檔案管理信息化

夏茜

摘 要：隨著國家科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作也逐漸轉(zhuǎn)向信息化管理，并且檔案管理信息化是檔案工作的重要變革內(nèi)容，它對檔案管理的方式以及要求都有了新的變化，所以在當(dāng)今的檔案管理工作中，第一步就是要與先進(jìn)的科學(xué)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，然后改革創(chuàng)新檔案管理方式，全面提高檔案管理技術(shù)而更好的服務(wù)于社會[1]。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化

現(xiàn)代化檔案管理的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化技術(shù)和信息化技術(shù)等一系列現(xiàn)代化技術(shù)的結(jié)合，最終實(shí)現(xiàn)社會資源共享的管理方式。由于科技的發(fā)展，以往的手動檢索和人工服務(wù)已經(jīng)不能夠滿足人們的需求，也無法適應(yīng)時代的發(fā)展，所以，檔案工作者應(yīng)該改變以往的觀念，拓展創(chuàng)新檔案管理的科學(xué)技能，能夠更好的服務(wù)于社會。為了實(shí)現(xiàn)檔案保存期限的延長、管理效率的提升和查詢信息的便捷等目的，就必須實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理。

1 檔案管理信息化的優(yōu)點(diǎn)

過去傳統(tǒng)的檔案管理方法是利用人工管理手段，不但浪費(fèi)管理資源，還經(jīng)常出現(xiàn)操作失誤和文件損壞的現(xiàn)象，但是信息化的檔案管理就能夠減少以上問題出現(xiàn)的幾率，還能夠提高檔案管理效率，能夠保證檔案資料的安全，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理信息化和智能化的發(fā)展，在檔案管理工作上發(fā)生質(zhì)的飛躍。

1.1 彌補(bǔ)人工操作的不足

在傳統(tǒng)的檔案管理中主要是人工操作，但是人工管理存在很多的缺陷，比如十分占用存儲空間、人工管理費(fèi)時費(fèi)力、查詢檔案不夠便捷、檔案利用率低、經(jīng)常出現(xiàn)檔案的損壞和丟失，所以，為了整改檔案的管理模式，應(yīng)該積極創(chuàng)新和學(xué)習(xí)信息化檔案管理。

1.2 改善資源共享的便捷程度

由于傳統(tǒng)的人工操作無法快速的傳輸檔案文件，不能夠共享資源，極大程度上造成了資金與資源的浪費(fèi)，還給檔案信息的查找造成了困難，但是利用信息化技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，就可以系統(tǒng)的對檔案進(jìn)行管理，并且將檔案內(nèi)外部進(jìn)行合并管理。

1.3 提高文件傳輸速度和文件的安全

在傳統(tǒng)的檔案管理中，在日常的信息辦理中，常常會出現(xiàn)檔案的丟失或者人員私藏檔案的現(xiàn)象，而且檔案文件的傳輸會受到時間和路程的限制，并且很有可能因?yàn)槠渌蛟斐晌募膿p壞或者延遲，在很大程度上給檔案的使用者造成了不便，但是利用信息化的方式管理檔案不僅會改善這些狀況，還能夠高效的提高文件的傳輸速度，并且對于文件的安全也能夠有所保證。

2 有效實(shí)施信息化管理的方式

雖然國家的科技發(fā)展迅速，但是檔案管理信息化卻是一個循序漸進(jìn)的過程，比如在檔案收集和檔案整理等方面就需要逐步地加以完善，避免出現(xiàn)檔案文件的缺失，在檔案信息的安全方面能夠有所保證。由于檔案管理系統(tǒng)十分復(fù)雜，所以在實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理時，應(yīng)該從多方面考慮實(shí)施的方式。

2.1 建立健全的檔案管理制度

在建設(shè)信息化檔案管理的過程中，應(yīng)該要建立健全的檔案管理制度，用來適應(yīng)信息化檔案管理中可能會出現(xiàn)的問題，能夠全面有效的提高檔案管理的水平。除此之外，還應(yīng)該在實(shí)際工作中，有針對性的制定適應(yīng)于各種類型的檔案文件的制度，并且確保在實(shí)際操作中的可行性，也能夠約束管理工作者，使其能夠全心全意的服務(wù)社會。

2.2 將管理制度落實(shí)在實(shí)際工作中

實(shí)行信息化檔案管理需要科學(xué)完整的管理制度體系，所以在建立管理制度時要合理，還要簡便實(shí)用，最重要的是，此制度限制著領(lǐng)導(dǎo)與管理人員雙方，在工作中獎懲分明，充分顯示出管理制度的權(quán)威性和約束性。

3 注重培養(yǎng)檔案管理人員整體素質(zhì)

因?yàn)闄n案管理人員的綜合素質(zhì)對檔案管理工作的質(zhì)量和水平有很大的影響，而且在提高檔案管理工作的效能方面有著至關(guān)重要的作用，所以必須提升檔案管理人員的素質(zhì)。最重要的是提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識，并在檔案管理工作中時刻謹(jǐn)記自身的職責(zé)所在，正所謂“在其位謀其職”。此外，還要對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們在檔案管理方面的專業(yè)知識和技能，還要要求管理人員能夠熟練運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，全面提升信息化檔案管理水平。

3.1 提高檔案管理人員的思想認(rèn)識

社會的發(fā)展對檔案管理人員的工作也產(chǎn)生了很大的壓力，導(dǎo)致了管理工作的難度也逐漸加大，那么在這種情況下，就應(yīng)該在管理工作人才、資金和政策上給予大力支持，也應(yīng)該關(guān)心和愛護(hù)檔案管理工作人員，幫助其解決困難，改善工作環(huán)境，提高他們的工資待遇。

3.2 強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識

檔案管理是一種為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，為工作執(zhí)行提供服務(wù)的工作性質(zhì)，所以檔案管理人員應(yīng)該積極開展職業(yè)道德教育，強(qiáng)化服務(wù)意識，完善服務(wù)方法，發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動性，能夠堅(jiān)持自己的原則，按照規(guī)章制度處理事務(wù)，主動熱情的為社會服務(wù)，提高工作效率。

4 結(jié)語

實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理是檔案管理工作必要的發(fā)展趨勢，尤其是在如今快速發(fā)展的信息化技術(shù)下，檔案管理信息化是能夠有效的提高管理工作的效率，完善資源的共享，方便檔案信息使用者的信息查詢，同時，信息化的檔案管理模式能夠保證檔案文件的安全性和穩(wěn)定性。除此之外，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化還需要提高管理人員的綜合素質(zhì)和他的專業(yè)技能[2]，以達(dá)到更好地服務(wù)社會的目的，總而言之，要不斷地改革創(chuàng)新和學(xué)習(xí)，為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]吳寶康.檔案學(xué)概論[M].中國人民大學(xué)出版社，1988.

[2]濮德祥.檔案管理學(xué)[M].檔案出版社，1987.