淺析我國人事檔案信息服務網絡管理機制

李星月

摘 要：網絡建成初期可由人才服務機構來運作，從提供免費試用開始，待形成一定規模效應時可考慮提供有償服務，逐步發展成市場化運作。這樣做可以充分發揮人才服務機構的職能優勢和品牌效應，便于同有關部門開展聯合征信，豐富人才公共服務內容。

關鍵詞：人事檔案；信息服務網絡管理機制；策略

國家人事檔案信息服務網絡在縱向涉及國家級、省級、人才服務機構三級管理，所以，首先要樹立全國“一盤棋”的思想，特別是我國人事部與勞動和社會保障部已經合并為人力資源和社會保障部，這樣的統一領導使國家人事檔案信息服務網絡建設不僅有了體制保障，也更有了可操作性。通過網絡這種現代化手段開展人事檔案信息服務工作，是一項嶄新的業務，必須要在管理模式、運行機制方面進行認真的探索。

1 指導思想

1.1 信息化

所謂“信息化”，就是建立人事檔案信息數據庫，由紙質型檔案向數字化檔案轉變，對人事檔案進行電腦化、集約化、動態化管理。可以把檔案中人員按照年齡、學歷、專業、職稱、職務等進行分門別類，編制成不同的檢索工具，把每個人的基礎信息制成電子文件，并加強技術處理以達到保密目的，通過全國聯網使人事檔案信息的查閱、利用、更新方便快捷，在全國范圍內實現資源共享。出于管理的需要，對于每份人事檔案應設置電子檔號，具體可以考慮采用類似二代身份證的 IC 卡形式，方便人才流動時攜帶。比如使用已在深圳率先發行的全國通用型社會保障卡，卡號全國唯一，其中儲存個人的基本數據，由個人持有，轉換單位的時候出示該卡即可辦理相關事務，這樣，用人單位只需要根據應聘人員的社會保障卡號通過網絡發出查詢請求即可獲得此人的相關信息。

1.2 社會化

所謂“社會化”，就是完善人事代理制度，由人才服務機構根據國家有關政策法規，接受用人單位或個人委托，代為管理單位或個人的人事業務，人才服務機構根據委托人的紙質人事檔案為其在人事檔案信息服務網絡數據庫中建立電子文件并掃描原件存儲到人事檔案全文數據庫。當人才發生流動時，無需再“檔隨人走”，因為通過人事檔案信息服務網絡用人單位進入任何一家人才服務機構的網站發送查詢請求即可獲得該人才的人事檔案信息；而人才想要增加本人后續人事檔案信息記錄，只需將工作經歷、業績的單位證明及新近獲得的能力資格證件、獲獎證書等相關材料通過一定手續交給某一家人才服務機構驗證后錄入到人事檔案信息數據庫，而紙質原件中應存檔的部分則由該人才服務機構機要轉遞到人才所委托的人事代理機構存入其紙質實體檔案，以保持紙質檔案與電子文件的一致性。

1.3 信用化

所謂“信用化”，就是把現行人事檔案所具有的“政治檔案”特點逐步轉化為“信用檔案”，建立主要包括個人基本履歷、能力、誠信狀況、社會責任意識、不良記錄等方面信息的信用檔案。作為中介的人才服務機構由于都是人事部門審批成立的，所以數據庫中人事檔案信息的建立與更新都能得到可靠保證，但還應該加大聯合征信力度，與公安、銀行、工商、稅務、民政、法院、企業及相關單位聯網，收集相關信用記錄，為相關部門提供資信證明材料。信用化的管理還使得人才會積極主動地將自己新近的工作經歷、業績的單位證明或新近獲得的能力資格證件、獲獎證書等材料及時地到就近的人才服務機構申辦人事檔案信息更新手續；如人才不理會其人事檔案信息更新的話，則會造成后續時段其工作經歷業績能力等記錄空白的局面，必將對其以后的應聘造成影響，這是其本人所不愿看到的。這樣，既有利于關聯機構和用人單位可憑特定的手續上網查詢獲取人才信息，又有利于整個社會信用體系的建設。

2 管理機制

2.1 “雙軌制”運行

電子文件確實具有誘人的魅力：它存儲密集、便于修改、傳輸快捷、查找迅速、輸出靈活，各種媒體信息的集成化利用，可以產生圖文聲像并茂的效果，這些優點都是紙質文件所無法比擬的。但考慮到因特網的開放性、松散性和不設防性，為了避免網絡癱瘓等事故所帶來的不可估量的損失，網絡數據還是應該實行人事檔案實體與電子文件并存的“雙軌制”管理模式。紙質文件是電子文件的根本所在，其具備的載體耐久、內容直觀、信息穩定、管理簡便、真實可靠，且具有原始憑證作用等優點，也是電子文件暫時所無法替代的。人事檔案紙質實體還是應該由各人才服務機構按相關規定保存好，與電子文件長期共存，優勢互補。人才服務機構基于網絡瞬間實現電子文件更新的同時，相應的紙質材料也應及時地被轉遞到人事檔案實體的委托保管機構，以保持二者的一致性。

2.2 市場化運作

人才服務機構在向人事部門申請設立時，可選擇是否購買人事檔案信息服務網絡的終端，如選擇，則由網絡省級管理中心配發客戶端軟件及賬號密碼，并對外公開發布可經營此項業務的人才服務機構名單，供用人單位和個人選擇。用人單位和個人可通過前往人才服務機構或瀏覽其網站注冊成為正式用戶，具體訪問機制可以借鑒“聯合參考咨詢與文獻傳遞網”圖書文獻查詢請求的方式：在人才服務機構內部，注冊用戶輸入賬號密碼即可直接訪問人事檔案資料，在人才服務機構之外的用戶則需登錄人才服務機構網站經一定的確認手續后間接進行查詢。由于人才服務機構主要是通過提供服務收取費用來維持運行的，所以人事檔案信息服務網絡應采取市場化運行體制，用人單位和個人申辦相關業務時應向人才服務機構繳納一定的服務費。具體收費標準應由網絡主管部門制定，全國統一執行，人才服務機構定期將所得收益按一定比例上繳網絡建設主管部門。

2.3 安全保密意識及法律責任

具有用人自主權的用人單位和人才本人，均可向人才服務機構申請人事檔案信息服務賬號和密碼，但為了保證數據安全和保護公民的隱私權，我們應當將網絡安全、信息保密放在首位。單位申請的必須派人事干部持單位介紹信、營業執照及機構代碼證等有效證件前往人才服務機構申辦才能取得賬號和密碼，并應妥善保管，不能轉借其他單位和個人使用；個人申請由人才憑本人身份證件親自前往辦理，申請的賬號權限只能是查詢本人的部分人事檔案信息。為了增強查詢人員的安全保密意識，應在返回查詢結果時聲明法律責任。網絡的快捷同時給人事檔案信息資料隨意外泄帶來了便利，所以對于非法傳播的單位和個人一定要有相關機制來約束以規范其行為，比如建立黑名單制度，特別是對通過提供他人隱私牟取不當得利的行為應通過法律方式追究相關責任。