基于新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革初探

張瑞慈

摘 要：對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案作為記錄其社會(huì)活動(dòng)與社會(huì)服務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的原始資料的載體，科學(xué)的管理檔案，能夠?qū)崿F(xiàn)事業(yè)單位高效穩(wěn)健運(yùn)轉(zhuǎn)的目標(biāo)。由于目前我國(guó)部分事業(yè)單位在職人員認(rèn)為加強(qiáng)檔案管理工作并不能提高事業(yè)單位的價(jià)值與工作效益，所以導(dǎo)致檔案管理工作的效率持續(xù)降低。本文針對(duì)事業(yè)單位合理、高效運(yùn)行檔案管理的意義以及現(xiàn)階段我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，就新形勢(shì)下如何創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理、改革服務(wù)模式提出了具體解決措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；事業(yè)單位；管理創(chuàng)新；服務(wù)模式

1 事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的飛速發(fā)展，我國(guó)事業(yè)單位雖然已經(jīng)加強(qiáng)了對(duì)檔案管理工作的重視，并制定了一整套可以有效提升管理水平的措施，但我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作依舊存在以下兩個(gè)問(wèn)題：第一，事業(yè)單位服務(wù)工作是一個(gè)持久的過(guò)程，然而檔案管理人員并未意識(shí)到隨著工作進(jìn)程及時(shí)整理信息文件的重要性。許多事業(yè)單位在社會(huì)形態(tài)不斷改革與發(fā)展的情況下，舍棄了原本的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而改為電子檔案管理模式，但由于已習(xí)慣于傳統(tǒng)辦公方法的管理人員沒(méi)有接受過(guò)有關(guān)于電子檔案管理設(shè)備的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)電子檔案管理設(shè)備缺少了解與應(yīng)用，導(dǎo)致事業(yè)單位的管理水平持續(xù)滯后。第二，部分事業(yè)單位沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案部門(mén)，檔案管理工作的完成主要由其他部門(mén)的工作人員被動(dòng)兼顧，這種檔案管理方式會(huì)造成兼顧人員因未將工作重心放在檔案管理的工作上而簡(jiǎn)化檔案管理工作的后果，在缺少監(jiān)督的情況下，檔案管理人員無(wú)法按照要求進(jìn)行檔案管理工作，嚴(yán)重影響檔案管理的工作質(zhì)量和效率。

2 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新內(nèi)容

2.1 數(shù)字化檔案管理模式的建設(shè)

隨著數(shù)字自動(dòng)化社會(huì)進(jìn)程的加快，事業(yè)單位檔案管理信息化舉措得到人事部門(mén)越來(lái)越多的重視。所謂建立數(shù)字化檔案管理模式，是指在事業(yè)單位檔案管理的過(guò)程中，創(chuàng)建互聯(lián)網(wǎng)科技與現(xiàn)代化信息技術(shù)相結(jié)合的平臺(tái)，對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行數(shù)字化、信息化處理，從而實(shí)現(xiàn)更為深入高效的數(shù)字化檔案管理模式的建設(shè)。在如今新的社會(huì)發(fā)展形式下，事業(yè)單位的檔案管理工作也應(yīng)緊隨時(shí)代的潮流與腳步，通過(guò)創(chuàng)新管理方式，不斷解決傳統(tǒng)管理過(guò)程中存在的諸多問(wèn)題。從管理機(jī)制到電子設(shè)備都要根據(jù)實(shí)際情況做出革新的措施，以求不斷提高工作效率與質(zhì)量。在數(shù)字化檔案管理模式的建設(shè)方面，可以應(yīng)用的數(shù)字化技術(shù)包括數(shù)字加密技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、掃描技術(shù)、身份證驗(yàn)證技術(shù)等。這些檔案信息資料經(jīng)由以上幾種數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案信息資料后，可以有效完成信息資料的更新、整理與擴(kuò)充，對(duì)檔案管理工作開(kāi)展具有重要作用。

2.2 自動(dòng)化檔案管理模式的建設(shè)

檔案管理工作的自動(dòng)化模式建設(shè)是完成事業(yè)單位檔案管理信息化改革的重要組成。比較典型的自動(dòng)化技術(shù)包含數(shù)碼掃描識(shí)別技術(shù)、電子標(biāo)簽以及OCR識(shí)別技術(shù)等。例如，OCR識(shí)別技術(shù)又稱(chēng)光學(xué)字符識(shí)別技術(shù)，是一項(xiàng)利用數(shù)碼相機(jī)或掃描儀等電子設(shè)備檢查打印紙上的印刷體字符，然后通過(guò)檢測(cè)明、暗的模式確定其形狀，采用光學(xué)的方式將紙質(zhì)文檔中的文字轉(zhuǎn)換成黑白點(diǎn)陣的圖像文件，最后通過(guò)字符識(shí)別方法將形狀翻譯成計(jì)算機(jī)文字的自動(dòng)化技術(shù)，運(yùn)用此技術(shù)不僅可以除錯(cuò)，還能夠輔助信息提高識(shí)別正確率[1]。以自動(dòng)化技術(shù)為基礎(chǔ)，檔案管理自動(dòng)化包括信息數(shù)據(jù)自動(dòng)采集、自動(dòng)篩查、自動(dòng)搜索以及關(guān)鍵詞自動(dòng)提取等程序，自動(dòng)化檔案管理模式可有效實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的批量、自動(dòng)處理功能。事業(yè)單位的檔案管理自動(dòng)化建設(shè)與傳統(tǒng)檔案管理模式不同，在傳統(tǒng)檔案管理中，各個(gè)檔案信息只能對(duì)應(yīng)一份信息，缺乏互動(dòng)性，而事業(yè)單位檔案管理自動(dòng)化體系則因包含內(nèi)部流程一體化、數(shù)據(jù)集成技術(shù)以及檔案文檔一體化等技術(shù)而增強(qiáng)了信息數(shù)據(jù)的流通性和相容性，對(duì)于提升系統(tǒng)優(yōu)化具有積極作用。

2.3 網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái)建設(shè)

由于計(jì)算機(jī)科技與網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代的到來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用于社會(huì)發(fā)展的方方面面，事業(yè)單位檔案管理工作也要迎合時(shí)代節(jié)奏，將網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái)與檔案管理工作有效結(jié)合，從而不斷提高其工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)文件的形式進(jìn)行保存，極易造成信息資料損壞與丟失，所以現(xiàn)如今事業(yè)單位可以采用網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái)處理信息資料的方法保存文件。例如，事業(yè)單位可以引進(jìn)相關(guān)計(jì)算機(jī)設(shè)備，將傳統(tǒng)紙質(zhì)文件資料通過(guò)掃描、錄入等方法轉(zhuǎn)換成電子檔案或圖像的形式保存到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。這樣既能節(jié)省存儲(chǔ)空間，又能相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件保存模式更為安全的保護(hù)信息資料，與此同時(shí)還有便于查找和調(diào)取所需檔案文件的優(yōu)點(diǎn)，一舉多得[2]。認(rèn)清檔案管理信息化的新形勢(shì)，適應(yīng)其形勢(shì)下的管理模式，達(dá)到提高檔案管理工作效率的目的。

3 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理服務(wù)模式改革策略

3.1 提高管理人員素質(zhì)，強(qiáng)化服務(wù)水平

要想成為一名合格的檔案管理人員，就需要在遵守法規(guī)的前提下，合理制定工作計(jì)劃，收集、編制、管理相關(guān)檔案材料，及時(shí)作出工作總結(jié)報(bào)告，保證檔案文件資料的完整與真實(shí)度。在其位謀其職，檔案管理人員要保持對(duì)工作的高度熱情，以良好的態(tài)度積極對(duì)待日常工作，嚴(yán)格履行檔案管理的職責(zé)。例如，檔案管理人員可以開(kāi)展檔案管理宣傳工作，提高干部職工對(duì)檔案管理一職的正確認(rèn)知，優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍的內(nèi)部結(jié)構(gòu)，定期舉辦崗內(nèi)培訓(xùn)與外出考察。此外，對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能水平和服務(wù)態(tài)度進(jìn)行評(píng)估檢測(cè)，并根據(jù)測(cè)試結(jié)果給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)和懲戒，以此促進(jìn)每位檔案管理人員自主提升操作技能、熟練掌握現(xiàn)代化檔案信息處理工具的決心。

3.2 啟用信息管理手段，擴(kuò)大服務(wù)內(nèi)容

事業(yè)單位在當(dāng)前的信息化時(shí)代，應(yīng)積極順應(yīng)時(shí)代的需求，正確利用信息管理的手段，將信息化管理模式進(jìn)行全方位完善，真正實(shí)現(xiàn)在信息化管理的模式下提高檔案管理工作的效率。首先需要制定一個(gè)可靠的發(fā)展規(guī)劃，根據(jù)所在的事業(yè)單位的具體情況，以及事業(yè)單位對(duì)檔案管理選擇采取的服務(wù)模式，將檔案管理規(guī)劃出幾個(gè)階段，每個(gè)階段將要實(shí)施的大概方向。具體內(nèi)容要按照實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行安排。其次建立專(zhuān)門(mén)的和事業(yè)單位檔案管理相關(guān)聯(lián)的網(wǎng)站，以對(duì)外開(kāi)放的形式為群眾提供服務(wù)，群眾查詢檔案信息或填報(bào)、調(diào)取資料也會(huì)更加方便快捷，從而實(shí)現(xiàn)更為高效的社會(huì)服務(wù)、提高檔案管理工作的效率與檔案資源的共享。最后可以建立相關(guān)檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)，在電子文件收集、歸檔、整理以及檔案數(shù)據(jù)的處理等問(wèn)題上進(jìn)行客戶端管理，更好的完成存儲(chǔ)與共享，實(shí)現(xiàn)新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理服務(wù)模式的有效創(chuàng)新。

3.3 完善檔案管理機(jī)制，提高信息利用率

在完善檔案管理的各項(xiàng)制度過(guò)程中，要將事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展、員工的利益作為目標(biāo)，嚴(yán)格落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，改變部分傳統(tǒng)觀念，建立符合現(xiàn)代潮流的檔案制度，根據(jù)工作中的發(fā)展方向積極進(jìn)行調(diào)整與改革，進(jìn)一步完善事業(yè)單位檔案管理的每一步環(huán)節(jié)。此外檔案管理工作中遇到的安全問(wèn)題需要格外注意，在此過(guò)程中要做好事業(yè)單位安全管理措施，并將此措施歸入到事業(yè)單位安全體系中，以確保電子檔案、其他相關(guān)資料的安全。安全措施得到保障的情況下，還需要積極推進(jìn)檔案的運(yùn)用。

4 結(jié)論

總而言之，面對(duì)當(dāng)前新形勢(shì)下的事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀以及社會(huì)發(fā)展的需要，檔案管理工作作為事業(yè)單位管理工作的一項(xiàng)重要組成，能否有效運(yùn)行對(duì)事業(yè)單位的穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]夏楓.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究[J].企業(yè)改革與管理，2015（18）：20.

[2]黃躍曼.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新及服務(wù)模式探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（24）：123.