信息化環境下事業單位會計檔案管理策略

張偉純

摘 要：現階段，科學技術得到了迅猛發展，互聯網和計算機技術的應用越來越廣泛，社會已經步入信息化時代。在信息化時代下，檔案管理所承受的壓力逐漸增大，在需求的不斷增長下，傳統的檔案管理模式的缺陷越來越突出，所以事業單位會計信息化成為了今后發展的大勢所趨。在現階段的檔案管理工作中，電子檔案的越來越普及，會計檔案信息化也成為會計的一項重要基礎工作，但是現階段的諸多事業單位在會計信息化檔案的建設和管理中仍有諸多問題存在，對此，本文主要對信息化環境下事業單位會計檔案管理策略進行了探討，以供參考。

關鍵詞：信息化環境；事業單位；會計檔案管理

在我國事業單位工作中檔案管理占據著極為重要的位置，因為檔案管理工作對事業單位的實際發展情況進行了記錄，同時將各種社會事物的發展過程直接反映了出來，所以只有確保檔案管理工作運行的高效性，才可以為事業單位的可持續發展奠定堅實的基礎。事業單位會計檔案工作是對事業單位財務工作進行了記錄，其可以將事業單位的建設和發展歷程直接反應出來，也為今后事業單位的良好發展提供了有效數據。現階段，信息技術得到了迅猛發展，使得傳統的信息流通和交易方式發生了改變，所以在事業單位會計檔案管理中，實現檔案管理工的信息化意義極為重大。

1 會計檔案管理信息化的必要性

1.1 促進管理質量提高

在信息化背景下，企事業應和市場發展需求相結合，在會計檔案管理體系中引入現代化信息技術，從而改變會計檔案管理模式和發展方向，促進管理和服務質量的有效提高。在計算機系統或數據庫中存入各種各樣的會計檔案信息，不僅可以方便各部門更好地對檔案信息進行查找，避免會計檔案資料丟失或失竊；同時有利于復制和傳遞會計檔案資料等，在海量的會計檔案資料中，只利用傳統手工記錄和保存的方式已不能使事業單位的實際需求得到滿足，這就需要利用計算機管理檔案，促進事業單位會計檔案管理效率和服務質量的提高。

1.2 確保會計檔案管理工作更加安全

為順利開展會計檔案管理工作，需要事業單位和自身實際情況結合，構建一套現代化、科學化的計算機信息系統，其主要是為了實現管理工作效率的提高，確保管理工作更為科學和規范、安全。這是信息化環境下，事業單位促進內部管理質量提高，增強自身競爭力的關鍵，同時也能使會計檔案信息管理需求得到滿足[1]。

2 信息化環境下事業單位會計檔案管理策略

現階段，我們已處于信息化時代，在此形勢下，諸多事業單位在開展會計檔案管理工作的時候仍有很多問題存在，這些問題將會對我國會計信息檔案的有序開展造成極大的影響。所以，需要運用有效的應對手段，加強信息化背景下會計檔案信息的創新，積極促進事業單位信息化會計檔案管理水平的提高，這樣才可以確保信息儲存更加規范、安全，逐漸實現會計檔案管理工作的現代化和信息化。

2.1 提高認識，完善頂層設計

革新和發展事業單位會計檔案管理工作，需要單位領導的高度重視和大力支持。在信息化背景下，事業單位的領導班子要充分發揮出自身的榜樣作用，借助調研和具有遠見的理論研究，帶領事業單位會計檔案管理工作朝著正確的方向創新發展，同時針對會計檔案管理工作，加大投入力度，把更多高素質人才引進，并加大培養力度，從資金和人力上大力支持會計檔案管理工作。同時，領導班子還要將自身的主觀能動性充分發揮出來，帶領相關部門科學展開單位會計檔案管理工作，對頂層設計予以創新發展，構建事業單位會計檔案網絡平臺，對會計檔案管理資源配置進行優化，要求各部門展開密切配合，有序開展會計檔案管理工作，事業單位會計檔案管理部門則要立足于行業技術發展標準、單位性質，對會計檔案要求、格式和標準予以明確，把虛擬的分布式檔案館構建起來，制定合理有效的會計檔案管理工作計劃，將自身的檔案資源共享服務能力增強，促進事業單位會計管理良好發展。

2.2 提高檔案管理人員素質水平

提高會計檔案管理工作人員的素質，對事業單位中的財務部門而言，要優先錄取高素質、專業性的財會人員，以豐富現階段會計檔案管理隊伍人才結構。同時還要在檔案管理方式、信息技術、設備等方面，加強當前事業單位中會計檔案管理人員的繼續教育工作，并立足于檔案管理工作的需要借助分層次、分階段的方式有效培訓檔案管理人員，以促進檔案管理人員運用信息技術能力的提高。除此之外，在考核評定人員方面，要立足于檔案管理人員的具體工作內容展開，并給予給人員鼓勵，讓其學習和應用當前的新技術[2]。針對事業單位會計檔案工作內容囊括的檔案和財會等方面的專業技能和知識，要積極培訓計算機技術專業人員，使其對會計檔案管理工作有充分的了解，并借助發揮自身的計算機專業能力，更好地服務于事業單位的會計檔案管理工作，以實現會計檔案管理工作效率和質量的提升。

2.3 完善會計檔案信息化管理制度建設

在信息化環境中，要想對事業單位會計檔案管理工作予以完善，就要建立健全會計檔案管理制度，以制度約束檔案管理人員，保證其可以嚴格遵循相關制度把自身應承擔的工作職責落到位，從而實現檔案管理工作水平的不斷提高。第一，事業單位應和我國相關檔案管理規范和制度相結合，把和自身實際情況相符的會計檔案管理條例制定出來，并對信息化會計檔案管理類型予以明確，充分了解會計檔案收集、歸檔、保管和查閱內容。第二，要將完善的內控制度構建起來，確保有效監督事業單位的會計檔案管理工作，有效防止各種違規操作的情況發生，唯有如此，才可以使會計檔案管理工作更加安全、規

范[3]。

2.4 加強信息化會計檔案安全建設

安全、真實、準確是會計檔案的第一標準，這也是對會計工作提出的重要要求[4]。因為會計檔案主要記錄和描述了財務收支情況，是對單位經濟活動質變的反映，所以對資料的準確度提出了很高的要求。單位應進一步加大會計檔案管理工作的力度，建立健全會計檔案的收集、整理、利用、保管和鑒定銷毀等管理制度，運用有效的安全防護技術和措施，確保會計檔案的安全性、可用性、完整性和真實性。信息化會計檔案管理離不開網絡環境和信息系統，單位在建設電子會計檔案系統的過程中，應確保檔案管理過程和系統運行的安全性，以促進會計信息安全性和保密性的增強。應運用有效手段，避免一些不法分子非法篡改電子會計檔案。此外，構建電子會計檔案備份制度，可以使人為破壞、意外事故和自然災害的影響得到有效防范。

3 結語

總而言之，在社會的不斷發展和進步下，對事業單位會計檔案管理工作展開信息化管理的意義十分重大。事業單位應對會計檔案管理工作的相關制度予以完善，促進管理人員工作效率的提高。在信息化背景下對會計檔案進行管理，實現了資源共享，使檔案的真實性得到了保障。會計檔案信息化管理也方便了事業單位的后勤、管理、科研和行政等部門工作的良好開展。在我國國民經濟中事業單位占據著極為重要的位置，順利有改善事業單位會計檔案管理工作，對社會的進步以及國家的發展極為有利。

參考文獻

[1]劉暢.新時期事業單位會計檔案管理問題與對策[J].城建檔案，2015（11）：78-79.

[2]張娜.事業單位會計電算化條件下會計檔案管理問題探究[J].企業改革與管理，2015（16）.

[3]王婧含.淺析會計電算化條件下事業單位會計檔案管理[J].行政事業資產與財務，2016（12）：90-90.

[4]歐陽鳳平.新時期如何做好事業單位會計檔案管理工作[J].科技展望，2017（19）：228—336.