淺談知識管理在企業檔案管理中的應用

楊子櫻

摘要：本文以淺談知識管理在企業檔案管理中的應用為主要闡述，結合當下知識管理和檔案管理以及知識管理在企業檔案管理中的應用方法為主要依據，從知識管理在檔案管理工作流程的具體使用、知識管理在檔案收集中的有效實施、知識管理在檔案管理開發和利用的使用這幾方面進行深入探討和分析，其目的在于加強知識管理在企業檔案管理中的運作效率。

關鍵詞：知識管理;檔案管理;開發和利用;信息收集

中圖分類號：G271

文獻識別碼：A

文章編號：1001-828X（2019）010-0071-01

引言

我國經濟發展不斷提升，信息對人們生活和工作具有一定價值，對企業未來發展起著不可忽視的價值。以信息技術和互聯網為基礎對現代工作形式進行創新，將其不斷應用到企業不同領域和行業中，是現在企業檔案管理的重點內容。檔案信息管理能夠通過信息技術的發展實現數據的統一化管理和控制，是檔案管理工作朝著信息化管理方向發展的主要依據，是對檔案價值有效升華的體現，也是對檔案管理有效拓展的過程，可以促進檔案事業的進步和發展。

一、知識管理和檔案管理介紹

知識管理主要以人為中心進行，在實際管理中要針對突出的知識進行研究和管理，融入信息技術創新為發展基礎和目標進行，投入全新管理理念和思想。在現在管理形式影響下，想要對檔案實施信息化管理，需要結合時代發展潮流和趨勢進行，改進基本措施和方法，為檔案管理創造有利條件。知識資源融合體系是對企業中所有數據進行收集和整理，知識管理和檔案管理的基本功能如下：第一，準確、及時，可以全面收集企業的所有相關數據和知識。第二，通過科學處理，可以將其轉化為一種統一格式和形式的數據，將知識和信息變得更加程序化和有序化。第三，可以將處理后的資源和信息全部有機保存在數據庫內，知識資源服務體系基本功能就是對企業不同部門和人員提供可以使用的信息和知識，為其提供更加便利的信息入口和出口等，而且，也可以不斷接受和吸收外界服務反饋內容[1]。

檔案一般是由文件和檔案組合而成，針對文件進行合理管理，知識管理是對知識進行反復研究和分析，是文件的關鍵性工作，知識是檔案管理中重要組成部分。知識一般分為顯性和隱性兩種，顯性知識也稱之為編碼知識，人們可以依據口頭傳輸、教科書、文獻、多媒體以及視聽等方式獲取基本信息，在使用語言、文字和數據庫等通過編碼形式進行合理有效傳播，便于人們學習。現在檔案管理是知識管理范圍的一個重要內容，所以可以稱之為知識管理形式。文件、檔案是檔案管理和知識管理所要面對的管理對象，由于信息技術和科學的發展，管理途徑和形式也在不斷變化和改進，在管理中對象出現看重疊現象。

知識管理和檔案管理都屬于信息管理體系，在信息資源管理角度上分析，知識管理和檔案管理都是對數據進行更加深層次的研究和處理的過程。對信息管理進行完善，使得信息更加全面和合理，提升信息管理模式。檔案管理主要是紙質信息和網絡信息，要對網絡信息進行有效開發和利用。紙網絡檔案管理主要是對檔案信息通過信息技術對其進行收集、整合、保存等，使得信息可以合理有序保管起來，確保企業檔案管理更加安全。

二、知識管理在企業檔案管理中的應用方法

1.知識管理在檔案管理工作流程的具體使用

知識管理在檔案管理工作中的收集信息、整理數據、統計等不同步驟中得以廣泛應用，是一種比較普及的工作內容。現在出現很多企業、政府機構、單位、研究結構等都在使用辦公自動化（Office?Automation，簡稱OA）系統實現辦公工作，主要針對企業文件、會議等內容進行管理的一套流程，在實際工作中已經將大部分信息和數據轉化為檔案管理[2]。在辦公系統中深入管理就需要將知識管理變為工作基本職能，重組檔案為基本業務管理，對所有相關數據和信息進行系統化整理，借助現代化信息對其進行服務和管理，實現檔案信息化、數字化管理，將檔案室創建的更加先進化，使用創新理念進行管理，增強企業檔案信息利用，是將知識管理納入到檔案管理中的一個重要過程。

2.知識管理在檔案收集中有效實施

在企業檔案信息管理過程中，已經出現了越來越多檔案載體，一些知識書籍、圖表、圖像、音樂、電子文檔等不同形式，使得方案形式更加新穎和創新，主要以動態形式展現在人們面前，對不同類型和內容的資源和信息進行全方位收集，是檔案管理中重要組成部分[3]。文書檔案管理可以使用傳統形式進行，電子檔案則需要目錄收集整理，無法脫離信息技術進行收集和管理，通過檢索形式進行判斷和確定查詢地質等，依據檢索地質在檔案資源中收集和查詢相對應的信息和檔案內容。

3.知識管理在檔案管理開發和利用的使用

檔案信息開發形式多種多樣，不斷提升和增多，檔案信息的整合和出現使得企業利用率在不斷提升。檔案信息開發服務可以將工作分為分享、獨享和共享等三種不同類型，信息共享中信息可以被廣泛使用，不需要考慮和分析信息的安全性和秘密性，可以將檔案信息通過信息技術上傳給企業中所有終端用戶。檔案分享則是指信息的分類，依據一定標準和規則對其進行分類處理，在對其進行歸納和總結等，依據用戶實際需求進行開發和研制，此部門信息不包含企業重要安全性信息內容。

三、結語

以知識管理為基礎的檔案管理是現在檔案管理的主要形式，在管理過程中要有效使用信息技術，結合時代需求和管理能力對檔案進行管理，以此實現檔案信息的分享和有效管理，為檔案數據模式提供有利條件。企業檔案管理要具備一定知識特點，為企業提供基本知識內容和資源，對企業未來發展和檔案管理具有不可忽視的價值和作用。和處理的過程。對信息管理進行完善，使得信息更加全面和合理，

參考文獻：

[1]杜克.知識管理在企業檔案管理中的應用[J].機電兵船檔案，2016（3）：10-11.

[2]徐和華.知識管理背景下企業檔案管理模式[J].中小企業管理與科技：中旬刊，2016（2）：55-55.

[3]常金玲，宋鵬杰.面向知識管理的企業檔案管理創新發展[J].蘭臺世界，2016（23）.