秘書工作中的聲像檔案

李黎

摘 要：在“無紙化辦公”、“文檔一體化”的背景下，檔案工作在秘書人員的工作中占據了愈加重要的位置。聲像檔案因其圖文并茂、音像并行、客觀生動的特點，在秘書的各項工作中發揮重要作用。本文通過簡要介紹聲像檔案基本情況，論述了聲像檔案工作在秘書工作中的重要性和必要性，針對秘書人員如何做好聲像檔案的收集、整理、利用等問題，提出了建議和解決思路。

關鍵詞：秘書；聲像檔案；收集；利用

1 聲像檔案簡介

聲像檔案是指國家機構、社會組織以及個人在從事政治、經濟、科學、文化、教育、軍事等活動中，用專門器械和特殊載體材料，以圖像和聲音符號記錄檔案信息，并輔以文字說明，具有參考憑證作用和藝術價值，按一定歸檔制度集中管理的一種專門檔案，亦稱音像檔案或視聽檔案。一般而言，聲像檔案的具體表現形式有兩種：照片（包括實體照片和數碼照片）檔案和錄音錄像類電子檔案。聲像檔案因其圖文并茂、音像并行的特點，可以記錄文字、圖像乃至聲音，其記錄的信息量和便捷程度是其他記錄形式無法比擬的。隨著大數據時代的來臨，數字化檔案館建設工作在我國的開展，檔案的信息化水平越來越高，即便是傳統紙質檔案也面臨著數字化的沖擊。聲像檔案在數碼照相技術和數碼掃描技術及相關設備發展的基礎上，采集更加便捷、利用更加廣泛，成為各種檔案中不可忽視的一個類別。

檔案工作是秘書工作的一個重要組成部分。但是，傳統的檔案工作以紙質檔案為主，聲像檔案則由于辦公人員思想上不夠重視、設備管理復雜繁瑣、對攝錄人員的專業知識技能要求較高、管理制度不甚嚴謹等等原因，無論是采集還是管理、利用，都存在不少問題。秘書作為收集聲像檔案的常用人選、利用聲像檔案的直接受益者，應重視聲像檔案的相關工作。

2 秘書應重視聲像檔案的收集工作

秘書在工作中，往往親自參與政務活動，更應具備檔案意識：凡是本單位在公務活動中產生的具有憑證和參考價值的照片、錄音帶、光盤等材料，都應歸檔保存。作為從事各項工作與研究的第一手珍貴材料，聲像檔案具有真實的客觀性、客觀的形象性，與紙質檔案相互補充。秘書工作者應充分認識到聲像檔案的價值，從而主動、自覺開展聲像檔案的采集工作。收集聲像檔案時必須具備以下幾方面的意識：

2.1 法律意識

隨著智能手機的普及發展，很多人有了隨時隨地拍照、錄像的習慣，卻并沒有意識到這同樣也是檔案的收集過程。聲像檔案是檔案的重要組成部分，受《檔案法》（2016修正，下同）的約束。作為秘書，不僅要有主動收集聲像檔案的自覺，更要具備檔案法律法規意識，注重依照《檔案法》和《檔案法實施辦法》（2017年修訂）以及相關規范，依法依規開展聲像檔案的各項工作。

《檔案法》第十條規定：“對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。國家規定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。”聲像檔案也不例外。如果秘書本身兼有檔案員的職責，則應主動承擔聲像檔案的整理、歸檔工作，不應單純將聲像資料作為工作參考資料處理。如果有專職檔案員，則秘書應及時規范地整理后進行移交。如果秘書部門缺乏相關的檔案法律意識，漠視與工作相關的攝像行為，或者將重要的聲像資料據為己有，當成“私人收藏”，或者“玉石不分”，不加整理就一股腦兒地歸檔處理，不僅會影響聲像檔案的完整和安全，嚴重者甚至可能發生保密事故甚至導致刑事后果。

2.2 規范化、標準化意識

秘書人員往往是聲像檔案的重要采集者或提供者。因此，秘書人員對聲像檔案相關的規范和標準應具有初步了解，以便在聲像資料的采集過程中，從源頭把好質量關。聲像檔案的具體表現形式有兩種：照片（包括實體照片和數碼照片）檔案和錄音錄像類電子檔案。

實體照片應遵循《照片檔案管理規范》（GB/T 11821-2002）；數碼照片應遵循 《照片類電子檔案元數據方案》（DA/T 54-2014）；錄音錄像類文件應遵循 《錄音錄像類電子檔案元數據方案》（DA/T 63-2017）、《錄音錄像檔案數字化規范》（DA/T 62-2017）。必要時，亦可參考《電子文件歸檔與管理規范》（GB/ T 18894-2002）等一系列規范性文件。與采集相伴而生的存儲問題，也可參考《檔案數據硬磁盤離線存儲管理規范》（DA/T 75—2019），根據現實條件依法依規地解決。這樣有利于從源頭解決歸檔范圍不清、電子文件格式不統一、照片編號無規律、照片著錄不完整不準確、立卷環節拖拉、照片入冊不符合要求等問題，為今后的利用打下基礎。

2.3 完整意識

秘書工作者與檔案工作者的工作內容有一定的交集。如果說秘書工作者較容易對聲像檔案的原始性和可靠性有初步的感性認識，對完整性這種較為隱蔽、不易衡量的特性認識不足，是值得提醒的。聲像檔案的來源是非常分散的，這不僅表現在形成檔案的主體不同，還表現在對聲像檔案的來源認識不足。

所謂形成聲像檔案的主體不同，指的是機關、團體、組織和某些個人都可能形成聲像檔案。以一次會議為例，參與者少則十幾人，多則上千人；主辦單位、承辦單位、受邀媒體也各有其重點任務。如果不能恰當地把握聲像檔案的完整性，過于少則不能反映公務活動的全貌，過于多則容易陷入誤區，為了收集此一項檔案，疲于奔命，不能合理分配各項工作所占用的時間精力。

所謂對聲像檔案的來源認識不足，指的是對“照片”的認識多半停留在“直接使用相機拍攝現實場景”上。實際上，使用相機翻拍或者使用數字掃描儀形成的圖像文件，抽象的、以文字符號為主要內容的照片文件，都有可能是聲像檔案的來源，有些甚至是重要事件、重要人物的珍貴補充。

因此，秘書人員可在聲像檔案的收集工作中，采取靶向收集、隨時收集相結合的辦法，將分散保存在單位、個人手中的聲像檔案集中起來。靶向收集，指的是向某項活動的主辦、承辦單位或關鍵個人進行重點收集；隨時收集，指的是秘書人員在日常工作中要注意收集信息，不拘泥于單純的書面定義，錯失珍貴的材料。同時，秘書人員在收集聲像檔案時應保證收集的檔案齊全完整，除照片外，光盤也須做好標記（應含錄制片的片名、制式、語種等），避免歸檔混亂、張冠李戴的情況。作為秘書工作者，應當強化聲像檔案的完整意識，建立正常的檔案工作秩序，將由于聲像檔案材料形成的情況復雜而產生的消極影響降至最低。

3 秘書應靈活合理地開發、利用聲像檔案

收集、整理聲像檔案是開發、利用聲像檔案的基礎。靈活合理地開發、利用聲像檔案是秘書工作中具有挑戰性的一環。聲像檔案對秘書工作的作用主要體現在以下四個方面：1）聲像檔案可以輔助秘書人員起草公文。聲像檔案具有原始性和較強的直觀性，其“身臨其境”之感是紙質檔案所無法比擬的，因此可以更準確、更生動地反映所需內容，是紙質檔案的最佳補充，在會議記錄、公文起草、編史修志等工作中發揮輔助作用。2）聲像檔案可以輔助秘書人員當好領導的參謀助手。20世紀90年代以來，隨著聯合國科教文組織倡議并牽頭實施的“世界記憶工程”項目的展開，“記憶”成為檔案界繼“信息”與“知識”之后的又一重要概念。聲像檔案無疑為這份“記憶”賦予了更全面、更細致的信息。作為秘書人員，合理運用聲像檔案，可以為領導提供更加可靠的信息，為領導作出最終決策打下堅實基礎。3）聲像檔案可以輔助秘書人員進行秘書工作理論研究。如，通過分析聲像檔案材料，分析會務變遷、辦會特點等問題。4）聲像檔案是便捷的信息交流手段。利用照片、視頻等聲像材料，不僅可以起到宣傳、交流的作用，也為領導的公務活動、單位的日常工作留下珍貴的記憶。聲像檔案在秘書工作中的作用日益廣泛，如何充分利用聲像檔案這個資料寶庫，是大數據時代對秘書工作提出的新要求、新挑戰、新機遇。

4 秘書在聲像檔案工作中常見的不足

如前文所述，由于認識不足、設備不良、制度不完善等等問題，秘書人員在聲像檔案工作中往往存在這樣那樣的問題。聲像檔案雖然只是檔案工作中的一個部分，但在信息化、數字化的當今社會，其重要性愈發凸顯。不重視聲像檔案工作，將使檔案工作欠缺系統性、完整性，無法適應新常態下的新要求。秘書在聲像檔案工作中常見的不足體現在以下幾個方面：

4.1 聲像檔案的攝錄問題

聲像素材攝錄的質量直接影響到聲像檔案的質量，秘書人員不可不引起重視。一方面，是思想上的重視，提高認識、掌握方法。秘書雖不是專業的攝影人員，攝影技能不甚嫻熟也無可厚非，但仍應掌握基礎的攝影知識，保證攝錄的聲像素材完整、可用；另一方面，是有針對性地關注硬件問題，例如：有些單位對聲像檔案攝錄設備不夠重視；有些單位雖然擁有先進的聲像設備，卻忽視對設備的管理，既不利于設備的正常使用，更可能導致設備提前老化、報廢，對聲像檔案工作毫無裨益。作為秘書人員，不應“事不關己高高掛起”，而是應該做個有心人，將聲像檔案攝錄問題納入對工作的綜合考慮中。

4.2 聲像檔案管理制度問題

聲像檔案管理是一項嚴謹的工作，需要健全的管理制度來為之保駕護航。有些秘書人員在拍照、錄音、錄像后，認為將聲像素材送去內刊、報社、電視臺發表后便大功告成。這不僅是個人缺乏歸檔意識的后果，也是缺少相關管理制度而造成“無規可依”的窘境使然。有了相關制度保駕護航，聲像檔案工作的開展必然更加順暢。秘書人員在利用聲像檔案的過程中，也易從實際工作中發現聲像檔案管理工作的不足，從而為制度的起草和修訂貢獻有價值的參考意見。

5 結語

總的來說，聲像檔案是秘書工作的有機組成部分，不僅為公務活動保存了真實、生動的影像，也為秘書人員在日常工作及理論研究方面提供了客觀可信的素材。但相應的，秘書人員應強化自身的聲像檔案意識，在設備管理、攝錄過程、整理歸檔、完善制度等方面建言獻策。秘書人員不僅是聲像檔案管理工作的執行者，也是監督者，更是改進者。秘書人員應意識到肩負的責任，與時俱進、勤加學習，促進聲像檔案工作在大數據時代中不斷邁上新的臺階。

參考文獻

[1]馮惠玲，張輯哲.檔案學概論[M].中國人民大學出版社，2006.

[2]丁小潔.淺談檔案工作者的職責[J].黑河學刊，2008.6.

[3]潘連根，陳文嵐.秘書檔案意識的體現[J].浙江檔案，1991-6.

[4]衛奕.我國聲像檔案管理研究綜述[J].檔案學通訊，2003.2.

[5]王俊忠，黃艷紅.秘書與檔案管理[J].秘書，2008.5.

[6]王雪飛.數字化背景下聲像檔案管理的若干思考[J].大眾科技，2011.10.

[7]伍川.淺談秘書工作與檔案管理之間的內在聯系[J].大眾科技，2012.8.