關(guān)于衛(wèi)生院檔案標準化管理工作的分析

胡建波 何偉 鄭星

摘 要：隨著我國經(jīng)濟水平的不斷提升，我國的醫(yī)療保障體系取得了巨大的進步，衛(wèi)生院檔案標準化管理工作也應當遵循更加嚴格的標準。檔案不僅是數(shù)據(jù)的集合，也充分的反映了社會發(fā)展的歷程，是社會發(fā)展的縮影。必須通過科學的方法來加強對這些檔案的收集、管理和開發(fā)利用，確保這些檔案能夠更好的發(fā)揮其自身的價值。本文首先分析了實行檔案標準化管理工作的重要意義，在此基礎上分析了現(xiàn)行檔案管理制度存在的問題并提出了解決措施。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生院；檔案標準化；管理工作

1 衛(wèi)生院檔案標準化管理的意義

實施衛(wèi)生院檔案標準化管理對于加強檔案管理有著重要的意義，健全規(guī)范化、標準化、程序化檔案管理工作機制，妥善、完整地保存各類重要文件、資料以反映醫(yī)院歷年經(jīng)營和管理工作是衛(wèi)生院檔案管理標準化工作的重要責任。

1.1 提升衛(wèi)生院的業(yè)務能力

檔案管理對衛(wèi)生院內(nèi)部人員來說是對在職人員身份信息、能力水平、獎懲情況的匯總，管理標準化能有效幫助衛(wèi)生院人事部門的相關(guān)工作，對衛(wèi)生院人員調(diào)整有著十分積極的作用，進而提升衛(wèi)生院業(yè)務員水平。檔案管理標準化對醫(yī)生的業(yè)務實操也有著至關(guān)重要的作用。當代醫(yī)生診療最直接的參考依據(jù)就是歷史診斷檔案，通過檔案里的案例，了解當時的病情分析及治療方式，能有效的協(xié)助當下進行決策。因此，檔案管理標準化能大大縮減醫(yī)生查詢歷史檔案的時間，更重要的是，能做到案例重現(xiàn)和不斷積累，對衛(wèi)生院的業(yè)務水平提升有著不可替代的作用。

1.2 為衛(wèi)生院提供研究方向

醫(yī)療方面的研究方向是極其龐大的，衛(wèi)生院的研究能力比之醫(yī)院差距極大，因此找準自己的定位，從而選擇契合的研究方向，對衛(wèi)生院的發(fā)展才有幫助。檔案標準化管理后，衛(wèi)生院就能直觀的看到近年來治療的所有疾病類型，還可以統(tǒng)計出衛(wèi)生院治療最多的疾病類型，即找到衛(wèi)生院最擅長的領(lǐng)域，從而確定衛(wèi)生院的優(yōu)勢所在。同時，通過標準化管理后的檔案，了解優(yōu)勢領(lǐng)域內(nèi)未被有效解決甚至未被解決問題，從而確定符合自身發(fā)展的研究方向。最關(guān)鍵的是，當衛(wèi)生院通過標準化管理后的檔案找到研究方向后，又能回過頭來根據(jù)檔案里的詳細記錄，作為研究的數(shù)據(jù)支撐，從而在研究過程中少走很多彎路，加速了研究人員的成長和研究項目的進程。

2 衛(wèi)生院檔案標準化管理工作存在的問題

2.1 檔案管理工作方法陳舊落后

隨著患者數(shù)目的增加，越來越多的衛(wèi)生院已經(jīng)增加了檔案管理標準化的工作，但是管理方法和管理設施卻沒有與時俱進。檔案管理設備是保證檔案管理工作正常進行的重要保障，良好的管理條件是提高檔案管理效率的重要保證，不僅能夠促進檔案完整管理，還能促進檔案安全管理。但是，一些衛(wèi)生院檔案室所擁有的管理條件非常差，甚至沒有專門的檔案室，基礎管理設備落后，設施不健全。例如，檔案室空間狹小，潮濕，防潮、防火、防蟲工作不到位，致使患者檔案材料發(fā)霉、丟失、被蟲蛀等問題頻頻發(fā)生。

2.2 工作人員專業(yè)素養(yǎng)缺乏

近年來在我國醫(yī)療改革的推動下，衛(wèi)生院的檔案管理工作得到了很大的改善，然而其中存在的部分問題卻無法根除。一些工作人員對于檔案管理工作標準化的重要性缺乏清晰的認識，認為這一工作對于整個衛(wèi)生院的高效運行沒有任何影響，觀念的不端正自然無法造就高效的工作。此外，檔案管理工作人員自身理論知識儲備不足，實踐經(jīng)驗缺乏，責任意識差，對工作流程不甚了解等因素都會導致衛(wèi)生院檔案管理過程中風險事件的發(fā)生。

2.3 衛(wèi)生院檔案標準化管理制度不完善

俗話說：“沒有規(guī)矩，不成方圓”。完善的管理制度對于規(guī)范相關(guān)人員的作為有著巨大的作用。而目前我國大多數(shù)衛(wèi)生院對檔案標準化管理并沒有做出合理的制度，或者即使做出了規(guī)定也只是流于形式，并沒有切切實實貫徹落實到醫(yī)護人員身上。對于各項操作流程以及規(guī)范，醫(yī)護人員存在著不熟悉、不熟練的現(xiàn)象。

3 改善衛(wèi)生院檔案標準化管理工作的有效途徑

3.1 加大資金投入

良好的檔案管理設備是把該項工作落實好的基礎條件。第一，提升檔案管理工作的經(jīng)費，嚴禁挪用。衛(wèi)生院檔案標準化管理雖然被歸為檔案管理部門的職責，但這并不意味著這項工作不需要其他部門的支持。衛(wèi)生院應當加大經(jīng)費投入，及時更新檔案管理設備，以促進檔案管理部門不斷完善自己、提高自身的服務水平，提高工作質(zhì)量與效。第二，深入挖掘檔案的價值。檔案并不是數(shù)據(jù)的堆砌，作為記載患者相關(guān)資料的重要文獻，衛(wèi)生院檔案從側(cè)面反映了國家醫(yī)療健康的發(fā)展，本身具有重大的應用價值，只是人們忽略了其作用，沒有發(fā)現(xiàn)而已，因此，檔案管理部門要深入挖掘檔案的價值，促進檔案資料發(fā)揮更大的作用。

3.2 促進有效溝通，增強檔案標準化意識

溝通是聯(lián)系兩個主體之間的橋梁，是讓彼此能由陌生走向熟悉、害怕走向安定的有效手段。在檔案標準化管理工作中，一部分工作人員充斥著無所事事、不滿或不勝任的感覺，這樣的工作態(tài)度無疑是做不好檔案管理工作的；其次是衛(wèi)生院的有關(guān)領(lǐng)導，由于檔案管理看起來與治療病人、提高效益無關(guān)，因此，有些領(lǐng)導者沒有對檔案管理工作給予充分的重視，從而罔顧檔案管理工作者提出的要求和改進的建議。可見，檔案標準化管理工作的提升，需要衛(wèi)生院領(lǐng)導及檔案工作人員增強這方面的意識，共同推進檔案的標準化。

3.3 組織工作人員學習，培養(yǎng)檔案標準化能手

工作人員是戰(zhàn)斗在檔案標準化管理工作中的第一把手，他們的工作方式直接決定了檔案管理工作的效率。因此，應當加大對相關(guān)工作人員的培訓力度，使之掌握必要的工作流程，了解工作標準，純熟運用各種衛(wèi)生服務管理軟件，保證信息渠道通暢，每年有資料匯總、統(tǒng)計、分析，主要數(shù)據(jù)上墻。此外，還應當做好信息的開發(fā)利用工作。可以開設必要的考核制度，引進競爭機制，只有合格后方能上崗。

3.4 完善檔案標準化管理工作標準化管理制度

良好的制度是保證檔案標準化管理的堅實基礎，健康檔案要求定期整理，及時更新，實行動態(tài)管理，不得有死檔、空檔出現(xiàn)，要科學地運用健康檔案，每年進行一次更新、增補內(nèi)容及檔案分析，對衛(wèi)生院的病人狀況進行全面評估，并總結(jié)報告保存。檔案要專人、專室、專柜、分類、分組保存，檔案管理人員應嚴格遵守保密紀律，確保患者檔案安全。為了促進檔案標準化管理，還應當加強對有關(guān)工作人員的激勵，激發(fā)他們的干勁，意識到這項工作的重要性。

4 結(jié)語

隨著我國政治、經(jīng)濟、文化的快速發(fā)展，已有越來越多的衛(wèi)生院將檔案標準化做為一項重要的工作。實行檔案標準化可以有效提高衛(wèi)生院的工作效率。因此，檔案標準化管理工作就成為值得研究的一項課題。時代在發(fā)展，檔案管理工作必須緊跟時代步伐，形成先進的管理理念，制定科學的管理措施，通過合理的管理制度，提高檔案管理質(zhì)量與效率，為社會發(fā)展提供更多信息，推動社會政治、經(jīng)濟、文化發(fā)展。