淺談如何做好基層檔案工作

檔案是黨和國家各項工作和人民群眾各方面情況的真實記錄，重要依據(jù)，具有“存憑、留史、資政、育人”的重要作用。檔案工作承擔(dān)著“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的神圣使命。檔案工作落到實處離不開各基層單位檔案室，基層單位檔案工作宛如大廈基石，尤為重要。

1 基層檔案室的工作任務(wù)

加強檔案管理工作，做好本單位的文件收集、整理、歸檔工作，集中收集保管本單位各類檔案并提供利用，是基層單位檔案工作的重要任務(wù)。

2 基層檔案室的建設(shè)管理

基層單位的檔案工作，可按照“五有”要求落實，即有場所、有設(shè)施、有人員、有制度、有保障。檔案室需實現(xiàn)“三鐵”，即“鐵門、鐵窗、鐵柜（架）”；達到“八防”要求，即“防火、防盜、防光、防潮、防塵、防高溫、防有害氣體、防有害生物（蟲、霉、鼠等）”；檔案室應(yīng)配備專職或兼職工作人員；制定嚴格的管理制度，配備必要的安全設(shè)施、采用先進的技術(shù)手段，建立健全人防、物防、技防三位一體的檔案安全防范體系，確實保障檔案工作良好運行。

3 如何做好基層檔案室工作

1）加大檔案收集整理力度。基層單位要把檔案工作與其他工作同規(guī)劃、同部署、同落實，做到全面覆蓋。確保建立檔案與開展專項工作同步進行。檔案工作人員應(yīng)認真履行職責(zé)，建立健全文件材料歸檔制度，及時制定或修訂本單位各類文件材料的歸檔范圍和保管期限表，做到應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收。各職能科室也應(yīng)設(shè)立兼職的檔案管理員，凡是應(yīng)歸檔的文件材料（包括應(yīng)歸檔的電子文件及傳統(tǒng)載體的照片、錄音、錄像等），要按時向檔案室移交，任何部門和個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

2）加快推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。信息時代要求檔案工作與時俱進，把檔案信息化納入本單位信息化建設(shè)整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同步實施，確保檔案部門實現(xiàn)對電子文件形成、積累和歸檔的全程監(jiān)督指導(dǎo)。必須大力開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，及時以數(shù)字化檔案代替原件提供利用，對已實現(xiàn)數(shù)字化的檔案原件妥善保管，一般不再提供利用。采取措施嚴防數(shù)字化過程中信息丟失、外泄和秘密泄露，對涉密檔案進行數(shù)字化要嚴格遵守保密規(guī)定。

3）檔案室要加強對檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開發(fā)，提供深層次、高質(zhì)量檔案信息產(chǎn)品，不斷挖掘檔案的價值，努力把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“思想庫”，更好為領(lǐng)導(dǎo)決策、管理提供參考。

4）確保檔案室安全。檔案室要建立健全并嚴格執(zhí)行各項規(guī)章制度，經(jīng)常開展檔案安全保密自查，及時發(fā)現(xiàn)和排除隱患，堵塞漏洞，嚴防檔案損毀和失泄密事件發(fā)生。建立完善檔案安全應(yīng)急管理制度，制定應(yīng)急預(yù)案，把檔案室列入重點保護范圍，確保檔案安全受到危害時得到優(yōu)先搶救和妥善處置，把損失降到最低限度。

作者簡介

王蓉，本科，湖北省直屬機關(guān)醫(yī)院。