信息社會視角下辦公室文書檔案管理工作的改革探討

摘 要：在這個信息社會的視角下，信息爆炸超負荷，人們對于信息管理安全問題提出了質疑，尤其是在辦公室檔案管理問題上。在傳統辦公室信息的管理工作中，常常把文書檔案管理列入首選名單，但是這種方法無法保證信息的安全性，且在查找修改的過程中十分繁瑣，所以在這個新時代背景下迫切需要新的管理方式。接下來我將給大家詳細探討一下在信息化社會視角下對辦公室檔案管理的改革。

關鍵詞：信息社會；辦公室；文書檔案管理；改革

隨著時代的進步和信息技術的發展，我們國家現在正處于大數據時代背景下，傳統的文書檔案管理已經不能滿足人們的需求了，信息化社會迫切要求將檔案管理納入信息化的行列中。因此，為了使信息管理更具安全性，我國對辦公室文書檔案管理提出了改革新要求，以便提高辦公室的工作效率。

1 信息社會的定義及發展歷程

1.1 信息社會的定義

所謂的信息社會，也可以叫做信息化社會，其實就是科技社會，它是虛擬存在的，但卻有形作用的。它是以信息為中心，以技術為輔助條件創造出的新社會。從最初作為人類的溝通工具到現在已經經歷了很漫長的過程，已滲透到了社會各個層次。現在的信息化社會大致可以分為三部分，一部分是信息的生產，一部分是信息的應用，還有一部分是信息的保障。

信息的生產，字面意思就是信息數據的采集整理過程，應用在現代手機和電腦方面；信息的應用，也就是社會通過信息化技術進行改革的過程；信息的保障，也就是對信息傳遞過程中采用的一種不失真措施。目前在這個信息技術發達的時代，它的應用范圍擴展的十分迅速，大到科研，小到教育，無不都與信息技術緊緊相連。

1.2 信息社會的發展歷程

信息社會已經經歷了長達幾十個世紀的發展，最初人類信息的交流方式是從說話開始的，這是自然選擇的結果。那時候沒有文字這種東西，人們只能通過聲音來表達自己的想法。到后來，人們簡單的聲音已經無法將內容表達全面的時候，人們就將想要表達的東西通過刻象來展示出來，再經過很長一段時間的演繹過程，就有了最繁瑣的象文字，后經縮減形成了現在的簡文字。再到后來，人們借助電磁感應定理發明了印刷機，將信息通過報刊書籍等媒介傳播出去。后又經過漫長的發明改進過程，人類創造出了計算機，通過對它硬件軟件的加強，使它的技術變得更加成熟，我們就有了手機等電子通訊工具，這時的人們已經可以通過廣播電視來獲取信息了。再到后來，社會中有了互聯網的概念，從第一臺電子計算機問世后，人類就踏上了互聯網的道路。

由信息社會的發展歷程來看，我國信息技術的發展分為五個階段。第一階段也就是幾千年前人類溝通的方式――語言；第二階段是文字的創造；第三階段是印刷技術的產生；第四階段是手機電視等的發明；第五階段是計算機的普及。現在信息技術的發展對社會發展的影響力很大，它對社會的重要性也不言而喻，因此在社會各個地方都隨處可見信息技術的應用。

2 辦公室文書檔案管理工作信息化的重要性

文書檔案可以理解為對文件的整理，文件是記錄信息的物件，由于信息量較大，如果分散管理，那么在查閱或修改的時候就很麻煩，所以就將它們整理在同一個檔案中，統一管理，這樣可以方便使用。檔案管理已經廣泛運用在各個信息管理方面了，例如政府對信息的管理也采用的是文書檔案管理的方式，政府是為人民服務的地方，保存著一個縣、一個市或者一個省的資料，信息量繁多且錯綜復雜，因此更需要采用文書檔案管理的方法，將它們根據使用程度的不同劃分成不同模塊，然后封裝在同一個檔案中，這樣在相關部門使用的時候可以方便查找，且統一管理時不容易丟失；有些事業單位也采用了這一類管理方法，小的事業單位一般會有上千人，大的事業單位可能就有上萬人，面對這么龐大的人群量信息，如果沒有文書檔案的統一管理，就會導致人員信息量的遺漏，而單位如果沒有工作人員的完整信息，就相當于引狼入室，如果發生單位信息被盜取的情況，也是屬于單位內部管理不到位的原因，所以事業單位在考慮這一問題時，為了預防這類情況的發生，大都會選擇這種方式將工作人員信息進行統一管理。

在這個科技發達的社會背景下，信息化時代已經到來了，它的觸角已經延伸到社會各個層面了。信息化的應用，在很大程度上促進了社會的發展，也加快了信息化社會的腳步，其中在辦公室文書檔案管理工作中發揮的作用最大，它利用其自身的快速、敏捷、安全、高效性，對信息進行加工、封裝、密保處理，加快了檔案管理工作人員對信息的收集處理進程，也加快了相關人員的查閱速率。此外，辦公室檔案還可以利用信息技術進行備份處理，防止檔案文件因為時間久遠而內容丟失。在使用信息技術的過程中，查閱人員可以進行在線閱讀、在線交流，這樣方便了查閱人員和管理人員之間的溝通。

3 信息社會視角下辦公室文書檔案管理的改革措施

3.1 建設信息管理平臺

建設信息管理平臺的目的是為了保證信息的安全性，在信息化時代，信息管理是尤為關注的問題，信息管理平臺就是為了處理這一問題而存在的，只有利用平臺對信息進行約束，才保障信息管理工作的正常進行。在信息管理平臺的建設中應做到以下幾點：1）建造信息處理系統。建設這一系統的目的是為了對信息進行加工處理的，包括分類、整理、歸納，從而使信息的管理工作有序的進行；2）建造信息存儲系統。這一系統是建立在信息處理系統之上的，它是為了加強信息在系統中的安全性，也為了方便相關人員對信息的查詢。

3.2 建設對辦公室檔案管理的檢查系統

建設這一系統的目的是為了使辦公室檔案管理工作的更好運行，它能夠保證檔案保存的完整性，并且還能檢查出未被處理的檔案，包括未經整理就直接儲存的檔案和錄入不完整的檔案。一般情況下，將辦公室檔案管理的檢查系統設置為兩個環節，即普通和重要兩個檢索系統。對于普通檢索系統，它的工作內容是對文檔進行時間、名稱的處理，查找人員查找信息時可以根據時間或者名稱搜索相關檔案；對于重要檢索系統，它的工作內容是對各檔案進行備份和檢查，也可以稱它為保衛系統，是為了保護檔案信息的安全性而設立的系統。

3.3 定期處理過期檔案

社會每天都處于變化中，信息每天也都處于更新中，所以會有很多信息在被利用過一次后就沒有再被利用的價值了，因此要對過期信息做到實時處理，才能保證信息化檔案管理工作的流暢度。拿我們人手一部的手機來說，它的存儲空間都是有限的，如果長時間不對其空間處理，就會造成系統工作卡頓、反應遲緩。這會嚴重影響檔案管理工作的進度，因此對過期檔案處理就顯得格外重要了。

3.4 建設監督制度

辦公室文書檔案處理是屬于管理工作，既然是管理當然少不了制度的約束，在對辦公室文書檔案管理的過程中設置監督和抽查制度是為了警醒工作人員對工作的重視程度，俗話說，無規矩不成方圓，只有好的監督制度，才能保證管理工作的順利進行。

4 結束語

在這個新科技發展的背景下，信息化辦公室文書檔案管理也成為了人們熱議的話題，我國在確保信息安全的基礎上，將檔案管理列入信息化行列，不僅可以有效地促進檔案管理工作的進行，而且也進一步加強了信息的安全性，由此可見，信息化辦公室文書檔案管理這是新時代發展的必然結果。

參考文獻

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[2]吳曉梅.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探究[J].企業改革與管理，2016（05）.

[3]劉立霞，陳洪芳，劉美榮.高校二級學院辦公室工作的新思考[J].黑龍江高教研究，2015（01）.

作者簡介

周曉媚（1989-），女，漢族，廣東省肇慶市人，本科，檔案助理館員，研究方向：檔案管理。