試析學(xué)校檔案管理和利用

姜會(huì)圖

摘 要：學(xué)校檔案是學(xué)校廣大教職員工在教育教學(xué)工作、學(xué)校管理及其他各項(xiàng)工作和學(xué)習(xí)等活動(dòng)中形成的，具有保存、查考、利用價(jià)值的文字、圖表和聲像等多種形式、各類載體的原始記錄，是全體師生員工智慧的結(jié)晶，是歷史憑證，是學(xué)校的財(cái)富。學(xué)校檔案工作是各項(xiàng)工作的重要組成部分。因此，加強(qiáng)學(xué)校檔案管理和利用工作是學(xué)校教育教學(xué)的需要，學(xué)校應(yīng)該在抓好教學(xué)管理的同時(shí)抓好檔案管理和利用工作。

關(guān)鍵詞：學(xué)校；檔案管理；利用

1 提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)

檔案工作首先要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，把檔案工作列入學(xué)校工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》學(xué)習(xí)與宣傳活動(dòng)。結(jié)合實(shí)際，領(lǐng)導(dǎo)帶頭學(xué)，做貫徹落實(shí)《檔案法》的帶頭人，通過學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使教職工能增強(qiáng)檔案意識(shí)，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺地維護(hù)學(xué)校檔案工作。建立健全的管理機(jī)構(gòu)和管理網(wǎng)絡(luò)，成立以校長為組長，各科室負(fù)責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備一名專職檔案員，學(xué)校各科（處）室都沒有兼職檔案員。建立綜合檔案室，從組織上保證檔案工作的順利進(jìn)行。

加強(qiáng)檔案管理觀念工作是服務(wù)于現(xiàn)實(shí)的需要

學(xué)校檔案人員的創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。因此，檔案人員要有埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)精神，同時(shí)應(yīng)當(dāng)多一些敏捷和窨智，多一些果斷，從基本上轉(zhuǎn)變觀念，要主動(dòng)自己聯(lián)系市場(chǎng)，使檔案工作產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案工作自身價(jià)值。

檔案是承上啟下的橋梁，是繼往開來的紐帶。服務(wù)現(xiàn)實(shí)是檔案的一個(gè)重要功能，切實(shí)抓好檔案管理工作可以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供借鑒，為學(xué)校工作提供保障。

2 學(xué)校檔案的分類及管理制度

學(xué)校檔案一般分為文書檔案、教學(xué)檔案、業(yè)務(wù)考核檔案、學(xué)生檔案、基礎(chǔ)設(shè)備檔案、聲像檔案、財(cái)會(huì)檔案、人事檔案，但主要是文書檔案和教學(xué)檔案兩大類。

文書檔案是學(xué)校黨、政、工、團(tuán)等日常工作中形成的，具有重要保存價(jià)值、經(jīng)過立卷歸檔的文件材料，是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策、總結(jié)工作、制度計(jì)劃的可靠信息資料。

教學(xué)檔案是記錄和反映學(xué)校在“教”與“學(xué)”的實(shí)踐活動(dòng)中形成的具有價(jià)值保存的文件材料。它是從教學(xué)計(jì)劃的實(shí)施到教學(xué)質(zhì)量檢查，從課堂教學(xué)到實(shí)驗(yàn)教學(xué)，從學(xué)生的思想政治工作到學(xué)籍管理，從師資培訓(xùn)教學(xué)設(shè)備，從招考新生到新生入學(xué)的一系列過程，是衡量一個(gè)學(xué)校辦學(xué)水平的標(biāo)志，又是進(jìn)行教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)科研不可缺少的依據(jù)和參考評(píng)比。

基本管理制度包括檔案立卷歸卷制度、檔案保密制度、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案借閱制度、分級(jí)管理檔案的管理制度等。通過制度的制定可以使檔案工作有章可循，規(guī)范檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)上的程序和標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)檔案管理對(duì)促進(jìn)學(xué)校檔案工作科學(xué)化，規(guī)范化建設(shè)具有重要作用。

3 健全學(xué)校檔案管理工作的具體內(nèi)容及方法

學(xué)校檔案材料是領(lǐng)導(dǎo)正確決策、研究工作、處理重大問題的依據(jù)，搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ)，也是直接反映本單位工作實(shí)績(jī)的有力證明。抓好上級(jí)單位發(fā)給本校的文件材料的傳閱和歸檔，定期對(duì)文件材料進(jìn)行清理檢查，確保文件材料齊全；另一方面，強(qiáng)化文書管理，抓好學(xué)校活動(dòng)所形成的文件材料收集，使“帳外”材料的作用得到充分發(fā)揮。對(duì)有請(qǐng)示沒有批復(fù)或有批復(fù)沒有請(qǐng)示等有聯(lián)系的文件材料，檔案人員應(yīng)及時(shí)查詢，保證這類文件材料的按時(shí)歸檔，利用復(fù)印的機(jī)會(huì)收集。檔案人員在復(fù)印文件材料時(shí)，對(duì)有價(jià)值、需要?dú)w檔的文件材料當(dāng)即留下原件，以備日后歸檔。

3.1 學(xué)校檔案整理

整理工作是檔案管理基礎(chǔ)工作中的主要環(huán)節(jié)，要強(qiáng)化檔案的整理工作。因此，使“帳外”材料的作用得到補(bǔ)充，應(yīng)嚴(yán)格按照統(tǒng)一的規(guī)范要求整理，才能達(dá)到提高案卷質(zhì)量的目的。按照文書、教學(xué)、學(xué)籍、財(cái)會(huì)、基建、聲像六大類和各項(xiàng)活動(dòng)過程中形成的檔案材料自身規(guī)律，保持其結(jié)構(gòu)的完整性按照學(xué)校檔案的來源時(shí)間、內(nèi)容和性質(zhì)條件保持其歷史聯(lián)系性，充分利用原有的整理基礎(chǔ)，使這保持其系統(tǒng)性，便于學(xué)校檔案的安全保管和方便利用。

3.2 學(xué)校檔案的鑒定

檔案鑒定工作是檔案精練的重要手段。學(xué)校檔案鑒定的主要任務(wù)是：通過對(duì)已過保管期限的檔案材料的價(jià)值進(jìn)行審查，以區(qū)分重點(diǎn)，使學(xué)校有價(jià)值的重要檔案得到保護(hù)，對(duì)已失去價(jià)值的檔案予以剔除銷毀。學(xué)校檔案鑒定要堅(jiān)持按內(nèi)容、作者、時(shí)間和需要確定價(jià)值的原則，逐卷逐件進(jìn)行審查，從數(shù)量大、種類多、內(nèi)容復(fù)雜的學(xué)校檔案中確定其不同的保管期限，把不需要的保存和保管期限已滿的檔案予以鑒定銷毀。

3.3 學(xué)校檔案保管

檔案保管工作是檔案工作的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。學(xué)校要采取有效措施，防止與克服各種自然的、社會(huì)的不利因素對(duì)學(xué)校檔案的損毀，切實(shí)保護(hù)學(xué)校檔案的完整和安全，不斷提高學(xué)校檔案管理的科學(xué)性。學(xué)校檔案保管要堅(jiān)持“以防為主，防治結(jié)合”的方針。

3.4 學(xué)校檔案統(tǒng)計(jì)

要以表冊(cè)、數(shù)字的形式，揭示學(xué)校檔案與檔案工作的有關(guān)情況。其主要內(nèi)容包括學(xué)校檔案的收集、整理、鑒定、保管和利用等情況；認(rèn)真填上級(jí)教育行政部門印發(fā)的有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

3.5 學(xué)校檔案利用

學(xué)校檔案信息資源開發(fā)與，堅(jiān)持 按規(guī)章制度辦事 ，注重改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，做到熱情、主動(dòng)、迅速。做好后勤服務(wù)工作，強(qiáng)化學(xué)校檔案室的服務(wù)功能，努力開發(fā)其教育功能，使檔案由過去的以藏為主轉(zhuǎn)化為以開發(fā)利用為主。健全檔案的檢索工具，匯編各種能反映特色的有較高利用價(jià)值的編研材料，利用多媒體輔助檔案管理，使管理方法科學(xué)化、管理機(jī)構(gòu)高效化、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，不斷增加檔案室的綜合服務(wù)功能，讓檔案信息資源更好的地為教育教學(xué)服務(wù)。

4 努力實(shí)現(xiàn)管理手段的現(xiàn)代化

實(shí)現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化就是利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、檢索、統(tǒng)計(jì)分析等，由傳統(tǒng)的手工操作過渡以電子計(jì)算機(jī)為中心的現(xiàn)代化管理方法，辦公自動(dòng)化是提高檔案管理工作水平和效率重要手段。因此，在工作中逐步淘汰一些老化的管理手段，逐步增加微機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等現(xiàn)化設(shè)備，運(yùn)用科學(xué)的管理方法，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，以最小的空間存儲(chǔ)檔案，以最快的速度傳遞信息，才是新時(shí)期檔案管理工作的必然歸宿。