新常態下醫院檔案管理規范化、標準化若干問題研究

魏曉英

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）1-113-02

摘 要 檔案可以對事物的發展軌跡進行客觀真實地記錄，并反映出發展過程中所沉淀下來的思想與文化內涵，所以醫院能夠更好了解自己在一個時間段表現的重要方式。隨著醫院體制改革的深入進行，檔案管理需要跟上發展的步伐進行全新的改革來適應全新的發展。新常態下檔案通過體系建設調整管理方向，首先就要強化基礎設施建設包括軟硬件等各項設施建設，促進檔案管理向著標準化的方向發展。其次，建立的檔案管理體系要符合醫院發展需求并配套合理的制度。再次，充分挖掘并培養屬于自己的人才隊伍。本文從以上三個方面具體闡述了新常態下檔案利用體系建設的新舉措，旨在完善檔案利用體系，更好地服務人民和社會。

關鍵詞 新常態 檔案管理 規范化 標準化

網絡技術快速發展，新媒體技術也得到了廣泛應用，各種以“大數據”和“互聯網+”為基礎的新技術不斷出現，醫院發展也遇到了全新的挑戰。我國檔案管理工作以兩辦下發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》為標志邁向新常態，檔案管理工作人員應該具備全新的思維、理念、視覺并運用新舉措促進醫院檔案管理工作的發展，凸顯檔案的地位與作用，并提高人們對管理工作的認識程度，不斷加快檔案管理工作的現代化建設。全新的檔案管理技術對醫院檔案管理的發展提出了新的要求，檔案管理一定要緊密結合時代的發展，這樣才能夠創新工作方式，提高工作效率，合理控制成本。對檔案資源進行整合與開發，這樣才能夠更好的實現醫院的良性循環發展。

一、新常態下醫院檔案管理工作存在的問題

（一）管理隨意性和主觀性過強

很多醫院在檔案工作這一塊，往往都不夠重視，停留在嘴上而沒有真正落實到實際中。很多醫院特別是鄉鎮基層衛生院一旦業務繁忙就會將檔案管理工作拋之腦后，甚至將本應該屬于檔案管理工作崗位的人員調離到其他崗位之中，導致了“檔案無人管理”的現象，或者檔案管理人員身兼數職，醫院領導不重視檔案管理工作。在深化醫藥衛生體制改革中，檔案管理人員一般都成為了最先精簡的對象，認為這類人員無足輕重，可有可無，對檔案管理工作缺少必要的人員保障，管理隨意性太強。

（二）管理人員工作能力不足

一些醫院檔案管理工作者普遍存在年齡比較大，能力不足，仍然按照傳統的方式管理檔案，無法適應當前的新技術管理檔案，工作效率低下。在新常態下，醫院檔案管理工作人員不僅要深入了解檔案內容，還要能夠運用數字化設備管理檔案信息。由于醫院實行績效工資，而檔案管理工作不能為醫院創收益，因此檔案管理者的工資相對不高，造成工作積極性不高，人員隊伍的穩定性較低。加之管理培訓制度也不夠完善，嚴重阻礙了醫院檔案管理工作的規范化進程。

（三）管理流程缺乏統籌安排

很多醫院并沒有重視其檔案管理工作隊伍的人才建設，沒有專業化的管理團隊，并且不斷弱化檔案管理職能，這樣就導致了檔案管理工作沒有規范法進行。制度化管理方案是提高檔案管理工作質量的重要基礎，然而在實踐中并沒有認真落實，往往出現了管理不夠嚴格、思想無法轉變等問題。一些醫院的檔案管理工作僅僅以收集、歸檔、保存為主要工作內容。

二、新常態下檔案管理規范化、標準化的內涵

檔案標準化指的是，檔案管理有關行政機關主導的，為了獲得最高的社會效益與工作效率而開展的檔案標準制定、修訂、宣貫、實施及監管等不斷循環、持續改進和不斷發展的活動。新常態下醫院工作面臨著比較大的轉型與改革壓力，而檔案管理工作的質量決定了醫院的發展前景。按照醫院檔案管理標準體系制度進行檔案管理，能夠更好的進行分工，并且調整工作重心，實現科學化、標準化的檔案管理控制工作，幫助醫院提供科學、準確的發展依據。

三、新常態下推動檔案管理規范化、標準化發展的意義

（一）檔案工作的規范化、標準化是時代發展的要求

伴隨著現代信息技術的發展，檔案管理工作在現代化建設方面已經取得了一定的成績。想讓更多的人了解檔案的作用，就需要進一步深度挖掘檔案資源，讓檔案資源產生應有的社會效益。通過計算機系統可以更加方便快捷地查詢檔案資源，將標準化作為檔案管理工作的基本目標。最近幾年，隨著人們對檔案資源的認識加深，我國檔案使用程度得到了提升，而且很多大型醫院的檔案館已經實現了網上查詢功能，并且隨著檔案開放程度的提高，對檔案的查閱與利用也變得更加普遍。在目前已有的檔案管理成績上，不斷推進標準化與現代化建設是新常態下的必然需求，能夠更好地推動檔案管理工作實現利益最大化，為我國的社會與經濟發展提供支撐。

（二）嚴格落實現有的檔案管理標準

盡管目前檔案局已經在檔案管理評審之中加入了檔案標準化的內容，但是在實際的管理中并沒有真正發揮應有的作用。一些檔案信息在沒有標注的情況下，考評也不會扣分，考核過程中只要具備了計算機設備就視作擁有了信息化管理水平，而根本沒有真正去落實計算機網絡的使用情況。針對一些硬件在真正的工作和使用中，基本上處于無人問津的狀態，沒有重視標準化管理，這樣就導致了標準化與現代化管理之間的不對等情況。我國正在全面建設依法治國體系，并通過多年的發展具備了這一能力，從人力、物力、財力和制度等方面，強化落實目前的檔案管理工作向著標準化的方向邁進。這樣就能夠強化檔案管理標準化工作，并建立符合社會主義現代化建設的檔案管理工作體系，完善各種細則，針對違法違紀行為加以懲處，培養良好的工作作風。

（三）全面體現利用價值和服務功能

社會不斷發展，人民法制意識提高，對于檔案的需求也不斷增加。這就要求檔案管理者能夠做到以人為本的管理思路，時刻為檔案使用者提供便利的服務。通過對檔案管理制度進行完善，不斷獲取使用者的反饋意見，這樣就有助于檔案管理工作按照使用者的需求，貼合實際情況及時調整服務方式。并且，醫院檔案管理工作人員可以通過計算機系統，統計對檔案有需求的人員利用檔案的特點，分析醫院檔案的架構組成，這樣才能夠改善檔案使用環境，更好的讓檔案發揮出積極的作用。

四、新常態下實現檔案管理規范化、標準化舉措

（一）注重現代信息技術的應用

信息技術的發展能夠很好的滿足新常態下檔案管理工作的發展需求，將其運用到檔案管理工作之中，能夠有效提高工作效率并合理節約管理成本。所以，一定要提高對信息工作的重視程度，學會使用計算機技術對檔案掃描以及數字化存檔，針對一些復雜程度較高的檔案，要進行掃描處理的同時還需要分類并加以有效保存，防止有檔案出現遺漏的情況。數字化檔案資料之后，要及時建立屬于醫院自身的數據庫，做好編碼工作，進行妥善保存，方便保管的同時也要方便大家調用，提高檔案使用效率。

檔案信息化建設屬于比較長期而且復雜的工程，需要從大局入手整合檔案資源，統籌分配，全面調整。按照檔案信息數字化所需要的人才和資金保障需求，可以通過業務外包或者自主開發建設。經費充裕的醫院可以在確保檔案信息以及數據資料安全可靠的情況下，選擇經驗豐富，具備資質的公司，以外包的方式實現高效率、大數量的數字化轉換，但是一定要避免數字化過程中對檔案信息的外泄和為追求數量而忽略了檔案的質量。對于經費緊張的醫院，可以充分發揮醫院自身的數字化力量，嘗試醫院自主建設，按照穩步推進的方式開展檔案管理數字化管理工作。

（二）建立符合醫院實況的標準體系

醫院的檔案管理工作要實現有效的統一，即領導、管理、制度以及標準都要實現統一，突出檔案管理工作的重要性。檔案管理工作的標準體系以及管理流程的合理性決定了檔案管理工作的有效性，所以醫院在發展過程中一定要結合自身發展目標加強檔案管理工作，建立健全科學完善的檔案管理工作體系，按照自身實力與發展狀況合理地指導檔案管理工作。在歸檔的過程中一定要分清楚工作的中心，了解重點所在，一定要合理把關卷宗的門檻，沒有滿足要求的文件不應該歸檔，同時對于歸檔的文件要合理保存。具體的立卷過程中要充分分析文件之間的關聯性，對于類別相同有緊密聯系的文件要放入相同的卷宗，確保一個問題的完整性。

（三）建設高水平的檔案管理工作隊伍

檔案管理屬于具有一定專業性的工作，要求管理者一定要有專業化水平。所以應該全面從實際工作展開，合理建設人才隊伍。全面加強檔案工作人員對相關規章制度、職業道德教育以及現代科技知識的培訓，全面提高工作人員的綜合素質。檔案管理工作者應該學習《檔案法》，要了解到依法治檔的重要性，極力維護檔案的完整性，保證檔案數據的安全可靠。新常態下的檔案從業人員面臨著嚴峻的挑戰，應認真學習計算機及相關信息知識，努力掌握云計算及大數據相關技術，為檔案的廣泛利用奠定堅實基礎。

通過引進高素質專業性人才，提高檔案管理工作人員的整體素質。醫院應該做到以人為本的創新管理方案，提高管理的規范化程度。其次，醫院檔案管理工作中“兼職”的情況要合理避免，提高管理者工作的專業化水平，提高管理效率與質量。通過合理的人才匹配與有效的資源分配，為從業者提供豐富多彩的培訓機會，提升從業者的忠誠度與責任心，降低人才流失所導致的各種損失?？梢酝ㄟ^競爭上崗的方式激勵檔案管理人員在工作方面的激情，提高工作的緊迫感與壓力。檔案管理工作需要較為廣泛的知識面，不僅需要具備專業性的檔案管理知識，還需要包括建筑、會計、圖書館學、情報學、管理學以及歷史學等方面的知識作為輔助。為了保證檔案事業能夠更好的發展，檔案從業者應該合理提高自身的理論知識，強化自身的學習能力，通過不斷地培訓，橫向的交流，提升自己的工作能力。

五、結語

檔案是人們總結與認識客觀規律的重要依據。伴隨著時間不斷前進，各種各樣的檔案都被保存下來，推動檔案管理工作的標準化進程是檔案管理工作的重要環節。怎樣在檔案管理工作中將檔案得到充分的利用，是現階段我們面臨的重要課題。新形勢下的醫院檔案管理工作，必須突出制度的規范性，加強從業人員隊伍的專業化建設，提升檔案管理業務人員的綜合素質，使檔案業務管理水平與經濟發展、社會轉型相適應，從而體現其所肩負的社會責任，以良好的社會效益實現其存在價值。

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