基于管理職能角度的高職行政管理工作摭探

戴麗瓊

本文首先分析了高職院校行政管理工作面臨的主要問題，其后提出了一系列基于管理職能角度提高高職院校行政管理工作水平的策略。

一、高職院校行政管理工作面臨的主要問題

（一）信息獲取技術水平低

隨著社會科學的不斷發展，信息技術已經逐漸滲透到社會發展的各個階段和環節中，人們獲得信息的途徑和渠道越來越多，如何在眾多的信息數據中提取出有效信息已經是當前人們面臨的主要問題。根據相關的調查研究我們可以看出，當前我國大多數高職院校并沒有對現有的數據信息進行充分有效的運用，也沒有對所獲得的信息數據進行科學合理的分析，無法從中獲取高質量的有效信息，在實際管理過程中大多是依靠自身的經驗。尤其是于他人進行溝通交流和辦公時，仍然采用的是傳統的電話、面對面等形式，基本沒有實現辦公自動化。

（二）決策的合理性和科學性不足

高職院校在長期的發展過程中由于受到多方因素的影響和限制，沒有形成獨立高效的決策自主權。尤其是傳統教學組織結構、管理機制、信息的準確性、管理層綜合能力及管理風格等等都會在一定程度上直接影響決策的合理性。高職院校的相關領導者和管理者無法根據反饋得到的信息數據進行全面系統的分析，也無法在院校每部形成科學高效的管理決策，無法推動高職院校的創新發展和特色化建設。

（三）缺乏對工作的整體計劃能力

從一定意義上來講，對工作的整體計劃和完善為管理工作的貫徹執行奠定了良好的基礎。但是根據相關的實踐調查研究我們可以看出，當前大多數高職院校相關管理者缺乏一定的計劃能力，尤其是一些中層干部，很少有人可以制定出切實可行、科學合理的工作計劃，不知道自己的工作內容，不明確工作時間、工作地點，不了解工作目標，也不知道如何科學安排人才，高效開展工作，導致很多工作內容擱置，沒有系統的計劃安排，要依靠上級領導的催促，才能進行工作的落實。

二、基于管理職能角度提高高職院校行政管理工作水平的策略

（一）增加信息獲取渠道，加快信息化建設

一方面，高職相關行政管理部門應當加強對部門內部數據的搜集整理，從海量的數據中挑選出有效信息并進行整合，以便領導進行決策參考。例如，行政部門可以建立起健全的專業數據庫。比如人事系統可以建立起相關的師資力量，培訓等基本數據庫，學工系統則可以建立起學生的基本數據庫，教育系統則應當建立健全的課程信息，學生成績整合等數據庫。不同的數據庫應當負責不同的內容，彼此之間相互獨立，但卻有著一定的聯系，能夠在高職院校中形成統一完善的信息平臺。從一定意義上實現信息資源的共享，有效解決信息不暢導致的工作重復等問題;另一方面，相關管理人員應當充分運用現代信息技術和多媒體技術，對管理工作的方式方法進行改革創新，充分開展辦公自動化，有效提高行政管理的工作質量和工作效率，從而營造出良好和諧高效的工作環境和工作作風。

（二）引導教職員工主動參與其中

近年來，我國大多數高職院校已經提出了去行政化的理念，越來越多的院校注重自身自主決策權的獲得和行使。要作出正確高效的決策，不僅僅應當拓寬信息的獲取渠道，高職院校還應當引導所有教職員工積極參與其中，提出切實可行的建議和意見，從而提高決策的合理性和科學性。具體而言，高職院校可以利用教職工代表大會、調研等等相關的工作機會，傾聽基層教師的意見，采用由下而上的決策方式，對管理工作進行完善，也有利于后期決策工作的貫徹落實。

（三）制定出完善科學的工作計劃并貫徹落實

計劃應當是工作開展的前提和基礎，在進行高職院校行政管理時，相關領導者和決策者應當針對工作內容進行明確的計劃分配，使自身及其他相關工作人員明確工作目標和工作內容，找到工作的推動力，合理分配人員，采用科學、高效、創新的技術手段和方式方法進行計劃的落實。具體而言，只有將計劃進行不斷的分解落實才能將目標任務進行細化，對相關的決策內容以及領導意愿進行明確系統的理解。

（四）創新教學組織結構

一方面，高職院校應當明確為師生服務的基本原則，對教學組織結構進行科學合理的設計和創新。根據院校的部門設置、崗位要求，科學合理調整部門內容，明確崗位職責，精兵簡政，使高職院校行政管理工作逐漸精簡高效;另一方面，加強人力資源管理。例如在進行人才的招聘時，相關領導應當摒棄傳統的考評方式，結合企業對人才的招聘形勢，對其專業知識和綜合能力進行全面考察，有針對性的引入無領導小組討論，情景模擬等等相關的面試方法，深入考察人才的內在品德。

三、結語

綜上所述，高職院校相關管理者應當增加信息獲取渠道，加快信息化建設，引導教職員工主動參與其中，制定出完善科學的工作計劃并貫徹落實，創新教學組織結構。（作者單位：廣東南方職業學院）