博物館工程項目檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)分析

摘 要：時代變革帶來的差異對博物館未來的發(fā)展既是機遇也是挑戰(zhàn)。文章借鑒其他行業(yè)處理相關(guān)問題的方法，多角度剖析面對冗雜的檔案管理難題，就新技術(shù)能否發(fā)揮其作用以及能否成功實踐展開論述。

關(guān)鍵詞：檔案管理;工作效率;實驗設(shè)計;可行性分析

博物館工程項目檔案管理的研究與該項目檔案的潛在應(yīng)用價值息息相關(guān)。輔助檔案管理工作的落實，是博物館工作效率進步的一大標志。目前人們對博物館的研究受時間限制，相當局限。為了能夠進一步促進博物館工程項目檔案管理工作的進步，我們需要綜合考慮不同國家、不同地區(qū)的管理方法，結(jié)合實際情況，同類對比其他行業(yè)，多角度、多方面地思考我國博物館的設(shè)計與實現(xiàn)工作。

1 博物館工程項目檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)容及其重要性

1.1 從內(nèi)容上分析博物館工程項目檔案

博物館工程項目檔案是指在進行工程項目的具體環(huán)節(jié)中所有用以記載工作信息的資料，如視頻、錄音、圖片等材料。博物館工程項目審查嚴格。博物館的相關(guān)工程項目檔案材料通常帶有種類多、專業(yè)性強的特點。針對不同部門會有專門的檔案用來記錄工程項目的進展，尤其是重要施工文件的記錄，如給排水設(shè)計圖等。項目檔案涉及種類繁多、工作量大，難以在現(xiàn)實中完成全面的工程項目檔案的記載和管理，管理效率低。

1.2 存留更完整的檔案的重要性

存留完整的檔案一方面是為了給后輩留作參考，另一方面是為了幫助博物館工程發(fā)生問題之后可以更快速地解決。現(xiàn)代化社會是一個飛速發(fā)展的時代。人們將世界上的信息分解、組裝進入二進制的世界，據(jù)此甚至可以同時處理上千萬個信息，信息傳播的效率大大升高。在網(wǎng)絡(luò)進程不斷加快的時代，處理信息更加便捷、成本更低。類比數(shù)字化處理信息的方法，改變博物館工程項目檔案管理方式，實現(xiàn)管理過程的數(shù)字化，降低信息交互的門檻，有利于檔案的保存和交流。

2 博物館工程項目檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計方案

2.1 引入新型的工作模式

類比圖書館的書目檢索模式，同樣可以在博物館工程項目檔案的管理層面引入、應(yīng)用。這可以通過瀏覽器實現(xiàn)。瀏覽器模式全面概括其實是瀏覽器/服務(wù)器，是在以往客戶機/服務(wù)器的基礎(chǔ)上改進而成，是根據(jù)該結(jié)構(gòu)的工作原理，將儲存、搜索等工作分成兩部分用以解壓。客戶使用瀏覽器進行搜索的工作由瀏覽器前端實現(xiàn)，而后臺的日常運行由服務(wù)器保障。機械化、自動化的工作模式在保證正常工作運營效率的同時大大優(yōu)化了管理系統(tǒng)，降低了管理成本，實現(xiàn)科學管理。用戶利用瀏覽器模式對工程項目的資料進行檢索，快速掌握第一手訊息，也使管理者管理便利，充分滿足管理改革的需求。

從性能上分析，該類型的瀏覽器管理模式只是通過瀏覽器和服務(wù)器進行開發(fā)、管理，應(yīng)用原理簡單科學。引入博物館日常的管理系統(tǒng)后，維護方面非常簡單、經(jīng)濟，涉及的人力、物力少，降低了管理的成本。同時瀏覽器模式可以根據(jù)用戶需求實現(xiàn)不同的設(shè)定，具有極強的工作延展性，能夠在相關(guān)部門對當下民眾需求做出了解后依舊靈活地實現(xiàn)實踐應(yīng)用。根據(jù)以上有關(guān)瀏覽器模式的內(nèi)容和性能分析發(fā)現(xiàn)，借助互聯(lián)網(wǎng)平臺的瀏覽器模式能夠?qū)崿F(xiàn)博物館工程項目檔案管理工作的工作內(nèi)容，進一步滿足不同層次的工作需求。

2.2 博物館工程項目管理需要的工作內(nèi)容

應(yīng)用新型瀏覽器模式后的博物館工程項目的管理至少需要滿足三方面的管理需求：一是實現(xiàn)管理過程的科學管理;二是實現(xiàn)工程項目檔案的瀏覽開放功能;三是完善工程項目檔案的審核批準。

新型瀏覽器模式能夠在后臺服務(wù)器層面將冗雜的檔案內(nèi)容分類，實現(xiàn)重復(fù)分類。其具體措施可以參考圖書館檢索書目的處理方法。我們錄入資料的時候要對每一個檔案資料進行關(guān)鍵詞的標記，對檔案材料進行分類，同時對不同項目工程進行案卷記載。在完成錄入后，實現(xiàn)內(nèi)容在服務(wù)器后臺的自行擴展，管理便利，保障用戶使用的便捷性。

現(xiàn)代社會人們的自我意識獲得釋放，使用需求由大眾變得獨特，個性化受到人們的追捧。社會鼓勵每個人追求自我價值的實現(xiàn)，同時也通過實現(xiàn)每個人不同的獨特需求提升社會幸福感。在保障博物館工程項目的工作效率的前提下，滿足民眾的多樣化需求是必要的。如有的民眾不懂得使用拼音的方法，那么新型瀏覽器提供的輸入法應(yīng)當包括手寫輸入。

監(jiān)管工作的實質(zhì)是權(quán)利之間的相互制約。工作權(quán)利的濫用或誤用都是因為當事人將現(xiàn)有的權(quán)利或地位作為有利條件。完全實現(xiàn)權(quán)利之間的制約，杜絕不合格的工作行為其實是理想化的狀態(tài)。在博物館檔案管理系統(tǒng)中應(yīng)用監(jiān)管的目的是為了保證工作人員的工作積極性。具體可以要求從事檔案資源記錄的工作者對具體的業(yè)務(wù)需做詳細的記錄，包括發(fā)生檔案外借時記載檔案的借出、歸還日期以及借閱者名字的詳細記錄;要求從事錄入工作的工作人員以書面形式定期報告工作內(nèi)容等。

2.3 設(shè)計方案

依據(jù)新型瀏覽器模式，管理單位可以通過對檔案的管理、瀏覽、審批進行略微人員上的調(diào)整。只需安排人力維持后臺服務(wù)器與日常案卷的錄入、修改，同時安排對案卷和文件數(shù)據(jù)的調(diào)查和統(tǒng)計，對比不同時期查詢率較高的檔案，了解不同時期民眾的需求，以便后續(xù)進一步幫助民眾解決需求。如故宮博物院近期開展的夜游故宮的活動激發(fā)了人們對故宮的好奇心。管理部門可以通過人們檢索的關(guān)鍵詞了解到人們對故宮的期待內(nèi)容，是某一時期的朝代風氣還是珠寶玉玩。了解到民眾的需求后用通過滿足民眾需求的方式吸引民眾，增大用戶粘性，進一步擴大影響力。

建立用戶和機構(gòu)的聯(lián)系是管理系統(tǒng)的重要組成，更重要的是機構(gòu)內(nèi)部的管理措施。在新型瀏覽器的作用下，將工作內(nèi)容劃分為不同的工作板塊，為工作人員之間的交流提供便利，提升了工作人員的工作效率，增強項目的實踐能力。依據(jù)上文分析，具體可將博物館管理系統(tǒng)分為兩大科室，包括綜合科、其他科室人員。綜合科負責數(shù)據(jù)的審核，輔助數(shù)據(jù)的借閱審核工作，記載文件的出入資料。其他科室人員負責后臺錄入工作，對新的檔案資料進行錄入，對舊的檔案資料進行處理，然后進行上報，幫助檔案審批。

2.4 方案的可行性

上文從邏輯上分析方案實施的利弊，并且在理論層面做了具體的闡述。在進行實踐之前需要對整體的實踐過程開展的可行性進行分析。從方案的特性考慮。新型瀏覽器模式是在互聯(lián)網(wǎng)平臺下，搭建整體的系統(tǒng)架構(gòu)，實現(xiàn)系統(tǒng)自動化管理的模式。程序簡單操作便利，在優(yōu)化現(xiàn)有功能的情況下保障管理系統(tǒng)的實現(xiàn)。相比較紙質(zhì)保存，互聯(lián)網(wǎng)的保存存在一定風險。而消解風險，加固防線需要專業(yè)的技術(shù)支持。除了依靠專業(yè)的技術(shù)人才以外還可以采用程序編寫的方式為管理系統(tǒng)提供支持。程序編寫具有一定的復(fù)雜性，能夠在一定程度上防范問題的發(fā)生，保障管理系統(tǒng)的安全。在編寫程序的過程中需要專業(yè)知識過硬的系統(tǒng)開發(fā)人員操作，同時后續(xù)的日常管理工作中也需要引進專業(yè)人員為管理系統(tǒng)保駕護航，定期對管理系統(tǒng)進行監(jiān)察，保障管理系統(tǒng)的安全。

在該方案實踐的過程中，要落實與之對應(yīng)的分析工作。比如系統(tǒng)開發(fā)的經(jīng)費是否足夠，能否支撐系統(tǒng)開發(fā)后的維系工作，專業(yè)技術(shù)人才能否承擔開發(fā)系統(tǒng)的工作，如何更好地滿足民眾需要等問題都亟待探索解決。為了更順利地完成該次工程項目檔案管理系統(tǒng)的變革，從其他國家和地區(qū)借鑒成功經(jīng)驗是必不可少的。從方案實施的難度以及方案實施的需求性看，實施該方案能夠解決系統(tǒng)管理困難的問題，同時還可以增加用戶粘性，滿足用戶使用需求，具備可行性。

3 結(jié)束語

綜上所述，隨著歷年來博物館的發(fā)展，涉及博物館工程項目檔案的資料越來越多，涉及的專業(yè)范圍廣、內(nèi)容豐富。工程項目資料都具有留存的價值和意義，因此為了更好的管理檔案，更大程度地實現(xiàn)檔案的價值，構(gòu)建出更加強大的且利國利民的管理系統(tǒng)是當務(wù)之急。文章從多角度分析當前現(xiàn)狀下施行新瀏覽器模式的需求性、解決力以及可行性，應(yīng)用新型瀏覽器模式可以幫助博物館工程項目檔案管理進一步提高工作效率，以期能夠為管理系統(tǒng)的發(fā)展提供啟示。

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【作者簡介】蘇源，男，文博館員，本科，研究方向：博物館工程建設(shè)及信息化管理。