醫(yī)院專項經(jīng)費購置試劑耗材新機制研究

劉亞杰，鄭艷珠，王曉燕，黃俊濤，張興強，范品榮，姚瑞晗

（昆明醫(yī)科大學(xué)第三附屬醫(yī)院，云南省腫瘤醫(yī)院資產(chǎn)管理部，昆明 650118）

0 引言

醫(yī)院專項經(jīng)費指除業(yè)務(wù)費用以外的科研、教學(xué)、人才培養(yǎng)、重點專科和重點實驗室建設(shè)等經(jīng)費。各級管理機構(gòu)對專項經(jīng)費均制定了嚴格的管理辦法，項目承擔(dān)單位是科研項目實施和資金管理使用的責(zé)任主體，要強化法人責(zé)任，切實履行在項目申請、組織實施、驗收和資金使用等方面的管理職責(zé)，加強支撐服務(wù)條件建設(shè)，提高對科研人員的服務(wù)水平，建立常態(tài)化的自查自糾機制，嚴肅處理本單位出現(xiàn)的違規(guī)行為[1]。項目負責(zé)人要弘揚科學(xué)精神，恪守科研誠信，強化責(zé)任意識，嚴格遵守科研項目和資金管理的各項規(guī)定，自覺接受有關(guān)方面的監(jiān)督。隨著醫(yī)科院校及附屬醫(yī)院醫(yī)教研工作的實施和深化[2]，科研、教學(xué)和重點專科建設(shè)項目正逐年增加，配套專項經(jīng)費也逐年增多，相關(guān)部門對醫(yī)院專項經(jīng)費的規(guī)范化、科學(xué)化管理提出了更高的監(jiān)管要求。

試劑耗材是醫(yī)院重要的醫(yī)用耗材之一，據(jù)統(tǒng)計大部分醫(yī)院試劑耗材月采購額占醫(yī)用耗材總額30%～45%，且隨著醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展呈上升趨勢[3]。試劑耗材因其品種繁多、規(guī)格不一、性能各異以及所需數(shù)量差異較大，易造成管理混亂、積壓浪費等現(xiàn)象[4]。據(jù)統(tǒng)計，在醫(yī)院的各類專項經(jīng)費支出中，試劑耗材所占比例越來越高，且價格昂貴[5]，已成為各級監(jiān)管部門監(jiān)管的重點。近年來，昆明醫(yī)科大學(xué)開展了科研經(jīng)費專項整改活動并修訂下發(fā)橫向和縱向科研經(jīng)費管理辦法，同年昆明醫(yī)科大學(xué)第三附屬醫(yī)院出臺了教學(xué)經(jīng)費使用管理辦法，主要針對此類經(jīng)費用于試劑耗材購置的經(jīng)費管理。隨著醫(yī)療技術(shù)和醫(yī)學(xué)科研水平的不斷提升，試劑耗材用量不斷提高，如何對專項經(jīng)費購置試劑耗材進行有效監(jiān)管、優(yōu)化審批流程及規(guī)范采購程序已變得越來越緊迫。

1 現(xiàn)狀及存在的問題

1.1 國內(nèi)公立醫(yī)院專項經(jīng)費使用和管理存在問題

（1）在經(jīng)費管理方面，存在管理職責(zé)不清、權(quán)限不明等問題。部分醫(yī)院采取某一部門全盤統(tǒng)一管理的方式，未進行詳細劃分，導(dǎo)致實際使用時漏洞較多；部分醫(yī)院雖有明確的部門分工，但部門之間缺乏聯(lián)系，導(dǎo)致審批過程煩瑣。

（2）在經(jīng)費使用方面，存在使用不規(guī)范、購置效率低等現(xiàn)象[6]。部分經(jīng)費審批程序復(fù)雜，導(dǎo)致購置效率低；部分經(jīng)費購置程序不規(guī)范，導(dǎo)致人力、物力方面不必要的支出[7]。

（3）在會計核算方面，存在科研項目收入的票據(jù)使用管理不規(guī)范、經(jīng)費撥付不及時以及經(jīng)費支出核算不規(guī)范等問題，導(dǎo)致試劑耗材的正常使用受到影響，以及在最終核算時存在紕漏[8]。

1.2 本院專項經(jīng)費使用和管理存在問題

基于本院2017年專項經(jīng)費使用數(shù)據(jù)，結(jié)合各部門和項目負責(zé)人提出的意見和建議，歸納出專項經(jīng)費購置試劑耗材存在以下問題：（1）試劑耗材占比大，已成為各類研究項目的主要消耗性材料；（2）多頭管理、權(quán)責(zé)不清，審批推諉現(xiàn)象時有發(fā)生，投訴意見較多；（3）品種規(guī)格多、單次用量少，為便于工作開展，存在先購置后報銷的行為；（4）品名規(guī)格書寫不規(guī)范，購買來源多樣化，同種產(chǎn)品價格差異較大；（5）購置流程不規(guī)范、不統(tǒng)一，若按照醫(yī)院正常試劑耗材購置手續(xù)辦理，雖流程規(guī)范，但程序復(fù)雜容易造成科研教學(xué)工作開展的滯后。因此，如何協(xié)調(diào)好試劑耗材購置的時效性與規(guī)范性較為關(guān)鍵。

2 研究路徑

為解決以上問題，確保專項資金的高效使用和安全監(jiān)管，須做到“科學(xué)安排，效率優(yōu)先，單項核算，專款專用”。根據(jù)實踐經(jīng)驗整理提出了一套符合醫(yī)院專項經(jīng)費購置試劑耗材的審批、購置和報銷流程，既保證審批購置程序合理合規(guī)，又保障項目開展安全高效，研究路徑如圖1所示。

3 建立醫(yī)院專項經(jīng)費購置試劑耗材的新機制

3.1 以資產(chǎn)管理部門為核心，多部門協(xié)調(diào)，創(chuàng)建專項經(jīng)費管理和購置審批流程

圖1 專項經(jīng)費購置試劑耗材新機制研究路徑

圖2 專項經(jīng)費購置試劑耗材流程

根據(jù)項目研究路徑，建立了如圖2所示的專項經(jīng)費購置試劑耗材流程。該流程以資產(chǎn)管理部門為核心，明確了項目負責(zé)人、醫(yī)院科研平臺及醫(yī)院各行政職能部門權(quán)責(zé)。首先，由項目負責(zé)人填寫專項經(jīng)費購置試劑耗材相關(guān)審批表格，注明項目名稱、預(yù)算、負責(zé)人、試劑耗材清單等，項目負責(zé)人簽字確認，經(jīng)醫(yī)院科研平臺審批實驗開展條件后按經(jīng)費類別分別審批。科研經(jīng)費、教學(xué)經(jīng)費、重點專科經(jīng)費分別對應(yīng)不同審批部門，科研部門負責(zé)橫向和縱向科研經(jīng)費使用審批，教學(xué)管理部門負責(zé)教學(xué)經(jīng)費及導(dǎo)師經(jīng)費使用審批，醫(yī)務(wù)部門負責(zé)重點專科和重點實驗室等經(jīng)費使用審批。審批需確認所購試劑耗材是否按預(yù)算執(zhí)行，各分管副院長最后審批。其次，資產(chǎn)管理部門負責(zé)審核擬購置試劑耗材及購置程序，經(jīng)分管副院長審核后按預(yù)算金額分類執(zhí)行采購，并辦理入庫、出庫手續(xù)。醫(yī)院科研平臺依次開展試劑耗材驗收工作并協(xié)助課題組開展實驗研究。最后，財務(wù)部門負責(zé)最終結(jié)算和報銷，分管副院長最后審批。需注意的是，協(xié)議、合同及付款需院長終審。審計部門負責(zé)監(jiān)督商務(wù)談判和開展不定期的經(jīng)費使用審計，即項目執(zhí)行期內(nèi)或執(zhí)行完后實施的審計工作。醫(yī)院鼓勵項目負責(zé)人通過院內(nèi)招標談判方式與試劑耗材供應(yīng)商簽訂長期供貨協(xié)議，未簽訂供貨協(xié)議項目需單次使用、單次審批，當次報銷1萬元以下（含1萬元）經(jīng)資產(chǎn)管理部門審核后辦理入庫、出庫手續(xù)，當次報銷1萬元以上需經(jīng)院內(nèi)招標談判確定試劑耗材價格后采購。

3.2 精簡和優(yōu)化采購程序

使用科研、教學(xué)、重點專科建設(shè)等經(jīng)費可通過集中采購或單次采購2種方式購置試劑耗材，為提高工作效率，建議項目經(jīng)費總額較高的項目負責(zé)人選用集中采購方式。

集中采購的方法是通過資產(chǎn)管理部門組織院內(nèi)招標談判與供應(yīng)商簽訂長期供貨合同，項目負責(zé)人須提前將項目執(zhí)行期內(nèi)常用試劑耗材清單和2個以上備選供應(yīng)商信息報資產(chǎn)管理部門組織招標談判。每次使用前，項目負責(zé)人在中標產(chǎn)品目錄中選取實驗試劑耗材，由對接該項目的科研平臺聯(lián)系人負責(zé)驗收工作，資產(chǎn)管理部門辦理入庫、出庫手續(xù)。

未通過集中采購方式辦理的試劑耗材，每次使用前根據(jù)總價不同分類辦理審批購置手續(xù)，即單次使用、單次審批。其中，單次總價不超過1萬元（含1萬元）的試劑耗材，審批后，由項目負責(zé)人自行采購并簽訂合同，科研平臺聯(lián)系人負責(zé)驗收，資產(chǎn)管理部門辦理入庫、出庫手續(xù)；單次總價超過1萬元的試劑耗材，審批后，提供該試劑耗材2個以上具備供貨條件的供貨商信息，由資產(chǎn)管理部門組織院內(nèi)招標采購，簽訂采購合同，科研平臺聯(lián)系人負責(zé)驗收，資產(chǎn)管理部門辦理入庫、出庫手續(xù)。

3.3 規(guī)范試劑耗材驗收程序

試劑耗材驗收須嚴格核對品名、規(guī)格和數(shù)量，認真檢查批號和外包裝等。可參照醫(yī)院高值醫(yī)用耗材管理模式實行條碼管理，實現(xiàn)全程追溯。同時，規(guī)范盤點工作，加強保質(zhì)期監(jiān)測。此外，醫(yī)院科研平臺應(yīng)安排專人負責(zé)試劑耗材的驗收、入庫和出庫工作，以確保試劑耗材出入庫信息得到準確核對和質(zhì)量保障。

4 討論

通過統(tǒng)計本院2017年專項經(jīng)費購置試劑耗材原始資料及分析存在的問題，總結(jié)提煉出專項經(jīng)費的合理使用需要多部門協(xié)商共建審批、采購流程，需重點提高專項經(jīng)費使用的時效性和產(chǎn)出效益。因此，醫(yī)院圍繞專項經(jīng)費審批、購置、報銷和監(jiān)管，建立起針對性、操作性、規(guī)范性強的新機制，從而保障專項經(jīng)費安全有效使用，保障科研、教學(xué)工作和新業(yè)務(wù)、新技術(shù)的順利開展，確保專項經(jīng)費購置試劑耗材追溯管理，確保專項經(jīng)費的使用與物流信息化平臺有效銜接。

新機制運轉(zhuǎn)1 a以來，項目負責(zé)人及科研人員逐漸適應(yīng)了整套流程，可按步驟逐一實施申報審批、采購、使用、報銷手續(xù)，特殊情況也會先行咨詢管理部門意見后再實施。各行政職能部門各司其職，未再出現(xiàn)審批推諉現(xiàn)象，課題組及各職能部門均設(shè)有兼職工作人員專項對接該項工作。新機制同時兼顧了大課題組和一般科研人員需求，試劑耗材用量較大的項目多采用院內(nèi)招標談判方式采購，提高了整體工作效率，一般科研人員采用單次使用、單次審批的方式，也較靈活。新機制有效實現(xiàn)了追溯管理，審計部門可通過資產(chǎn)管理部門的入庫資料和存檔資料快速查閱或?qū)徲嬒嚓P(guān)項目經(jīng)費。專項經(jīng)費購置試劑耗材新機制在實際應(yīng)用過程中，流程優(yōu)化調(diào)整涉及部門較多，工作協(xié)調(diào)難度較大，在審核和采購的各個環(huán)節(jié)，需科研、教學(xué)、醫(yī)務(wù)、監(jiān)審、財務(wù)、資產(chǎn)管理等多部門的充分協(xié)作。同時，部分課題組或項目負責(zé)人習(xí)慣于先購置后報銷，對新的審批和購置程序存在抵觸情緒，需爭取項目負責(zé)人的支持和配合及逐步學(xué)習(xí)和適應(yīng)。此外，規(guī)范化的管理流程在一定程度上增加了行政職能部門的工作負擔(dān)，相關(guān)人員需進一步提高認識，有效提升工作效率和溝通交流水平，更好地適應(yīng)新機制的運行。下一步，為避免試劑耗材購置信息不對稱造成的經(jīng)費浪費，將研究建立試劑耗材購置信息數(shù)據(jù)庫，并繼續(xù)完善工作流程。