新形勢下人力資源和社會保障局的檔案管理工作探討

李傳濤

摘 要：檔案是人力資源和社會保障局的主要管理內(nèi)容之一，如何提高人力資源和社會保障局檔案管理的質(zhì)量是人力資源領(lǐng)域內(nèi)的熱門話題。本文闡述了新形勢下人力資源和社會保障局檔案管理的創(chuàng)新特點，并對加強人力資源和社會保障局檔案管理質(zhì)量的措施進行了探討。

關(guān)鍵詞：人力資源和社會保障局；檔案管理；信息化管理

計算機應(yīng)用技術(shù)的發(fā)展極大的推動了我國各個行業(yè)向現(xiàn)代化、信息化的方向發(fā)展，對其生產(chǎn)方式以及管理模式上都有一定程度的改革。在目前新形勢下，信息化成為了各個行業(yè)發(fā)展的必然趨勢。對于人力資源和社會保障局來說，為了不斷提高檔案管理工作的質(zhì)量，人力資源和社會保障局必須充分意識到信息化管理模式對于其管理模式的深遠(yuǎn)影響，在包括檔案管理在內(nèi)的人力資源和社會保障局管理中不斷深化信息化管理模式的改革。

1 新形勢下人力資源和社會保障局檔案管理的創(chuàng)新特點

21世紀(jì)，數(shù)字化信息的不斷發(fā)展為人力資源和社會保障局的檔案管理帶來了不斷地革新，在這種新形勢下，人力資源和社會保障局檔案管理的環(huán)境、資源類型以及用戶群體等都發(fā)生了很大的變化。傳統(tǒng)人力資源和社會保障局的檔案管理是基于實體檔案為基本服務(wù)類型的檔案服務(wù)方式，而隨著檔案管理數(shù)字化和信息化的不斷變革，傳統(tǒng)的檔案管理方式對于檔案的整合以及分配的效率越來越低，因此，研究大數(shù)據(jù)環(huán)境下圖書館的數(shù)字資源整合是很有必要的。新形勢下人力資源和社會保障局的檔案管理主要依靠先進的信息技術(shù)以及現(xiàn)代化的管理理念來實現(xiàn)檔案管理模式的更新，并在綜合的應(yīng)用中實現(xiàn)檔案管理的信息化目標(biāo)。在這個過程中，實現(xiàn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)是先進的信息技術(shù)。

首先，人力資源和社會保障局檔案管理信息化的特征體現(xiàn)在多個方面，有效實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的基礎(chǔ)是現(xiàn)代化管理技術(shù)在檔案管理信息化當(dāng)中的應(yīng)用?，F(xiàn)代化管理技術(shù)的應(yīng)用能夠?qū)⑷肆Y源信息的遠(yuǎn)程處理目標(biāo)得到有效的實現(xiàn)，同時提高人力資源和社會保障局檔案管理的整體效率。

其次，集成化特征作為人力資源和社會保障局檔案管理信息化的另一個特征也是較為突出的。檔案管理信息化能夠?qū)⑷肆Y源和社會保障局前后端信息進行有效的交互，在人力資源和社會保障局的統(tǒng)一化管理上起著重要作用。

再者人力資源和社會保障局檔案管理信息化的特征還體現(xiàn)在能夠全面的管理人力資源。這些特征使得在人力資源和社會保障局的人力資源管理中，信息數(shù)據(jù)能夠統(tǒng)一有效的處理，對人力資源和社會保障局的檔案管理有著積極作用。

2 新經(jīng)濟時代下人力資源管理模式的創(chuàng)新內(nèi)容

傳統(tǒng)人力資源和社會保障局在檔案管理的過程中，一般是通過人力進行相關(guān)檔案信息的分類與整合，這使得在檔案的管理過程中，容易因人為操作造成檔案管理的錯誤，同時，這種檔案管理的效率也較為低下。因此，進行人力資源和社會保障局的檔案管理創(chuàng)新是具有重要意義的。

2.1 人力資源和社會保障局檔案管理數(shù)據(jù)庫建立

傳統(tǒng)的人力資源和社會保障局檔案管理系統(tǒng)中人力資源信息的存儲與提取都是通過人力去計算和規(guī)劃人力檔案來保證的，但是在新形勢下，隨著企業(yè)以及員工信息的復(fù)雜化和規(guī)模擴大化，傳統(tǒng)的檔案管理模式的工作效率逐漸顯得不足，并且在實際管理工作中還造成了極大的人力物力浪費，使得人力資源和社會保障局檔案管理成本增加。

新形勢下人力資源和社會保障局的檔案管理內(nèi)容是極為復(fù)雜的，因此，在人力資源和社會保障局的檔案管理中，要合理使用數(shù)字化技術(shù)，建立檔案管理的數(shù)據(jù)庫。人力資源和社會保障局檔案管理數(shù)據(jù)庫能將不同類型的檔案進行統(tǒng)一的存儲和管理，從而在檔案的分配和整理上能夠更加具有全面性，在檔案管理的過程中也能為用戶提供完善的檔案調(diào)用流程。除此之外，人力資源和社會保障局檔案管理數(shù)據(jù)庫還能在一定程度上完成檔案信息的自動分類，不同檔案信息可以根據(jù)其檔案屬性存儲在不同的數(shù)據(jù)庫類型中，使得檔案管理人員能夠迅速的查找到其所需要的檔案信息。

2.2 人力資源和社會保障局檔案管理的制度更新

我國信息化的檔案管理模式還處在初級階段，為了有效的提高檔案管理系統(tǒng)的運行效率和管理水平，人力資源和社會保障局應(yīng)當(dāng)全面分析影響檔案管理系統(tǒng)的各種因素，綜合考慮各種因素所引發(fā)的不同問題并提出相關(guān)解決方案，最終設(shè)立完整的檔案管理制度。在新形勢下，對于人力資源和社會保障局檔案管理系統(tǒng)中的信息處理系統(tǒng)以及智能設(shè)備的管理應(yīng)當(dāng)注重其關(guān)聯(lián)性，實現(xiàn)聯(lián)動管理，從而達(dá)到較優(yōu)的運行管理效果。

3 新形勢下加強人力資源和社會保障局檔案管理質(zhì)量的措施

新形勢下人力資源和社會保障局的檔案管理工作主要依靠先進的現(xiàn)代化管理技術(shù)以及管理理念來實現(xiàn)文檔管理模式的更新，并在綜合的應(yīng)用中實現(xiàn)人力資源和社會保障局發(fā)展的創(chuàng)新?，F(xiàn)代化管理技術(shù)與傳統(tǒng)文檔管理工作經(jīng)驗的融合能夠?qū)⑽臋n管理工作的內(nèi)容質(zhì)量提高，并且在具體的工作流程中實現(xiàn)高效率以及高質(zhì)量運行，從而為人力資源和社會保障局總體的管理過程提供指導(dǎo)思路，最終加強人力資源和社會保障局信息化建設(shè)。

3.1 優(yōu)化人力資源和社會保障局檔案整合模式

傳統(tǒng)的人力資源和社會保障局檔案整合過程中，一般是通過人力進行檔案的查找、分類以及整合。但是基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案整合過程中，可以使用計算機技術(shù)支持下的檔案管理平臺進行檔案信息的整合。檔案信息管理平臺在人力資源和社會保障局?jǐn)?shù)據(jù)庫中構(gòu)建了搜索功能，管理人員可以通過不同索引的搜索將人力資源和社會保障局?jǐn)?shù)據(jù)庫中不同的檔案進行分類，其分類方式根據(jù)管理人員的分類條目為準(zhǔn)。在人力資源和社會保障局檔案庫中，不同類型的檔案信息是存放在不同類型的數(shù)據(jù)庫中的，舉例來說，管理人員需要搜索相關(guān)工科的人力檔案信息，可以人力資源和社會保障局檔案管理平臺中輸入“工科”進行查找，即可顯示出資源庫中的所有工科類型的人力資源，從而方便管理人員的分類和整合。此操作的基礎(chǔ)是通過人力資源和社會保障局檔案提前整合進數(shù)據(jù)庫中的類型辨別來完成的，因此，在不同類型的檔案整合進入數(shù)據(jù)庫時，要根據(jù)其檔案類型對其打上不同的檔案標(biāo)簽，從而使得管理人員在進行分類型查找時不造成混亂或者遺漏，為新形勢下的人力資源和社會保障局檔案管理質(zhì)量打下基礎(chǔ)。

3.2 提高企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)

人力資源和社會保障局檔案管理員工是檔案系統(tǒng)建設(shè)的重要推動力之一。檔案管理員工對于文檔管理技術(shù)的實用水平直接影響人力資源和社會保障局的檔案系統(tǒng)建設(shè)質(zhì)量?，F(xiàn)代化文檔管理工作對于人才的要求也是相對較高的，所以達(dá)成人力資源和社會保障局檔案現(xiàn)代管理化目標(biāo)的首要任務(wù)是加強對檔案管理員工的文檔管理技術(shù)培訓(xùn)，經(jīng)過一定程度的培訓(xùn)，檔案管理員工就能熟練的適應(yīng)以及掌握基礎(chǔ)的文檔現(xiàn)代化管理工作流程。

4 結(jié)語

隨著新形勢下檔案管理工作的不斷復(fù)雜化，做好人力資源和社會保障局檔案管理工作能夠為人力資源和社會保障局的工作過程帶來良好的效果。同時，人力資源和社會保障局管理者要認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的重要意義，計算機應(yīng)用技術(shù)以及數(shù)據(jù)處理軟件是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，計算機應(yīng)用技術(shù)可以為人力資源和社會保障局檔案管理部門建立系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理平臺，提高檔案管理效率，并優(yōu)化其管理模式，最終為人力資源和社會保障局總體檔案管理模式的更新和改革做出貢獻(xiàn)。

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