論事業單位檔案管理中現代化方式的利用

孫嘉珮

摘 要：網絡技術與信息技術的普及推動各行各業的發展，事業單位在檔案管理中可以應用現代化技術提高管理效率?；诖?，本文以事業單位檔案管理作為研究對象，分析將現代化方式應用于檔案管理的重要性，分別從檔案檢索與目錄管理、庫房管理、電子文檔以及網絡系統等方面闡述事業單位檔案管理的現代化實踐。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；現代化方式

信息化社會背景下，事業單位檔案管理工作需要緊跟時代的步伐，將網絡技術與信息技術相結合，實現大數據的高效利用，解決過去事業單位檔案管理中信息傳遞的滯后性問題。公共機構從事檔案管理工作的人員需要科學應用信息技術和計算機系統，將現代化方式貫徹于檔案管理中，從而提高檔案管理的質量與工作效率。

1 事業單位檔案管理中利用現代化方式的重要性

傳統的事業單位檔案管理人員數量多、工作強度大，工作效率低，不利于檔案管理質量的提升?，F代化事業單位檔案管理方式下，無紙化技術應用于檔案管理工作中，人們利用計算機可以進行檔案管理，通過系統的檢索在最短時間內查詢檔案資料，有效提升了檔案管理工作的效率。目前仍然有事業單位使用傳統的檔案管理方式，隨著網絡技術與計算機技術的普及，檔案管理形式變得多樣化，人們開始使用現代化管理方式，使工作井井有條。通過現代化技術，可以對檔案復制粘貼，將資料及時傳遞給各個部門，實現了高效的無紙化

辦公[1]。

2 事業單位檔案管理中現代化方式的利用途徑

2.1 計算機實現檔案檢索與目錄管理

檔案管理工作中，目錄管理尤為重要。隨著計算機技術的使用，人們從最初的手寫目錄變成了微機打印目錄，通過計算機辦公軟件，對事業單位的檔案資料分類處理，經過匯總后完成資料的錄入，統計后得到目錄，方便接下來的資料提取。人們使用某個檔案資料時，可以從目錄中找到該內容，在計算機軟件的協助下隨時調用資料，將資料名稱或關鍵字輸入系統檢索欄，對應的管理系統可以自動顯示資料的所在位置，點擊后可以觀看資料。針對不同的專題，檔案管理人員需要設置不同的目錄，建議使用現代化檔案管理方式，在檢索的同時進行信息分類與保管工作，將兩項工作同時進行，推動事業單位檔案管理目標的實現[2]。

某事業單位應用的檔案管理系統中，主要包含以下子系統：文件管理系統、檔案管理系統、合同檔案管理系統、項目檔案管理系統、會計檔案管理系統、人事檔案系統、法務文書管理系統以及文檔數字化管理等。在文件管理方面，系統可以按照企業特點自定義文檔元數據，樹狀形目錄結構，層級劃分，自定義標簽，屬性分類，按企業所需，自行定義，支持文件檔案一系列完整生命周期。系統支持OCR識別，JPG、TIF、PNG、PDF各種圖片格式的掃描文檔上傳后，后臺自動進行OCR文字識別，能直接通過圖片內文字進行檢索，且支持高級檢索功能。

2.2 計算機在庫房管理中的使用

隨著計算機技術的發展，檔案管理人員應建立符合該事業單位的檔案管理系統，在計算機技術的應用下隨時監控系統運行情況。系統可以控制庫房的空調設備，保證室內溫度、濕度達到合理范圍，實現對檔案管理庫的智能管理。不僅如此，可以應用現代化手段建立完善的監控系統，加強對事業單位檔案管理的力度，提高資料的安全性，監督庫房運行環境，系統可以及時報警，提示檔案管理人員在第一時間做出反應措施。

2.3 計算機技術推動紙質文檔的轉變

檔案管理工作展開時，人們利用計算機技術推動了電子文檔的普及。無紙化辦公背景下，人們可以將文檔資料以電子的形式實時保存，電子檔案被存儲與檔案管理系統中，需要查閱的時候可以從系統檢索功能中隨時調取。應用多媒體技術，將紙質文檔變為電子文檔，需要做出以下幾項工作：1）建立與事業單位檔案管理工作相協調的數據庫，使數據庫結構達到相關標準。2）應用多媒體技術，將圖片、視頻、文字以及聲音等形式的資料集體管理，可以使用U盤或光盤，將有價值的文檔轉化為電子文檔，存于硬盤中?，F如今，人們也開始應用云盤進行文檔的管理，只要聯網，云盤中的內容可以隨時查閱，為計算機檔案管理系統識別工作帶來便利。

2.4 檔案管理的網絡系統建立

互聯網時代背景下，人們已經習慣在計算機網絡平臺中工作或學習，計算機技術在各個行業領域中將會推動傳統技術的革新。檔案管理可以與計算機網絡平臺相融合，檔案管理工作需要突破傳統的管理模式，應用現代化管理模式，建立局域網，讓資源實現共享，人們可以使用軟件完成檔案管理工作。計算機技術為檔案庫與各部門搭建了信息溝通的橋梁，有利于實現檔案管理的現代化。人們應用檔案管理網絡后，可以在計算機系統的協助下進行人工模擬工作，利用網絡信息技術的優勢，提高事業單位檔案管理工作效率，使檔案管理工作更具有說服力。

某事業單位建立檔案管理網絡平臺后，系統支持全文檢索，對文件檔案只有模糊記憶便可從海量文件檔案中獲取所需文件檔案，極大減少了因查找困難浪費的工作時間。同時，各種形式的文件數據都可以在線預覽，權限內在線預覽文件包括Excel、Word、PPT、CAD等，無需下載，無需打印，方便人們直接使用。

3 總結

總而言之，事業單位實際工作中，人們綜合應用傳統技術與現代化技術，對檔案管理工作存在的問題及時分析、予以解決，有效提高了檔案管理工作的效率。檔案管理人員可以靈活應用網絡技術與信息技術，優化管理策略，推動事業單位檔案管理工作朝著現代化的方向發展。

參考文獻

[1]吳淑娟.事業單位檔案管理中現代化方式的利用探討[J].辦公室業務，2018（13）：86.

[2]龐洪波.分析事業單位檔案管理中現代化方式的利用[J].辦公室業務，2018（09）：78.