醫院檔案開發利用的常見問題及處理方法探討

郭競新

摘 要：本次分析了進行檔案開發利用工作的重要性以及給醫院檔案管理帶來的好處，并探究具體的開發利用方面，以及有效的保障措施，以此為醫院檔案開發利用提供參考。

關鍵詞：醫院；檔案開發利用

1 引言

隨著人們對于健康觀念的改變，以及各種各樣的疾病類型的增多，醫院接待的患者數量亦大幅增加，業務量快速增長，因此伴隨著檔案信息也高速增長，給醫院檔案管理提高了要求。醫院有豐富的檔案資源，但對于這些檔案的開發和利用水平不足，相比國外有很大的滯后情況，影響檔案資源的再利用，也影響醫療服務質量的提升，還影響到醫院科研教學的進展。因此近年來，社會各界十分關注醫院檔案的開發利用問題，本文就對此進行分析。

2 檔案開發利用工作的重要性

檔案本身是一種珍貴的，潛在的資源，是對本單位全部運營活動的原始記錄，是記錄著醫院全面發展過程的重要資料。檔案的開發和利用分為，一開發，揭示檔案資源中蘊含的潛在價值，獲取集中或有特殊價值的檔案信息；二利用，為患者、社會或醫療科研教學等提供所需的檔案資料。目前雖然醫院檔案的種類繁多，但多數醫院的工作重點還是放在收集和保管方面，對于統計、開發和利用不太重視，很少納入醫院工作計劃；開發利用效率的不高，存在偏頗，只重視其中病歷檔案的開發和利用，這些都會影響到醫院檔案工作管理水平的提高。新時期隨著改革浪潮的推進，醫院更應當重視檔案的統計開發利用方面，這不僅是醫院維持醫療工作的需求，更是進行各項評估和考核的資料基礎，為決策和重大事務開展提供參考依據，為醫學研究提供數據基礎等，具有十分重要的意義。

3 醫院檔案管理開發利用的方面

1）加大宣傳工作。要想有效的開展醫院檔案管理開發和利用工作，首先要從思想上充分認識到檔案收集整理保管的最終目的就是對檔案進行有效的開發和利用；其次要充分利用各種媒體設施進行檔案開發利用的宣傳，加大宣傳力度，增加全體職工對于檔案開發利用的了解，從而認識到檔案開發利用對于醫院發展的重要意義；第三要提高檔案工作意識，在實際工作中重視檔案管理工作，并有意識的將檔案開發利用工作與日常工作有效結合，思索日常工作中遇到的有價值的檔案信息，匯總到檔案管理人員。另外醫院還要借助新媒體，比如網站、網絡平臺、公眾號、微博等途徑，在社會上加強對于檔案開發利用的宣傳，增加公眾的理解，爭取公眾的支持，使社會各界正確認識檔案開發和利用的意義，擴大醫院檔案的影響力，從而真正推進檔案信息的有效開發和利用。

2）提升檔案管理水平。科學技術的進步使得檔案管理出現信息化和智能化發展，管理手段不斷創新，管理水平不斷提高。但檔案整理完成后期的開發和利用工作比較復雜，需要進一步增加檔案管理水平，提供有效的支持。醫院需要建立科學的管理體系，配合計算機技術，引進有效的管理軟件，配備先進的辦公設備，實現檔案管理的自動化和現代化；借助信息技術收集和整理檔案信息資源，并實現信息傳遞、共享和開發利用；將檔案信息進行分類整理，錄入不同的數據庫分類，提高信息檢索的效率，促進開發利用效率。

3）擴展檔案歸檔范圍。因為醫院工作的特殊性，檔案資源有不同的特點，表現形式也存在很大差異，有文字、圖畫、視頻、音頻等多種形式。而且醫院的科室和部門較多，檔案信息資源分布在這些科室和部門中，比較分散，容易丟失和損毀，對檔案開發和利用帶來干擾。因此醫院需要擴展檔案歸檔范圍，加強資料信息的收集和整理工作，及時對日常工作中形成的檔案材料和文件進行整理歸檔，保證檔案資料的完整性和準確性，為開發利用奠定良好基礎。

4）做好檔案編制工作。檔案資源的豐富性和復雜性，意味著只有部分資源具備開發利用價值，而要想有效開發和利用，要先將有價值的檔案資源挑選出來。因此醫院要重視檔案編制工作的開展，提升檔案管理人員的服務意識和開發利用意識，加強對檔案資源的分類和了解，按照不同的專題或主題進行匯編，將檔案資源進行具體的分類，為開發利用提供更多的有效信息。比如做好基建檔案的編制工作，可以及時發現醫院基建的問題，保證醫院建筑物的及時修繕以及后期的改建擴建；比如做好醫療設備的編制工作，可以為醫院后勤采購、設備維修等提供理論保障，保證臨床工作的順利開展。另外，還要重視檔案開發和利用信息的反饋工作，加強反饋信息的管理，以此優化開發利用工作的過程和效率，進一步滿足醫院醫療、科研等工作的利用需求。

4 醫院檔案開發利用工作的保障建設

1）組織保障。醫院需要安排專門的部門和隊伍負責承擔檔案開發利用工作。考慮到醫院各個科室和部門都有各自的檔案信息，涉及到醫學、財務、管理、科研、教學等各個方面，因此單獨由某個部門或科室的檔案工作人員進行檔案開發利用是不行的，最好能安排管理部門負責，他們對于醫院內的各類檔案信息最為熟悉，對于那部分值得開發利用也比較有數。因此在具體工作時，有各個部門和科室的檔案工作人員篩選出有價值的檔案內容，匯總到醫院綜合檔案管理人員處進行開發和利用。在這里，醫院需要實行目標責任制和崗位責任制，使各位工作人員了解自己的工作職責，明確工作內容，并知曉要怎么做和所需達成的目標，以此提升檔案開發利用的效率。

2）制度保障。醫院檔案開發和利用離不開制度的保障，所以醫院需要健全制度管理，包括開發和利用以及相應的檔案工作、編研、利用和保密制度等內容。在制度建設過程中，要明確檔案開發利用的工作責任；借助編研制度指導編研工作的開展，注意工作原則、編研計劃以及各個環節的注意事項；利用制度是對開發成果的利用制度，準確提供開發成果的主體、利用主體、利用程序、責任歸屬等；保密制度是針對工作人員，查閱涉密的檔案內容時，為了防止泄密制定的制度。

3）技術保障。進行檔案開發和利用需要建立在先進的技術基礎上，醫院需要加強檔案信息系統、網絡共享和安全技術等的建設和合作。醫院需要加強檔案信息系統的建設，將所有的檔案信息資源錄入到數據庫中，借助有效的檢索軟件，檢索其中有價值的資源和目標資源；隨著信息技術的日新月異，醫院也要注意與時俱進，引進最先進的檔案信息系統建設規則。醫院檔案開發和利用分為兩類，內部使用和社會使用，因此要重視網絡共享技術，將不需要保密和有價值的檔案資源上傳到網絡，進行資源共享和宣傳。同時需要注意檔案信息的網絡安全性，做好防火墻等防護技術的應用，避免信息資源泄露和丟失。

4）物質保障。進行醫院檔案開發和利用需要設備和資金的支持，所以醫院要增加這方面的資金投入，配備先進的設備設施，包括計算機、軟件系統、硬件設施等；招收相關專業的人員進行檔案信息資源處理，有效的信息開發和利用。

5 開發利用檔案帶給醫院檔案管理的好處

進行醫院檔案的開發利用工作，可以有效提高醫院檔案管理工作的效率和質量，并借此及時發現檔案管理工作存在問題，對檔案管理進行優化，進一步提升醫院檔案管理水平的提升，滿足醫院檔案信息資源的管理需求。而這又進一步為檔案開發和利用奠定良好基礎，形成良性循環，持續提升檔案管理水平。

6 結語

醫院檔案的開發利用是檔案工作的根本目的，而提高醫院檔案的開發利用率又是檔案工作發展的必然趨勢，醫療單位需要從大局出發，積極主動的思考如何進行檔案資源的開發和利用，并進行有效的保障，促進檔案開發和利用成果的出現，提高檔案管理水平。

參考文獻

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