發揮醫院人事檔案信息在人力資源管理的作用

摘 要：在人事檔案信息管理在醫院人力資源管理中具有重要作用，掌握正確的檔案信息管理手段，結合醫院實際情況進行管理，并對醫院人事檔案信息資源進行合理的利用，可以有效提升醫院人力資源管理水平，從而推進醫院健康快速發展。

關鍵詞：醫院；人力資源；檔案管理；強化策略

對醫院健康穩定發展而言，人事檔案管理既能為醫院提供有力的人才保障，同時也是人力資源管理工作的重要組成部分，因此對醫院的發展建設具有非常重要的影響和作用。由于人事檔案管理內容非常多，具有一定的復雜性，因此需要借助信息技術手段進行管理。

1 人事檔案管理價值

人事管理與醫院各項管理都有聯系，人事檔案管理又是人事管理主要內容，會影響醫院人事工作的有效性。在醫院中，人事檔案管理是醫院各項工作開展是否順利的保障，例如人員調動，根據人事檔案才能將人才匹配到正確的崗位中，合理調動員工的工作積極性。此外，人事檔案管理與醫院的發展有著緊密聯系，當醫院完善制度、制定發展戰略時，相關領導人需對人事檔案進行查看。對醫院人才合理匹配，有助于人才發揮自我能力，進而提升醫院醫療服務水平。

2 醫院人事檔案管理亟待改善的問題

2.1 人事檔案管理松散，缺乏重視度

領導層成員綜合素質的高低關系到醫院能否健康快速發展，是醫院的核心。總的來說，醫院領導往往會更加重視引進先進醫療設備、優秀醫療人才的引進方面，對于人事檔案的信息化管理工作不太重視。比如，X人民醫院長期以來就不夠重視人事檔案信息化管理方面的工作，再加上醫院處于繁華的市區，每天接診的患者非常多，工作量很大，于是部分信息檔案管理工作人員就被抽調到其他部門工作。慢慢地，人事檔案管理部門逐漸被邊緣化，導致檔案的信息管理工作不能及時完成并且出現工作失誤的情況。

2.2 信息化管理方式傳統，缺乏創新性

目前，大多數醫院還是采用傳統紙質版的管理方法。這種紙質版的人事檔案儲存方法由于資料眾多，所以需要花費大量的人力、財力，并且在歸類整理的時候，由于人不像機器那么智能，或多或少會出現信息整理錯誤。比如工作人員可能會忘了某個數據儲存在哪個地方；也有少部分先進醫院會采用電腦網絡信息化管理。但是由于工作人員的計算機水平不夠高，計算機數據處理能力偏差，所以在管理的時候，會出現歸類錯誤、信息誤存等問題，給廣大群眾帶來不必要的麻煩，給醫院的口碑帶來一定的負面影響。

3 強化醫院人事檔案信息的策略

3.1 修建符合人事檔案管理要求的檔案室

一個獨立、專門的人事檔案室是進行人事檔案管理的基礎。人事檔案屬于紙質檔案，易腐易潮易燃燒，因此人事檔案室的裝修則顯得格外重要。在裝修過程中要嚴格遵循“六防”的原則，防火、防潮、防蛀、防盜、防光和防高溫。除此之外還應該配備空調、去濕機、溫濕度記錄儀、報警裝置、防火裝置和排風扇等儀器，從而保障人事檔案的存放和保管。考慮到檔案的科技化水平管理，還應該在檔案室修建工作臺，利于電腦、掃描儀、打印機、復印件等硬件設施的擺放。

3.2 成立領導小組，全面提高檔案管理員素質

成立由院長為首、紀委為督導、人事科科長為指導的人事檔案管理領導小組，這一舉措不僅可以從宏觀政策上提高醫院對人事檔案管理的重視，強化對人事檔案管理的力度。要組建一支高素質、高技能的人事檔案管理員隊伍。首先，優先選拔政治思想素質高的共產黨員；其次，對所選人員進行專業技能的系統化培訓，使其熟練掌握人事檔案管理的知識和流程，培訓要循序漸進并貫穿整個職業生涯，定期或者不定期對其進行考核；最后，要不斷全面提升人事檔案管理人員的綜合素質，如高尚的職業道德素質、較強的組織協調能力。人事檔案工作人員是一群默默無聞的無名英雄，是幕后工作者。人事檔案工作在人們眼里往往被認為是沒有技術含量的機械勞動。這就要求人事檔案工作人員樹立正確的價值觀、人生觀，增強信心，堅定思想，平衡心態，以實際行動維護個人尊嚴及檔案工作的職業榮譽。

3.3 改革舊制度，與時俱進，開拓創新

陳舊的人事檔案管理制度已經跟不上人事制度改革的步伐。用人方式的多樣性，人員身份及聘用崗位類別的不同，如干部、工人等等。對比，可以采用以下方法對人事檔案進行創新性編排。首先，將所有檔案按照退休人員、在職人員分為兩大類，退休里面又進一步細分到離休和退休。考慮到退休人員的檔案使用率較低，把退休人員的檔案歸在一起，可以放到檔案密集架的最里面。考慮到在職人員的身份不同，退休時間不同，可將檔案分為干部身份、工人身份兩大類，干部身份人員退休時間較晚，相對比較穩定，而女工人退休時間較早，所以她們檔案的使用率相對較高。最后，在每一類別里按照漢字結構或者姓氏拼音首字母進行檔案的編排。這樣可以使檔案編排更合理，提高檔案密集架的使用率，在檔案的查閱上更省時省力。另外，醫院應該加強人事檔案管理的現代化、規范化和標準化，使人事檔案管理能與時俱進，開拓創新。

3.4 開發新系統，利用新科技，信息化管理

人事檔案管理工作應該充分利用現代科學技術，實現信息化管理。首先，醫院應該與口碑和業績都比較好的軟件公司合作，開發適用于本醫院的人事檔案管理數據庫，數據庫要包括人事檔案十大分類材料的所有信息，對于像履歷表這類的表格可以有空模版便于輸入和導出。除此之外該數據庫還要注明每本檔案所在具體位置及目前使用情況。其次，檔案管理人員使用掃描儀將檔案原件掃描上傳到該數據庫，作為原始資料的圖片版本儲存在該庫，以便日后查閱。最后，對于一些個人基本信息，如年齡、學歷、職稱等，醫院員工可以憑借自己賬號和密碼登錄該庫進行查看，當然查閱權限只能設為個人，這不僅可以使員工及時了解自己所處的水平，對未來做好職業規劃，還可以及時發現問題，便于反饋和更改。另外，醫院要督促軟件公司對數據庫進行維護和升級，從而保證數據庫使用的準確性和安全性。

4 結束語

人事檔案管理是人力資源管理的主要內容，而人力資源的管理關乎醫院的競爭力。因此，醫院領導應高度重視醫院人事檔案管理工作，通過強化全員的檔案管理意識，完善各項規章制度，加快檔案管理的信息化建設，健全檔案動態管理機制，實現人才強院、科技興院，推動醫院健康發展。

參考文獻

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作者簡介

鄒軍麗（1976-），女，檔案館員，煙臺市中醫醫院工作。