大數據環境中企業文書檔案的信息化管理及利用探討

譚桃梅

摘 要：企業文書檔案作為企業經營的信息憑證，在企業的經營發展中占據重要的地位。基于此，本文就主要對企業文書檔案管理和利用進行研究，探討大數據環境下企業文書檔案管理的要求，發展趨勢和管理模式，并研究企業文書檔案的信息化利用。

關鍵詞：大數據環境；企業；文書檔案；信息化管理

企業開展日常經營活動時，將企業文書檔案作為各項活動的重要憑證，做好對企業文書檔案的管理工作，不僅可以為企業制定各項發展計劃提高有效的參考依據，而且有助于促進企業提升市場競爭力。但在大數據環境下，要想更好的發揮企業文書檔案的作用，應改變以往的管理和利用方式，將大數據技術融入其中，利用技術的優勢和特點，合理調整管理的方式，從而提高檔案利用率。

1 大數據環境下企業文書檔案的管理概述

1.1 內涵

企業文化檔案，是指企業進行管理、經營和生產活動中，將企業具有價值的信息利用不同的形式記錄下來，并整理和保存。

1.2 內容

常見的企業文化檔案形式和載體類型，包括文字、圖片、圖表、視頻、錄音和多媒體等，主要用來記錄企業經營過程中的全部發展經歷，比如經濟活動、優化策略、財務管理、人力資源管理和管理變革等。在大數據環境下，企業中很多有價值性的信息和文書，都是通過信息和數據的形式轉化而來的，然后才形成文書檔案。這種環境下，進行企業文書檔案的信息化管理，主要是利用現代化的網絡信息技術，對企業經營生產過程中產生各項信息數據進行收集、整理、分析、存儲、傳輸和開發，然后為企業提高可供參考的更多有效數據。

2 企業文書檔案的管理要求和發展趨勢

2.1 管理要求

大數據環境下，企業在進行文書檔案管理時，為了保障自身信息的多元化發展，不斷滿足各方面的需要，主要利用現代化的信息管理方式，不僅提高了管理的便捷化程度，而且加強了企業管理的現代化水平。企業使用信息化方式管理文書檔案時，一方面，要求信息操作方式和管理系統，在滿足信息平臺實現信息實時傳輸的同時，還應滿足信息模塊的集成。另一方面，還應對企業以往的信息進行規劃總結，找出信息管理中存在的通用點，并企業需求信息及時進行準確的判斷，在保障提供的信息具有足夠可靠性前提下，滿足企業對信息變量的多元化需求[1]。

2.2 發展趨勢

隨著企業數據量的增多和對數據的多元化需求，傳統的文書檔案管理方式已經難以滿足企業經營發展需求，檔案文書在利用中也難以充分發揮其作用。因此，企業對文書檔案管理和利用的方式進行了轉變，將大數據技術應用在管理環節中，借助大數據數據容量大，安全性強和傳輸方式類型多的優勢，實現了信息化管理。同時，企業管理文書檔案時，為了更好的滿足自身經營發展需要，還會緊跟時代的變化，使用更加先進行的技術手段，這就促使企業文書檔案管理的方式更加便捷高效。

3 大數據環境中企業文書檔案管理模式

3.1 數字化管理

企業文書檔案傳統的信息記錄載體主要是紙，利用紙質文件對企業產生的各類信息進行記錄、整理與保存。但在這種方式下進行企業文書檔案信息管理工作，一旦企業經濟結構過于復雜，就必然會產生眾多種類、數量冗雜的資料，以紙質載體的形式進行記錄，不僅會增加管理工作的繁重程度，而且還會增加員工的勞動強度，甚至還會產生各類的管理問題，引發錯誤與疏漏，影響文書檔案的客觀性和完整性。另外，紙質文書檔案在調取時存在極大的不便，還會浪費大量的人力和物力，降低了管理的效率。與之相比，使用信息化的管理方式對檔案文書進行智能化管理，并以數據信息的形式存儲在網絡空間中，既便于技術進行整理、修改、刪減，又便于進行實時傳輸、閱讀。

3.2 網絡化管理

大數據環境下，企業的文書檔案主要是利用電子方式進行記錄，并借助計算機技術輔助實現實時存儲。在使用網絡化的方式進行管理時，可以對與企業相關的不同層次、地域和類型范圍內的數據實施統一管理、統籌分析。用戶在使用網絡進行信息查詢時，借助關鍵字眼和標號等，就可以實現對數據信息的高效檢索，為用戶提供了快捷高效的服務。同時借助網絡對企業的文書檔案進行管理，還可實現網絡復制、網絡分類和網絡隔離等多項功能。

3.3 安全化管理

在大數據環境下，現代化的信息技術手段在為人們提供了諸多便利的同時，也帶來了另一層面的風險。在較為復雜的網絡環境中，很多不法分子利用網絡漏洞盜取企業的信息，使得企業面臨各種風險問題。因此，企業管理文書檔案時，極為重視安全化的管理工作，利用各項先進的防火墻技術等，不斷對企業文書檔案管理環境進行改進，并對系統進行維護升級，既有效的規避了企業的管理風險，同時又提高了文書檔案管理的安全保密性。另外，在網絡化的管理環境中，企業要想進一步做好對自身的信息化管理工作，還需要對員工進行培養，使其養成良好的操作習慣，從而提高安全化管理的水平。

4 企業文書檔案的信息化利用

4.1 加工處理企業文書檔案

受大數據環境的影響，傳統企業文書檔案管理和利用的方式發生了變革，更加依賴于新時期的信息技術，不僅提高了檔案管理的便捷性，而且還增加了更多的功能，實現了對檔案信息管理的多方面利用。其中，對企業文書檔案的加工處理就是重要的應用方式，為工作人員提供了更多方便的同時，也提高了檔案管理的精確性，而具體的加工處理方式有：

1）確定檢索方式。多數企業文書檔案管理的類型、級別和內容等都具有很高的復雜性，為實現對檔案文件的快速查閱，管理人員應根據實企業際情況設置不同的檢索方式，為用戶和工作人員提高更加便利的查詢、修改服務。

2）做好文書檔案進行分類工作。企業文書檔案涉及到的信息數據類型較多，并且數量很大，為提高其在后期各項工作中的利用效率，就應對檔案的內容進行分類，比如按照信息數據的性質，可以將其分為活動文檔、業務文檔和會議文檔等。另外，分類工作結束后，還應及時進行歸檔和數據庫建設，便于后期進行檔案查詢[2]。

3）實施網絡連接。企業在進行信息化管理和文書檔案利用時，在原本專用網、局域網或者是互聯網的基礎上，實施網絡連接，加強管理和利用的信息化程度，有助于實現信息共享。

4.2 便捷管理文書檔案

企業作為文書檔案的服務對象，在大數據環境下，利用信息化的方式進行管理，既加強了管理的科技化水平，又提高了管理方式的便捷性，進一步滿足了企業經營發展的需要。具體來說，企業利用視頻、電子郵件、網絡視頻、公眾平臺管理等方式，進行信息傳輸，增加了信息獲取、傳遞的渠道，員工可以使用多種方式下載或上傳不同類型的文書檔案，增強了管理的便捷程度。

5 結論

綜上所述，文書檔案已經成為企業經營發展中必不可少的組成部門，對制定各項計劃，明確未來發展方向具有良好的指導作用。而在大數據環境下，要想做好對企業文書檔案的管理工作，就需要對以往企業使用的管理方式進行適當的轉變，加強對大數據技術的利用，建立信息化管理模式，從而實現對企業文書檔案的有效利用。

參考文獻

[1]才翔.大數據環境中企業文書檔案信息化管理及利用[J].蘭臺世界，2018（S2）：179-180.

[2]米月琴.大數據環境下企業文書檔案的信息化管理及利用研究[J].辦公室業務，2018（17）：51.