值的延續(xù)，對于后續(xù)工作而言，能夠起到憑證參考的作用，將有價值的文件進行歸檔是毋庸置疑的，而將一些價值不大的文件也進行歸檔，無疑會增加工作量。從某種角度而言，未經(jīng)鑒定的文件歸檔是在逃避責(zé)任。

三、推進文件工作的對策探討

文件工作是機關(guān)單位中一項重要的日常工作，該工作科學(xué)高效地開展對于工作的開展具有推動作用，在明確文件工作所遇到的現(xiàn)實問題后，要針對性進行整改，提出有效的措施，確保文件工作的有序高效開展。

（一）精兵簡政，提高工作效率。精兵簡政是解決政出多門的有效措施，也是精文減會的前提和基礎(chǔ)。通過精兵簡政就可以大大轉(zhuǎn)變機關(guān)作風(fēng)，改進工作方法和管理方式，從而達(dá)到遏制“文山會海”的目的。其次，管理制度的規(guī)范制訂尤為重要。各級政府及各有關(guān)部門要結(jié)合本地、本部門的實際情況出臺一些針對性較強的地方性法規(guī)。最后，解決該現(xiàn)象的關(guān)鍵要從領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)抓起，從領(lǐng)導(dǎo)自身做起。各級黨政機關(guān)、各主管部門領(lǐng)導(dǎo)在遏制“文山會海”的過程中要起到帶頭作用，以實際行動推進文件工作效率開展。這樣不僅節(jié)約了寶貴時間，提高會議效率，更重要的是培養(yǎng)了員工的實干精神。

（二）明確責(zé)任，切實落實文件。文件作為國家管理的書面工具，必須要切實履行其職責(zé)，為國家的社會管理作出應(yīng)有的貢獻。文件的管理職責(zé)受流轉(zhuǎn)對象的影響，會出現(xiàn)文件落實不到位或者以文件落實文件的情況，這對于國家的管理是不利的。作為文件流轉(zhuǎn)中的重要一環(huán)，各擬辦機構(gòu)應(yīng)結(jié)合實際情況，明確責(zé)任，不推諉，切實就文件需要辦理的事項提出可操作性的擬辦意見，提高文件擬辦效率。只有明確責(zé)任，提高擬辦意見的質(zhì)量，才能有效的提高文件工作的效率，切實發(fā)揮文件工作的管理職能。

（三）強化鑒定，延續(xù)文件價值。文件是檔案的前身，當(dāng)文件完成流轉(zhuǎn)時通過歸檔以檔案的形式繼續(xù)延續(xù)自己的價值。當(dāng)下文件工作中，很多工作人員為了逃避責(zé)任，減輕工作量，弱化了文件歸檔時的鑒定工作，凡是產(chǎn)生的文件都進行歸檔，這給后期的檔案管理工作帶來了很多的不便。隨著時代的進步，大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展，電子文件的歸檔工作受其影響更加明顯，導(dǎo)致大量的數(shù)據(jù)產(chǎn)生。面對這樣的現(xiàn)狀，文件工作人員應(yīng)該主動適應(yīng)新環(huán)境、學(xué)習(xí)新知識、運用新技術(shù)、掌握新技能、創(chuàng)造新方法、解決新問題，強化文件鑒定工作，從文件管理的角度完成文件的歸檔，確保有價值的文件能夠在今后的文件工作中繼續(xù)以檔案的形式發(fā)揮自己的價值，為文件工作的發(fā)展貢獻自己的力量。

科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，促進了社會經(jīng)濟的加速發(fā)展，信息傳播速度和信息傳播數(shù)量都空前增加，也使得文件及文件工作日趨復(fù)雜。作為新時代的文件工作人員，應(yīng)了解新時代文件工作的特點，認(rèn)清文件工作的現(xiàn)實問題，把握文件工作的新規(guī)律，運用新的科技和理念來開展新時代的文件工作，促進文件工作在新時代順利推進，確保黨和國家的文件管理工作不斷向前發(fā)展。

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