新形勢(shì)下加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理工作研究

李凌峰

摘 要：文書檔案管理作為事業(yè)單位管理中的重要組成部分。文書檔案通過(guò)文字方式，詳細(xì)記錄了事業(yè)單位各項(xiàng)工作及相關(guān)內(nèi)容。加強(qiáng)文書檔案管理，對(duì)于事業(yè)單位而言，作用集中體現(xiàn)在為事業(yè)單位的管理與發(fā)展提供了海量有效信息。本文在闡述新形勢(shì)下，加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理工作意義的基礎(chǔ)上，基于事業(yè)單位的視角下，提出了加強(qiáng)文書檔案管理工作的有效措施，旨在進(jìn)一步提高文書檔案管理工作水平，為促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展提供保障。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；文書檔案；管理工作

新時(shí)期下，事業(yè)單位加強(qiáng)文書檔案管理工作，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的決策，提供海量的、具有價(jià)值的信息，保證了事業(yè)單位的決策合理性，一定程度上，促進(jìn)了事業(yè)單位的發(fā)展。因此，事業(yè)單位相關(guān)人員需要高度認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性。然而新時(shí)期下，文書檔案管理工作顯然更加復(fù)雜，更具有挑戰(zhàn)性。因此，事業(yè)單位相關(guān)管理人員需要立足于文書檔案管理工作現(xiàn)狀，積極探索有效管理途徑，切實(shí)提高文書檔案管理工作水平，為促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。鑒于此，本文對(duì)“新形勢(shì)下加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理工作”展開更深層次的剖析具備一定的現(xiàn)實(shí)意義與價(jià)值。

1 新形勢(shì)下加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理工作的重要意義

文書檔案管理工作作為事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，文書檔案主要涉及到事業(yè)單位各項(xiàng)工作內(nèi)容，加強(qiáng)文書檔案管理的重要意義，集中體現(xiàn)在兩個(gè)方面。接下來(lái)，筆者進(jìn)行簡(jiǎn)要介紹。

1.1 提供具有法律效力的相關(guān)憑證

事業(yè)單位的文書檔案，以文字形式，詳細(xì)記錄了事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中的大大小小事件及其相關(guān)內(nèi)容[1]。通過(guò)文書檔案，可以再現(xiàn)事業(yè)單位的方方面面。基于法律角度而言，事業(yè)單位各項(xiàng)文書檔案，具備一定的法律效力。新形勢(shì)下，事業(yè)單位加強(qiáng)文書檔案管理，能夠?yàn)椴块T檢查事業(yè)單位的各項(xiàng)工作，提供具有法律效力的相關(guān)憑證。

1.2 為社會(huì)事業(yè)提供信息檢索服務(wù)

事業(yè)單位中的文書檔案，通過(guò)紙質(zhì)方式，詳細(xì)記錄了事業(yè)單位發(fā)展及活動(dòng)中所涉及到的各項(xiàng)信息，例如：辦公場(chǎng)所、業(yè)務(wù)范疇以及各項(xiàng)活動(dòng)支出等，在文書檔案中均有著詳細(xì)的記錄[2]。同時(shí)，事業(yè)單位各項(xiàng)工作實(shí)際情況以及資產(chǎn)情況，也詳細(xì)記錄在內(nèi)。基于這一認(rèn)識(shí)，可以這樣認(rèn)為，事業(yè)單位各項(xiàng)文書檔案是信息的寶庫(kù)。信息化時(shí)代，信息作為一類最具有價(jià)值的資源，面對(duì)事業(yè)單位海量的信息，一旦深入挖掘出文書檔案具備的潛在價(jià)值，必然能夠推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展[3]。同時(shí)，事業(yè)單位文書檔案有利于事業(yè)單位決策科學(xué)化，合理化。原因在于通過(guò)文書檔案，獲取各項(xiàng)信息的基礎(chǔ)上，加以系統(tǒng)分析，便可以為決策提供具有價(jià)值的信息，從中吸取經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，能夠推動(dòng)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的創(chuàng)新[4]。

2 新形勢(shì)下加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理工作的具體措施分析

基于上述分析，加強(qiáng)文書檔案管理，具有著現(xiàn)實(shí)意義。事業(yè)單位在意識(shí)到文書檔案管理重要性的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)了文書檔案管理。然而新形勢(shì)下，文書檔案管理工作面臨諸多挑戰(zhàn)，要想真正意義上提高文書檔案管理效果，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展，還需要從完善管理制度、加強(qiáng)信息化建設(shè)以及加強(qiáng)人員教育培訓(xùn)等方面入手。接下來(lái)，筆者就上述要求進(jìn)行逐一簡(jiǎn)要分析。

2.1 建立完善的文書檔案管理制度

事業(yè)單位需要立足于現(xiàn)階段文書檔案管理實(shí)際情況，加快完善文書檔案管理制度，促使文書檔案管理工作的實(shí)施有理有據(jù)。首先，事業(yè)單位需要優(yōu)化整理現(xiàn)行文書檔案管理制度，針對(duì)一些過(guò)時(shí)的制度，需要及時(shí)廢除，一些內(nèi)容有失規(guī)范的制度，需要結(jié)合現(xiàn)代管理需求，加以規(guī)范，保證制度的合理性。同時(shí)需要在現(xiàn)有制度的基礎(chǔ)上，增加部分制度，由此滿足新形勢(shì)下文書檔案管理需求[5]。需強(qiáng)調(diào)的是在完善制度時(shí)，事業(yè)單位可充分借鑒其他先進(jìn)單位的管理經(jīng)驗(yàn)，由此保證完善的文書檔案管理制度的合理性、可行性以及可操作性。與此同時(shí)，事業(yè)單位需要對(duì)文書檔案管理，建立必要的輔助管理制度，即獎(jiǎng)懲制度，以此保證文書檔案管理工作的落實(shí)。針對(duì)文書檔案管理工作中，表現(xiàn)消極的管理人員，需要給予相應(yīng)的懲罰，或者是調(diào)離相應(yīng)的崗位。對(duì)于在文書檔案管理工作中，表現(xiàn)優(yōu)秀的管理人員，需要結(jié)合獎(jiǎng)懲制度，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，并為其提供多樣化的晉升渠道，由此保證管理人員的積極性，進(jìn)而有利于保證文書檔案各項(xiàng)管理工作的實(shí)施。除此之外，事業(yè)單位需要明確文書檔案管理人員的具體權(quán)責(zé)，并定期進(jìn)行核查。需強(qiáng)調(diào)的是核查時(shí)，需要建立行之有效的審查機(jī)制，在具體的核查中，嚴(yán)格按照事前建立的審查機(jī)制，做好文書檔案的審查核對(duì)工作，由此實(shí)現(xiàn)文書檔案的規(guī)范化管理，進(jìn)一步增強(qiáng)文書檔案的完整性與真實(shí)性。

2.2 加強(qiáng)文書檔案信息化建設(shè)

文書檔案管理涉及到諸多復(fù)雜性與繁瑣性的工作內(nèi)容，傳統(tǒng)管理模式下，需要耗費(fèi)大量人力、物力以及財(cái)力，在此情形下，依舊無(wú)法取得良好的實(shí)效，并且工作效果十分低下。基于這一情況，新形勢(shì)下，事業(yè)單位對(duì)于文書檔案管理，有必要加強(qiáng)信息化建設(shè)。信息技術(shù)在現(xiàn)代社會(huì)中得到了廣泛的應(yīng)用，并且為社會(huì)各領(lǐng)域的發(fā)展做出了突出貢獻(xiàn)。信息技術(shù)在管理領(lǐng)域中的應(yīng)用，也是如此，能夠有效促進(jìn)管理效果的提高。因此，事業(yè)單位需要高度重視文書檔案信息化管理的建設(shè)。首先，針對(duì)文書檔案構(gòu)建相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，并對(duì)多種類型的檔案由傳統(tǒng)紙質(zhì)保存方式，逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化保存，并在轉(zhuǎn)化完成之后，需要進(jìn)行有序的歸檔處理，其主要目的是為后期檢索使用提供方便。同時(shí)，事業(yè)單位需要完善文書檔案信息化管理制度，明確文書檔案信息化建設(shè)與管理人員的具體責(zé)任，同時(shí)將責(zé)任落實(shí)在具體的個(gè)人身上，由此保證文書檔案信息化建設(shè)的落實(shí)。除此之外，事業(yè)單位需要注重辦公一體化的應(yīng)用推廣，設(shè)計(jì)開發(fā)出文書檔案相應(yīng)的管理軟件，借助管理軟件，實(shí)施文書檔案管理，以此促進(jìn)文書檔案管理效率的大幅度提高。

2.3 加強(qiáng)相關(guān)管理人員的教育培訓(xùn)

文書檔案管理工作的實(shí)施，主要依靠管理人員，意味著管理人員綜合素質(zhì)與專業(yè)管理能力的高低，直接影響到文書檔案管理質(zhì)量與效率。因此，事業(yè)單位需要認(rèn)識(shí)到管理人員專業(yè)能力與綜合素質(zhì)提高的重要性。基于這一認(rèn)識(shí)，事業(yè)單位需要通過(guò)多樣化的途徑，加強(qiáng)文書檔案相關(guān)管理人員的教育培訓(xùn)。同時(shí)，強(qiáng)化相關(guān)管理人員的定期考核，同時(shí)構(gòu)建完善的繼續(xù)教育培訓(xùn)體系，讓管理人員定期借助系統(tǒng)培訓(xùn)，促使其掌握最新管理方法，提高管理人員管理能力，保證管理人員個(gè)人能力完全勝任新形勢(shì)下的文書檔案管理各項(xiàng)工作。同時(shí)，事業(yè)單位可邀請(qǐng)檔案管理領(lǐng)域的專家，開展講座或者是培訓(xùn)班，讓管理人員在接受系統(tǒng)的教育培訓(xùn)中，不斷掌握先進(jìn)的檔案管理技能，從而為做好文書檔案管理工作夯實(shí)基礎(chǔ)。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，新形勢(shì)下，事業(yè)單位加強(qiáng)文書檔案管理工作，具有著現(xiàn)實(shí)意義。因此，事業(yè)單位需高度認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，并通過(guò)完善文書檔案管理制度、加強(qiáng)文書檔案信息化建設(shè)等舉措，有效提高文書檔案管理工作水平，進(jìn)而為事業(yè)單位充分發(fā)揮文書檔案管理效率夯實(shí)基礎(chǔ)。

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