中學檔案管理創新及檔案管理數字化問題分析與研究

李瑩

摘 要：檔案管理工作會對中學教學工作和行政工作的開展造成直接的影響，需要受到中學管理人員的重視。基于此，本文從中學檔案管理創新入手，對創新改革的內容進行分析，進一步探究創新改革背景下的中學檔案管理數字化建設，給出促進檔案管理數字化建設的相關建議，以期提升中學檔案管理水平。

關鍵詞：中學檔案管理；數字化；硬件設施

黨的十九大報告再次強調了教育現代化的重要性，而數字化檔案管理工作是教育現代化的重要組成部分，需要中學管理人員投入更多人力資源和財力資源開展數字化檔案管理工作。但是就目前的中學檔案管理工作而言，存在硬件設施不完善、檔案管理人員素養偏低及檔案管理手段落后等問題，不利于檔案管理工作的創新及數字化建設。因此，對于中學檔案管理創新及數字化問題的分析是很有必要的。

1 中學檔案管理創新分析

在信息技術和物聯網技術的推廣普及背景下，檔案管理技術有了很大的改進，中學檔案管理人員需要注重檔案管理工作的創新，從理念、技術和模式等角度入手，從整體提升中學檔案管理的水平，為中學教學工作和行政工作的開展提供可靠全面的資料。具體而言，中學檔案管理創新的內容如下：

第一，檔案管理理念的創新，管理理念是開展管理工作的基礎，直接影響管理工作行為和模式。因此，在開展中學檔案管理的創新改革時，中學管理人員首先要進行管理理念的創新，加強檔案管理人員對先進檔案管理理論的學習，打破傳統檔案管理理念的局限，引導檔案管理人員樹立全新的檔案管理理念，為檔案管理工作的創新奠定良好的基礎。具體而言，中學管理人員需要培養檔案管理人員的信息理念，引導其應用信息技術開展檔案管理工作，并構建電子檔案，提升中學檔案管理的標準化和規范化水平。

第二，檔案管理方法的創新，在傳統的檔案管理工作中，大都通過人工方式進行檔案資料的歸檔和提取處理，工作效率和檔案管理的安全性偏低。因此，在創新檔案管理理念的基礎上，檔案管理人員需要創新檔案管理方法，提升檔案管理效率和質量，為檔案管理的開發利用奠定良好的基礎。以中學畢業生檔案管理為例，中學每年畢業的學生檔案相對較多，檔案的存檔和提取難度相對較大，為了提升檔案應用的便捷性，某中學的檔案管理人員借鑒物品打碼的方法，在中學畢業生的畢業證中繪制相應的二維碼，掃描該二維碼可以展示該名學生的相關檔案信息，在很大程度保障了學生檔案的準確性和檔案存檔提取的便捷性。

第三，檔案管理模式的創新，從整體角度看來，中學管理人員不僅要注重檔案管理工作方法的創新，還需要進行檔案管理模式的創新，從整體上保障數字化檔案管理工作的開展。具體而言，中學管理人員需要制定專門的檔案管理部門負責檔案管理工作，檔案管理工作人員需要在信息化理念支持下，創新檔案管理技術，保障檔案管理的有效性。比如，中學管理人員可以在檔案管理工作中引進電子檔案，由檔案管理人員和信息技術人員共同進行檔案管理信息系統的構建，并在檔案管理信息系統中開設用戶模塊，教師或者學生用戶可以根據自身的實際狀況進行電子檔案的及時更新和完善，再由檔案管理人員進行審核，不僅可以降低檔案管理工作人員的工作強度，還可以提升檔案資料的準確性及全面性，有助于檔案管理工作質量的提升[1]。

2 中學檔案管理數字化問題分析

通過上述分析可知，中學檔案管理工作需要注重數字化建設，實現理念、方法和模式的創新，但是在實際的中學檔案管理數字化建設過程中，大部分中學都存在管理制度難以落實、硬件和軟件設施建設水平偏低及檔案管理人員素養偏低等問題，難以有效推進數字化檔案管理工作，對中學檔案資料的開發利用造成不利影響。因此，中學管理人員需要制定完善的檔案管理制度，加強硬件及軟件設施建設，注重檔案管理人員的培訓，保障中學檔案管理創新及數字化工作的有效開展。

第一，完善檔案管理制度的制定，為了促進中學檔案管理理念、方法和模式的創新，中學管理人員制定完善的檔案管理制度，規范檔案管理人員的工作行為，為檔案管理工作的創新提供可靠的制度支持。首先，中學管理人員需要明確數字化檔案管理工作的內容和技術要點，結合檔案管理相關政策法規，制定完善的檔案管理制度；然后，中學管理人員需要加強檔案管理制度的宣傳，通過宣傳欄、學校網站、微信和交流會等宣傳途徑，確保檔案管理人員可以明確檔案管理制度的內容，并結合考核獎懲制度，調動檔案管理工作人員的積極性， 為數字化檔案管理工作的推進提供動力。以某中學為例，中學管理人員通過薪酬制度的改進，將檔案管理工作人員的薪酬和工作績效聯系在一起，對于規范完成工作任務的職工，給予相應的獎金激勵；對于延遲歸檔或者檔案整合內容不完善的職工，給予扣除獎金等處罰，有效提升了中學檔案管理工作的水平。

第二，加強硬件及軟件設施建設，在開展檔案管理數字化建設的過程中，中學管理人員需要加強硬件及軟件設施建設，為檔案管理工作的開展提供可靠的硬件支持，為檔案管理人員開展數字化管理工作提供設備和技術保障。首先，檔案管理人員需要在建設專門檔案管理部門的基礎上，加強檔案室的建設，為檔案室配備先進的空調設備、消防設備和網絡設備，保障檔案室的通風、防火和防潮，避免紙質檔案受到破壞，并為電子檔案的構建提供穩定的網絡支持；然后，中學管理人員需要與軟件設計企業進行合作，與檔案管理人員共同開展電子檔案管理系統的設計，確保電子檔案管理系統具備檔案信息錄入、歸檔、修改等功能，為檔案管理工作人員開展檔案管理工作提供便利，促進檔案管理的數字化建設。

第三，定期開展檔案管理人員的培訓，檔案管理人員的信息素養會對檔案管理數字化建設產生直接的影響，中學管理人員需要定期開展檔案管理人員的培訓活動，提升檔案管理人員的專業素養，為檔案管理的數字化建設提供可靠的人力支持。具體而言，檔案管理人員的培訓需要涵蓋檔案管理工作的理論知識和實踐技能這兩方面，其中理論知識包括檔案管理的相關規范、檔案歸檔要求、檔案分類標準等；實踐技能包括紙質檔案的數字化技術、多媒體檔案歸檔技術等。同時，中學管理人員可以定期舉辦檔案管理知識競賽，引導檔案管理人員進行自主學習，不斷完善自我。以某中學為例，為了激發檔案管理工作人員的熱情，中學校長在校內舉辦了檔案知識競賽和數字化檔案管理技術大比拼等活動，在活動中表現優秀的檔案管理人員可以獲得通報表揚和五百塊獎金，在檔案管理部門形成了你追我趕的良好學習氛圍，有效提升了檔案管理工作人員的專業素養[2]。

3 結論

綜上所述，中學檔案管理創新的內容相對較多，對中學要求較高，需要中學管理人員投入更多的資源。通過本文的分析可知，中學管理人員需要制定完善的檔案管理制度，加強硬件及軟件設施建設，并定期開展檔案管理人員的培訓活動，從理念、技術和人員角度促進檔案管理的創新及數字化建設，為檔案資料的開發利用提供保障。

參考文獻

[1]盧旭.試論中學檔案管理工作有效為學校發展服務[J].辦公室業務，2019（01）：98-99.

[2]許媚.中學檔案管理重要地位及加強檔案管理的途徑[J].蘭臺世界，2018（S2）：208-209.