淺談檔案數字化存在的問題及應對策略

潘慧冬

摘 要：本文針對檔案數字化中存在著資金預算不足、數字化質量參差不齊、數字化信息利用存在安全隱患、數字化人才缺乏等問題進行分析，提出應對策略，推進檔案數字化的高質量發展。

關鍵詞：檔案數字化；存在問題；應對策略

隨著信息化建設的迅猛發展，檔案館（室）數字化建設得到了快速推進，檔案數字化已成一種趨勢和常態。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來。然而，隨著檔案數字化工作的推進，也暴露出一些問題，如檔案數字化資金預算不足、數字化質量參差不齊、數字化信息利用存在安全隱患、數字化人才缺乏等問題，一定程度影響了檔案數字化的快速發展。本文擬通過數字化過程中存在的問題進行分析，提出應對策略，推進檔案數字化的高質量發展。

1 當前檔案數字化中存在的問題

1.1 檔案數字化資金預算不足，數字化工作虎頭蛇尾

檔案數字化通常采用自主加工和委托加工兩種方式進行。兩種方式都需要充足的資金予以支撐。需要配置電子檔案管理系統等軟件，計算機、掃描儀、磁盤、光盤、縮微膠片等硬件。數字化后成果的保管、信息系統及網絡平臺的安全也需要資金保障。近些年來檔案工作的地位得到了不少提升，相比生產、經營等重要崗位來說，仍處于從屬地位，資金的投入十分有限。從一些單位數字化的情況來看，因為資金不足，出現數字化工作難以推進，數字化質量不高、數字化半途而廢的現象。

1.2 檔案數字化質量參差不齊，影響了檔案的利用效果

檔案數字化作為一種全新的技術管理手段，一直處于探索階段。數字化成果的利用在給人們帶來方便和快捷的同時，也因掃描質量的差異影響了利用效果。如有些紅頭文件或彩色圖片采用了黑白或灰度掃描；有些文件瀏覽效果很差，字體過小難以辨認，表格和圖片模糊不清晰等；有些文件可以滿足瀏覽，打印效果卻不理想；有些文件分辨率不滿足要求，進而又影響到OCR的認別率，無法進行全文檢索等。

1.3 檔案數字化的利用安全，阻礙了檔案的進一步開放

檔案數字化的最終目的是方便利用，數字化后的檔案可以不再受“孤本”的限制，不受時間和空間的限制。開放后的數字化檔案，只要有一臺計算機，有網絡就可隨時隨地滿足利用。然而，數字化檔案在方便利用的同時，也出現了一些不安全事件：如數字化成果被非法更改、數據丟失或損壞、不該公開的數據被公開等。一些單位從安全角度考慮，數字化后的檔案不敢公開，或者有限公開，違背了檔案數字化的初衷，影響了檔案的進一步開放。

1.4 檔案數字化成果的保管特點，給數字化的安全帶來不確定因素

檔案數字化成果不同于傳統紙質檔案的原始性、憑證性和長期可讀性。它不能獨立存在，必須依存儲于磁盤、光盤或半導體存儲載體中，這些載體又必須依賴計算機和各種配套的軟硬件才能打開和利用。在保管的過程中，存儲載體的損壞、丟失，軟硬件設備的升級換代和不兼容性直接影響到檔案數字化成果的長期安全保管。數字化成果的保管過程中，發生了因存儲載體損壞數據無法讀出，存儲載體因配套的軟硬件設備被淘汰不能讀取數據；或者因保管不善發生的人為因素事件，給數字化的安全有效保管帶來很多不確定因素。

1.5 檔案數字化人才缺乏，影響了檔案數字化的推進

實現檔案數字化，首先要有檔案管理人員素質的現代化，要有較高的知識層次和先進技術水平，從目前看，檔案數字化管理人才結構不合理，高層次、高技能、創新型和復合型計算機管理人才缺乏，既懂業務又懂技術的人才更是稀缺，人才匱乏的問題已成為影響和制約很多單位檔案數字化建設的重要因素。隨著檔案事業的快速發展，檔案的數量劇增，現代化管理水平越來越高，以數字化為基礎的檔案管理對檔案隊伍提出了更高的要求，檔案管理工作不僅需要具有檔案專業知識的專業人才，更需要掌握多學科專業知識，懂得信息化技能的人才。

2 解決策略

2.1 提高認識，爭取領導支持

檔案數字化建設是一項系統工程，涉及到檔案保管、保護、整理、鑒定、轉換、存儲、利用等多個環節，需要人力、財力、物力上統籌安排，如果沒有領導的重視和支持，單靠檔案人員的力量是無法進行的。因此，必須贏得領導重視。首先是要提高領導對檔案的重視程度，要充分利用各種時機和場合，培養和強化領導的檔案意識。其次可借助中辦、國辦《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》的東風，提出加快推進傳統載體檔案數字化的建議。同時用具體事例證明檔案數字化在現代化管理、使用和傳播方面的重要作用，打動領導，獲得支持。

2.2 遵循標準，合理規劃，確保質量

影響數字化掃描質量的主要涉及三項技術指標：即色彩模式、分辨率和存儲格式。只要嚴格遵守國家標準，基本可保證掃描質量。一些單位為了節省費用，降低掃描標準，導致質量不符合要求。數字化工作前，可預先做好方案，選擇性地數字化。存檔價值不高，保存期限短的文件不建議數字化；原件清晰，又不涉及色彩的文字材料可采用灰度和黑白影像掃描。保證數字化質量的同時也節省了費用。在存儲格式方面，需要存檔的文件嚴格按照國家標準采用無損壓縮方式，利用的文件可以采用PDF格式，既節省了存儲空間，又保證了質量。對于外包工程，要在合同上明確質量要求，同時做好過程管理和成果驗收。

2.3 構建安全保密防護體系，消除隱患

檔案利用與檔案信息安全保障之間是一對矛盾體。將檔案信息向利用者公開，會面臨許多未知因素，對檔案的安全形成一種挑戰。要實現檔案利用與安全保障的雙贏局面，構建相對完善的安全保障體系，必須從軟硬件環境、規章制度、安全技術方面著手研究。在數字化之前，把可公開信息與內部信息作嚴格區分，做好系統應用的前期設計，在網絡布局、系統設置及管理等許多方面，作出相應的調整和部署。信息發布利用之前，做好開放利用的鑒定工作，防止把涉密文件、檔案傳輸到非涉密網絡上；檔案信息網上提供利用，涉密信息只能在涉密網發布，內部信息只能在內網使用，開放信息可以在公眾網發布；內網信息通過局域網提供檔案利用服務，單位內部員工根據各自賬號賦予的權限，查詢相應的內容。同時，還應制訂應急預案，完善災難恢復機制，提高應急處置能力。

2.4 強化制度，嚴密管理，做好防護和備份

檔案數字化成果的保管關鍵因素還要靠人。一是加強制度建設，制定檔案數字化的安全保存解決方案，重視檔案管理人員的培訓，提高檔案管理人員的綜合素質；二是加強檔案信息自身及其載體的防護。定期對載體及其軟硬件環境進行讀取、測試，發現問題，及時解決。三是根據數據重要程度以及管理和利用檔案的需要，選擇在線、近線、離線、異地、異質和分級存儲等技術和方式。四是計算機軟硬件以及技術或標準規范發生重大變化或發生重大事件時，為了保證數字檔案信息可讀，應采取遷移等手段對所存儲的數據進行技術處理。

2.5 多措并舉，提高檔案專業人才素質

檔案信息化建設要求檔案工作者必須具備掌握新知識、新技術及運用新設備的能力，才能適應日新月異的檔案管理現代化、開發利用數字化和網絡信息化建設的需要。傳統檔案工作者是當前檔案數字化的主要力量，有必要進行專業的數字化技術培訓，使其盡快適應新的發展要求，全面掌握相關技能外，還可通過組織相關的經驗交流活動，讓已掌握數字化技術的工作人員對傳統檔案工作中的優秀的技能進行互補學習。同時我們也應針對性地吸納專業型的人才充實到檔案隊伍中來。

3 結束語

檔案數字化建設是檔案管理順應社會發展，實現檔案管理現代化的必由之路，盡管在檔案數字化的進程中，我們會遇到各種各樣的困難和挑戰，面對諸多問題，我們要不斷探索和研究新方法，分析新形勢，解決新問題，加快檔案數字化的進程。