地質檔案信息化管理中存在的問題及優化措施

劉鴻敏

中圖分類號：F272 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）2-113-02

摘 要 文章通過筆者的實際工作經驗，就地質檔案信息化管理中存在的問題進行了總結與分析，并提出了地質檔案信息化管理的優化措施，為今后地質檔案管理工作的開展提供參考。

關鍵詞 地質檔案管理 信息化 管理制度 信息網絡安全

隨著我國社會經濟的迅速發展和科技的不斷發展，信息技術在各個領域中得到了廣泛的應用。在新形勢下，檔案管理工作要與時俱進，引入信息化管理模式。由于地質行業信息的形成與檔案管理的水平和質量有關，因此我們有必要加強地質檔案信息化管理，提升地質行業工作效率，為地質工作提供相應的信息資源。本文從地質檔案信息化管理問題著手，提出了地質檔案信息化管理的優化策略，旨在為了充分發揮地質檔案在社會上的服務功能，促進地質行業的可持續發展。

一、地質檔案信息化管理中存在的問題分析

（一）缺乏信息化檔案管理思想

當前，部分地質勘測企業由于過于追求自身的經濟收益，而忽視地質檔案管理工作，并不重視地質檔案信息化管理與建設。這主要體現在管理者不能全面認識到信息時代的檔案管理工作的重要性和高效性，在地質檔案管理過程中，仍然采用傳統的管理模式，未能實現地質檔案信息的全面整合，導致在地質檔案管理中時常存在偏差，難以發揮檔案資源的服務作用，未能滿足使用者及時獲取信息需求，從而阻礙了地質行業的持續發展。

（二）檔案信息化管理機制不完善

在地質檔案管理工作中，想要為地質事業提供全面的信息資源和管理支持，需要建立完善的信息化管理機制。然而，當前在地質檔案管理過程中，部分地質勘查單位仍然缺乏健全的管理規章機制，使檔案管理工作顯得不夠嚴謹。而在信息技術發展的影響下，需要建立完善的信息化管理機制，提高管理工作的規范性，以提升檔案管理的水平和質量，發揮檔案資源的服務作用。

另外，如果地質檔案工作缺乏完善的信息管理制度，將會阻礙地質檔案的開發與利用。目前來說，在地質檔案管理工作當中，雖然引入信息化管理模式，但如果缺乏完善與信息化管理制度，將會導致檔案信息化管理工作出現不到位、管理混亂的現象。在地質檔案開發與利用過程中，仍存在著檔案查閱方面的問題。此外，由于管理單位不重視檔案信息化領域的資金、人力投入，從而導致檔案管理資源難以得到合理配置。

（三）地質檔案管理手續復雜，效率不高

雖然新形勢下的檔案管理具有明顯的信息優勢，但部分管理單位仍采用傳統的管理模式。如在地質檔案管理過程中，仍以紙質化的管理方式為主，這完全違背了現代化地質檔案的需求，對檔案管理效果帶來一定的影響。此外，在地質檔案管理中，雖然部分管理機構引入了信息化設備，制定了信息管理模式，但仍采用手動操作的查閱方式，使得檔案管理手續顯得復雜化，且降低了檔案管理及利用效率。

（四）未能發揮地質檔案數字化優勢

隨著我國信息技術的不斷深入，在檔案管理工作中，管理單位引入計算機管理模式。但是，部分單位在檔案管理工作采用手工方式進行檔案收集與處理，未能全面應用計算機技術，這難以體現數字化時代下檔案管理的要求。在現代化檔案管理中應用傳統的管理模式，將會導致大量的資源浪費，并給地質檔案管理信息化建設帶來了阻礙，不利于檔案管理的標準化建設進程的加快。

（五）缺乏專業的信息化人才

在信息化背景下，信息人才是確保地質檔案信息管理質量和效益的關鍵。然而，在現代化地質檔案管理工作中，仍然缺乏專業的信息化檔案管理人才，導致整個檔案信息化建設難以正常開展。與此同時，部分檔案管理機構的員工整體水平普遍較低，綜合素質和技能參差不齊，未能及時引進技術型人才。加上整個檔案信息化管理系統十分龐大，如果不重視專業人才的引進，不重視人才的培訓教育，將難以提升地質檔案管理水平。

二、地質檔案信息化管理的優化措施

隨著國家經濟社會的不斷發展，檔案管理工作朝著信息化方面發展，在地質檔案管理過程中，需要引入先進的管理設備，不斷提升管理人員的素質與能力，在地質檔案管理中要注重現代化發展趨勢，充分認識到信息化在地質檔案管理領域的功能與應用的重要性，以促進地質待業的迅速發展。根據以上的問題分析，應從以下幾個方面采取相應的優化措施。

（一）建立信息化的地質檔案管理思想

地質檔案作為地質工作中不可缺少的基礎性資料，將會涉及到諸多方面的信息，包括文字、圖像、圖表等，且對國民經濟發展起到一定的支持作用。隨著我國社會科技的不斷進步，在地質行業發展中，各個企業更加注重信息的獲取及應用，通過多元化的信息資源的利用，促進企業更好、更快的發展。在這一背景下，地質檔案管理工作需要引入現代信息化的管理思想，并結合信息化發展特征，加強新技術的應用，強化地質檔案管理的數字化，以實現管理高效化目標。同時，在地質檔案管理的全過程，應注重管理工作的保密措施，充分地發揮信息時代下地質檔案信息資源價值，全面提升信息資源的效益。

（二）構建完善的信息化檔案管理機制

要確保地質檔案管理工作的高效性，需要建立完善的信息化管理制度。因此，在地質檔案管理工作當中，管理人員要與時俱進，勇于創新，以積極態度去掌握好創新的管理模式，加強地質檔案資源管理力度。同時，要加強地質檔案在歸檔和保存方面的投入，引入高標準的檔案管理人員。由于地質檔案管理是一項系統性的工作，需要合理、高效的管理機制作為支撐，確保檔案管理的規范性，以實現檔案的開發與利用價值。在檔案管理機制建立的過程中，管理單位要本著實事求是的態度，結合自身的發展現狀，確保規章制度的可靠性，并確保制度及時得到落實。總的來說，在管理工作中，單位要保證員工責任明確，合理地分配管理任務，在整個日常領域中積極引入管理工作。另外，還要全面制定檔案資源的獲取、錄入、歸檔以及保密等方面的工作制度，以方便檔案資源的科學管理和合理使用。

（三）建立科學的檔案信息服務體系

隨著信息化領域的發展，各個行業之間的競爭越來越激烈，企業要想確保長期發展，需要加強地質檔案信息化建設，建立信息化服務體系，實現信息向數據的轉換，以提升檔案信息的收集與整理效率。同時企業還可以建立電子化的檔案資源，使更加，方便員工信息查詢與使用，為地質工作實踐提供更好的服務，滿足新時期檔案管理需標。另外，在地質檔案信息化管理過程中，通過引入先進管理模式，采用開放式的服務形式，能夠有效提升地質檔案資源的合理利用，充分發揮地質檔案在社會發展中的作用和價值。

（四）不斷完善檔案信息化管理設施，加強信息網絡安全維護

由于地質檔案規模較大，需要完善的配套設施作為支持。因此，我們需要不斷完善地質檔案管理設施，保障地質檔案的作用得到充分發揮。在管理設備使用時，應由專業人員進行操作，通過先進設備的引用，為地質檔案的歸檔、借閱等服務提供技術支持。在檔案信息化管理過程中，還要加強檔案安全管理，嚴格按照檔案安全操作規程和使用制度進行管理，確保檔案資源在使用中得到有效監管。另外，檔案管理機構還要積極開展網絡安全工作，以減少網絡黑客的攻擊，盡可以避免網絡系統出現漏洞而引發的檔案信息安全隱患。同時在地質檔案管理工作中，還要引入多樣化的防護措施，加強防火墻的設置，定期檢查系統的安全漏洞，以便能夠及時消除管理系統的安全隱患，維護檔案管理中信息網絡安全。

（五）采用地質檔案資源智能化建設策略

隨著我國信息技術的不斷發展，互聯網在各個領域得到了廣泛應用，同時也成為地質行業轉型升級的重要手段。當前，在地質檔案管理工作中，需要現代數字化與信息化作為支持，以不斷提升地質檔案管理智能化水平，促使檔案管理順應時代發展趨勢。因此，在新時期檔案管理工作，應從多個角度出發，確保電子文檔與紙質檔案的一致性，避免檔案信息出現混亂，減少檢索中出現誤差。其次，在智能化檔案管理工作中，應加強目錄編排、自動檢索方面的管理，確保檔案保密性和安全性。另外，地質檔案管理工作在網絡技術的支持下，實現了地質檔案資源的準確快速查找，節省用戶的時間，實現檔案資料的合理配置。

（六）加強地質檔案信息管理人才培養，建立專業的管理團隊

在信息化時代，地質檔案管理工作的核心是人才。因此，我們需要積極開展管理人員在檔案管理理論知識方面的培訓，以提升管理人員的綜合素質和專業技能，以順利開展檔案信息管理工作。同時，要加強數字化技術、網絡技術與管理知識的融合，全面提升管理人員的綜合應用能力，并對現代管理技術的整合，以滿足網絡時代檔案管理需求。

另外，在現代化地質檔案管理過程中，需要建立專業的管理團隊，引入高素質專業管理人員。營造優質的發展環境，建立合理科學的管理制度和獎懲機制，確保檔案管理工作正常開展。且要積極組織管理人員培訓工作，轉變檔案管理思想，積極掌握好現代化檔案管理的信息設備，提升檔案管理的服務水平，充分發揮地質檔案管理信息化建設的作用。

三、結語

隨著我國信息技術、互聯網技術的迅速發展，從而給地質檔案管理工作帶來了更多的機遇和挑戰，人們對地質檔案管理質量和水平提出了更高的要求。在地質檔案管理過程中，我們要充分了解地質檔案信息化管理工作中存在的問題，并深入分析其產生的原因，然后從建立信息化檔案管理思想，構建完善的檔案信息化管理機制和體系，充分利用信息技術來加快地質檔案管理信息化管理與建設，以不斷提升檔案管理水平，發揮地質檔案管理在社會中的服務作用，促進地質行業更好、更快、更穩定地發展。

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