淺談醫(yī)院辦公室文書檔案管理

摘 要：醫(yī)院管理中辦公室文書檔案管理是重要組成部分，科學(xué)技術(shù)與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的現(xiàn)如今，各行各業(yè)幾乎都實(shí)現(xiàn)了信息化，醫(yī)院也是如此，各種先進(jìn)的科技技術(shù)應(yīng)用其中。醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作也要更上醫(yī)院發(fā)展，加強(qiáng)辦公室文書檔案更加重要。在醫(yī)院檔案管理工作中，信息技術(shù)的應(yīng)用，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案逐漸淘汰，醫(yī)院檔案管理工作慢慢朝著信息化發(fā)展。本篇論文主要介紹了醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；辦公室；醫(yī)院檔案管理；核心作用

醫(yī)院要想發(fā)展進(jìn)步，必須引進(jìn)科學(xué)技術(shù)、先進(jìn)的管理模式，醫(yī)院辦公室文書檔案工作在醫(yī)院發(fā)展中起到的作用越發(fā)突出。醫(yī)院檔案管理工作在醫(yī)院科研與管理決策上都起到了非常重要的作用。

1 醫(yī)院辦公室文書管理工作存在的一些問題

1.1 不重視醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作

目前我國醫(yī)院檔案辦公室文書管理工作中，普遍存在一個(gè)問題，醫(yī)院不重視檔案管理工作，部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層思想還比較傳統(tǒng)，不重視醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作，偏重于醫(yī)院科研工作與醫(yī)療工作，認(rèn)為這才是醫(yī)院最根本的，認(rèn)為醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作就是保存資料，不是很重要。在這方面投入的資金就不足。醫(yī)院管理普遍傾向于醫(yī)療科研方面，或者優(yōu)秀醫(yī)護(hù)人員的引進(jìn)，投入在行政崗位上的資金比較少，特別是檔案管理方面，投入的資金少之又少，專業(yè)的檔案管理人才也無法，相關(guān)設(shè)施比較陳舊等等，這些都影響到檔案管理工作的發(fā)展。做好醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作可以為醫(yī)院管理層決策各項(xiàng)事務(wù)提供參考依據(jù)，但是由于部分醫(yī)院管理層的忽視這項(xiàng)工作，導(dǎo)致醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作方法陳舊、相關(guān)設(shè)備缺乏，長期沒有發(fā)展，這些都嚴(yán)重影響到醫(yī)院辦公室文書檔案工作的發(fā)展。

1.2 醫(yī)院檔案管理工作人員職業(yè)素養(yǎng)不高

人才是發(fā)展的必要因素，醫(yī)院要是缺乏某方面的人才，這個(gè)工作就容易停滯不前。對(duì)于醫(yī)院來說，除了需要優(yōu)秀的醫(yī)護(hù)人才，管理方面的人才也是急需的。檔案管理工作人員是行政崗位，就目前來說人才的缺口比較嚴(yán)重，現(xiàn)有部分檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)普遍不高，檔案管理相關(guān)技能水平不高，這也是目前我國許多醫(yī)院普遍存在的一個(gè)問題，因而影響到醫(yī)院辦公室文書檔案管理發(fā)展進(jìn)步。

1.3 醫(yī)院辦公室文書檔案管理相關(guān)規(guī)范制度不完善

好的管理，離不來完善的制度，就目前我國醫(yī)院檔案管理工作來說，管理規(guī)范制度的不完善，直接影響到醫(yī)院辦公室檔案管理水平的提高。制度的不完善，容易造成檔案管理流程不規(guī)范，檔案資料與借出時(shí)存在很多不合理現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案收集、整理、存檔不規(guī)范，也失去了保存的意義。醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案資料管理工作非常嚴(yán)謹(jǐn)，對(duì)醫(yī)療研究來說檔案資料是非常重要的參考資料，對(duì)醫(yī)療檔案資料進(jìn)行科學(xué)的管理與保存，是醫(yī)療科技進(jìn)步與攻克醫(yī)療疑難雜癥的保障。要是檔案管理流程出現(xiàn)了問題，分類模糊不清，檔案管理混亂，那么在查詢檔案資料時(shí)就容易出現(xiàn)問題，進(jìn)而影響到檔案資料的服務(wù)性能。

2 解決醫(yī)院檔案辦公室文書管理工作問題的對(duì)策

2.1 重視醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作

醫(yī)院辦公室文書檔案是醫(yī)院各種重要的資料，要想醫(yī)院更好的發(fā)展，醫(yī)院管理層一定要重視起來，這對(duì)醫(yī)院的長久發(fā)展有著重要意義。醫(yī)院管理層要其模范帶頭作用，引導(dǎo)重視檔案管理工作。對(duì)于醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作來說，檔案管理相關(guān)設(shè)備是必須品，只有相關(guān)設(shè)施完善了，才能提高醫(yī)院辦公室文書檔案管理水平，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展進(jìn)步。首先要解決的就是資金問題，要加大資金的投入，不斷完善檔案管理相關(guān)設(shè)施，陳舊的設(shè)備要及時(shí)更新，保證檔案管理工作跟得上時(shí)代發(fā)展。提高檔案管理的工作效率，保證醫(yī)院檔案資料的安全性。醫(yī)院也可以組織相關(guān)人員開展檔案管理方面的知識(shí)講座，來提高醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作人員的意識(shí)，推動(dòng)其積極的投入到檔案管理工作當(dāng)中。

2.2 提高醫(yī)院檔案管理工作人員職業(yè)素養(yǎng)

企業(yè)的發(fā)展離不開優(yōu)秀的人才，醫(yī)院亦是如此，檔案辦公室文書檔案管理相關(guān)設(shè)施完善了，優(yōu)秀的檔案管理人才是必不可少的，這也是目前我國許多醫(yī)院普遍存在的一個(gè)問題。醫(yī)院要營造出一種氛圍，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的觀念，將先進(jìn)的管理理念應(yīng)用其中，進(jìn)而跟的上時(shí)代發(fā)展，自覺提高自身職業(yè)素養(yǎng)，醫(yī)院相關(guān)部門要定期組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理技能水平。醫(yī)院人力資源部門，也要重視優(yōu)秀檔案管理人才的引進(jìn)，醫(yī)院檔案管理工作，不單單需要具備系統(tǒng)的檔案知識(shí)，還要掌握檔案管理工作技能，并要具備良好的職業(yè)素養(yǎng)，所以，我們?cè)谡衅溉瞬艜r(shí)，要加大優(yōu)秀專業(yè)人才的招聘，為醫(yī)院引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人才，進(jìn)而提高醫(yī)院檔案管理水平。

2.3 不斷完善醫(yī)院辦公室文書檔案管理規(guī)范制度

檔案管理工作要想有序的進(jìn)行下去，一定要完善醫(yī)院檔案管理規(guī)范制度，檔案管理流程一定要規(guī)范化，檔案錄入要嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行，特別是醫(yī)療檔案一定要科學(xué)研究，不能出現(xiàn)任何差錯(cuò)。所以，在整個(gè)檔案收集、整理、歸檔的過程中，要實(shí)施審核制度，嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)章制度執(zhí)行。檔案資料的借閱也要有規(guī)定，要嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，要有相關(guān)手續(xù)，歸還檔案要及時(shí)，保證檔案資料的安全性，提高醫(yī)院檔案管理的工作效率。

2.4 先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用其中

醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作要想發(fā)展進(jìn)步、要想跟的上時(shí)代的發(fā)展，就要將先進(jìn)的科技技術(shù)應(yīng)用其中，就一定要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院辦公室文書檔案管理信息化管理。紙質(zhì)檔案資料的保管，對(duì)其儲(chǔ)存環(huán)境的要求比較高，特別是在保存那些珍貴的醫(yī)療資料時(shí)，需要考慮各個(gè)方面的因素，如，室內(nèi)的濕度、溫度，還要預(yù)防蟲鼠的破壞等等，要確保這些檔案資料安全。因此文書檔案設(shè)施要定期維護(hù)，陳舊設(shè)備要及時(shí)更換，辦公室文書檔案庫房要有放火、防潮功能。 科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用在醫(yī)院檔案管理，有效避免了紙質(zhì)檔案管理工作中的許多麻煩，信息化可以醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)信息資料分門別類的收集、整理，并儲(chǔ)存起來，大大提高了檔案工作的效率，準(zhǔn)確率也提高了不是，并極具時(shí)效性，有效提高了檔案資料的服務(wù)功能。信息化使得檔案管理工作成為一個(gè)網(wǎng)絡(luò)體系，形成檔案管理信息化系統(tǒng)，檔案資料的人員只需通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)就能夠查詢所需檔案資料，實(shí)現(xiàn)了檔案資源共享，有效避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的查找困難，給檔案信息使用者帶來很多不便。信息技術(shù)下檔案資料計(jì)劃都是以數(shù)據(jù)形式儲(chǔ)存于數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，逐漸朝著無紙化邁進(jìn)，醫(yī)院各種檔案資料通過電子的形式保存下來，方便、快捷，避免了紙質(zhì)檔案資料容易破損的穩(wěn)態(tài)，保證了檔案管理資料的安全性。當(dāng)然信息化檔案管理工作不是一朝一夕都可以完成的，需要一定過程，在加上許多珍貴的醫(yī)療資料都是紙質(zhì)的，檔案庫房依舊是必須存在的，目前大多數(shù)醫(yī)院采取是人工與信息技術(shù)相結(jié)合的方法，這樣提高了工作效率，還保證檔案資料完整性。

3 結(jié)束語

總而言之，新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作迎來了機(jī)遇也帶來了挑戰(zhàn)，在醫(yī)院檔案文書管理工作中還存在一些問題有待解決，新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作也要認(rèn)清形勢，與時(shí)俱進(jìn)，不斷發(fā)展進(jìn)步，要跟的上時(shí)代的發(fā)展。切實(shí)落實(shí)好醫(yī)院檔案管理工作，落實(shí)好我國醫(yī)療改革政策，為醫(yī)院檔案資料使用者提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，進(jìn)而推動(dòng)我國醫(yī)療事業(yè)健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王琳琳.怎樣提高提升醫(yī)院檔案管理工作效率[J].檔案工作，2018，04（07）：67-67.

作者簡介

盧柳梅（1982-），女，廣東省東莞市，學(xué)士，本科，研究方向：醫(yī)院檔案管理。