實施實名制管理，實現機構編制檔案的信息化管理

王宸

摘要：實名制檔案管理是記錄機構建立，改革發展的一種重要手段。在實現機構編制檔案的信息化管理過程中，實名制管理發揮著重要作用。建立實名制檔案管理模式，利用互聯網系統進行信息化管理，有利于提高機構檔案資源的利用率。本文從檔案實名制管理的重要性以內涵入手展開分析，著重討論如何構建機構編制檔案信息化管理體系，以達到信息化水平的最大化。

關鍵詞：實名制管理;編制檔案;信息化管理

中圖分類號：G271

文獻識別碼：A

文章編號：1001-828X（2019）010-0059-01

檔案管理工作是機構工作的重要內容之一，它可以提供歷史資料查詢、績效查詢等服務。可以通過它了解一個機構的工作效率，人事變動等內容。檔案管理工作的開展和機構的工作效率息息相關，實施檔案實名制檔案管理工作，可以利用其恢復機構歷史資料的原貌，是提高單位整體檔案管理工作水平的關鍵。

一、實名制管理的重要性及內涵

1.實施實名制管理的重要性

檔案信息工作的收集和錄入是機關工作的重要內容，是機關工作順利展開的重要保證。傳統的檔案管理模式就是用紙張記錄，在互聯網沒有普及之前，都是紙質檔案。在信息查詢、檔案錄入、檔案轉出等方面存在很大難度，導致檔案管理工作效率不高，極大降低了檔案管理工作的水平。在互聯網普及之后，隨著單位檔案信息化管理工作的開展，信息化管理水平不斷提高。實名制管理的信息化，也就是檔案管理的信息化。主要是依靠計算機等科技手段對信息進行實名制管理，這在很大程度上提高了檔案管理水平，打破了傳統檔案管理工作的局限。實行檔案的實名制和信息化管理，有效加快了檔案管理工作的進程。實名制檔案管理工作的有效開展，彌補了傳統檔案管理中的不足，可以通過已整理的資料看出單位工作的效果和不足。

2.實施實名制管理的意義

實施檔案實名制管理是檔案管理信息化的客觀條件，只有檔案實名制管理的水平上去了，機構編制的檔案的信息化管理水平才會提高。實名制管理是指機構編制、財政、人事等各個部門之間的相互配合、協同工作[1]。它是機構單位根據系統上的在編人員數目進行實名經費預算、分發，各部門共同實行編制數額、實發金額相對應的一種制度。實名制管理作為一種新型的管理模式，確保了單位各項工作的有效開展。在這一管理模式下，機構檔案管理工作要做好各項資料的分類，提高單位在信息收集的準確性以及規范性。在檔案資料管理工作的過程中，對檔案資料按照時間先后、類別等方面進行編號整理，以便于資料的尋找。保證現有資料的整理與機構現有的情況相對應，比如說機構現在編有多少人，資料上就對應多少人的名字。一些離職或者退休的人的資料應該單獨整理，這樣有利于單位其他工作的開展，也便于以后查找資料。檔案實名制管理工作的實施，有助于領導者了解單位的具體情況，結合單位的具體情況實施一些細則。

二、構建機構編制檔案信息化管理體系

1.加大檔案實名制管理的宣傳力度

對于一個機構來說，檔案管理工作是特別關鍵的，檔案管理工作既是機構其他各項重要職能工作順利開展的基礎，也是機構工作順利開展的重要組成部分。做好檔案管理工作，可以幫助領導者、決策者更好的了解機構的具體情況。做好檔案實名制管理工作，有利于提高機構在整個市場當中的競爭力。但是就目前的現狀而言，好多機構對檔案實名制管理工作的重視度不夠，所以要加強宣傳力度。首先決策者應該重視實名制管理這一工作，從決策者自身出發，定期宣傳實名制管理工作的內容和重要性，機構可以將檔案實

名制管理工作的重要性等內容印發在員工手冊上。也可以定期舉行有關實名制管理內容的講座，提高機構內部檔案實名制管理的意識和水平。

2.健全檔案管理實名制的機制

健全檔案管理實名制機制是檔案管理工作是否順利展開的關鍵，故此，必須結合各機構的實際情況，不斷完善管理機制。在實際操作過程當中，應該建立監督部門對其不定期抽查，看檔案實名制管理工作是否符合規范[2]。機構領導者要把職能切實落實在每個管理人員身上，應該大力支持管理人員的工作，幫助管理人員順利開展工作，齊心把檔案管理工作做好。領導應該積極參與到管理過程中去，為完善管理機制提供支持和依據。

3.提高實名制檔案管理的服務意識

檔案管理工作人員的素質和檔案管理的效率密切相關。管理人員服務意識不高的一個原因在于管理人員的文化還有專業水平不太突出，因此應該加大對管理人員個人素質以及專業水平的培養。不斷幫助管理人員學習專業知識，定期組織培訓，以此幫助其高管理效率和水平。除此之外，還要加強其對法律法規的學習，做到合法守法、有法可依、有法可循。積極借助別人的成功經驗和方法，以達到檔案管理效率的最大化。

4.建立互聯網檔案管理模式

在如今快速發展的信息時代，要想提高檔案管理的現代化水平，就需要建立一套健全的網絡管理機制。以往傳統的檔案管理模式浪費了大量紙張以及人力資源，不僅效率低下，而且管理水平較低。伴隨著信息時代的到來，傳統的管理模式逐漸被社會淘汰，所以必須要建立一套完善的線上管理模式。現如今的信息存儲技術不再是像以前那樣，而是存儲在數據庫當中。這就有效保證了信息的完整性以及安全性。這從根本上避免了機構的不必要損失，像以前發生不可預測的災害時，例如火災、水災等，可能會出現檔案燒毀、檔案遺失、檔案遇水之后出現字跡模糊等情況。然而在網絡管理體系出現之后，有效避免該情況的發生。網絡管理體系的發展不僅提高了檔案管理工作水平，而且還有利于單位其他重要職能部門工作的開展。線上管理模式的開展有效規避了檔案遺失等問題，而且可以真正達到資源共享，提高了資源的利用率。

綜上所述，不斷完善機構檔案管理機制，實行檔案實名制管理以及信息化管理，是當今時代發展的必然要求。各部門應該在信息化管理的優勢之下，不斷改革管理模式，提高機構編制檔案管理信息化水平。實行機構編制實名制管理，不僅有效提高了資源利用率，還加快了管理工作的信息化水平。

參考文獻：

[1]李慧琴.以實名制管理促進機構編制檔案管理信息化[J].辦公室業務，2017（11）：52，54.

[2]劉麗煒.關于機構檔案編制過程中實名制檔案管理的探討[J].建筑工程技術與設計，2018（6）：2836.