大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

林振坤

摘 要：現(xiàn)今，信息化水平不斷提升，智能化數(shù)據(jù)終端在生活中大量涌現(xiàn)。企業(yè)運(yùn)營(yíng)中，每分每秒產(chǎn)生的數(shù)據(jù)流都要得到科學(xué)分析、整理、并妥善處理。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，企業(yè)應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新檔案管理模式。由此，本文詳細(xì)分析了檔案管理過(guò)程信息化建設(shè)工作，提出了整合集中數(shù)據(jù)及信息，基于此統(tǒng)一處理與分析數(shù)據(jù)及信息，以增加企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益。

關(guān)鍵詞：檔案管理；大數(shù)據(jù)時(shí)代；信息化

隨著企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的日益增多，企業(yè)內(nèi)的檔案資料也將不斷增多，而檔案資料是企業(yè)制定科學(xué)發(fā)展戰(zhàn)略以及控制經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的重要參考依據(jù)，可否對(duì)其實(shí)現(xiàn)信息化管理，將決定人們獲取檔案數(shù)據(jù)資源的準(zhǔn)確性與實(shí)用性，為此，優(yōu)化企業(yè)檔案信息化管理，是企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)生存及發(fā)展的必經(jīng)之路。比如，若無(wú)法從企業(yè)所管理的檔案資料中得到有價(jià)值的數(shù)據(jù)資源，就難以準(zhǔn)確把握企業(yè)發(fā)展契機(jī)及安全隱患，進(jìn)而下降企業(yè)的盈利能力與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)水平。另外，因?yàn)殡娮訖n案信息是在近些年才得到廣泛應(yīng)用的，因此，其信息化發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)、途徑和人才等均處在形成階段，一定程度上下降了企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的時(shí)效性及安全性。為此，探究大數(shù)據(jù)時(shí)代公司電子檔案信息化發(fā)展有顯著意義。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代公司檔案管理信息化發(fā)展中常見(jiàn)的問(wèn)題

1.1 成本偏高

若要推進(jìn)公司檔案信息化管理，就必須在早期采購(gòu)足夠的電子設(shè)備，并招聘專業(yè)化的檔案管理人才。最關(guān)鍵的是，應(yīng)基于企業(yè)實(shí)際情況，建立順應(yīng)企業(yè)發(fā)展以及符合企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的信息化平臺(tái)，然后迅速實(shí)現(xiàn)從紙質(zhì)版檔案變?yōu)樾畔n案，形成具備多種形式的電子檔案，進(jìn)而建立出檔案資料信息庫(kù)。由籌劃到建成，全程都要投進(jìn)人力、物力、財(cái)力和時(shí)間成本，無(wú)論哪一項(xiàng)，針對(duì)規(guī)模較小、實(shí)力不強(qiáng)的企業(yè)而言，都會(huì)是一種較大的壓力。

1.2 缺乏科學(xué)的信息化規(guī)范

隨著信息化水平的不斷提高，大量企業(yè)已經(jīng)把信息化技術(shù)引入企業(yè)檔案資料管理中，但因?yàn)樾畔⒒ㄔO(shè)還處于發(fā)展階段，依舊存在諸多問(wèn)題。由于不同行業(yè)中的公司，其目的、發(fā)展趨勢(shì)等都有差別，因此在企業(yè)發(fā)展檔案信息化系統(tǒng)時(shí)，難以形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，如此就會(huì)在檔案管理方面存在明顯的隨意性，由于各大企業(yè)間的互動(dòng)交流不及時(shí)，也不是非常協(xié)調(diào)，并且在數(shù)據(jù)共享上做得也不全面。企業(yè)各職能部門均有一定的獨(dú)立性，如此會(huì)導(dǎo)致在信息化建設(shè)階段不能形成良好的綜合體，制約著企業(yè)充分發(fā)揮檔案信息技術(shù)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)一個(gè)確切的目標(biāo)，在管理方面也不規(guī)范，嚴(yán)重阻礙著公司檔案管理信息化進(jìn)程。

1.3 電子檔案數(shù)據(jù)安全性不高

企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中，多多少少都會(huì)有一些機(jī)密文件，至今為止，依然沒(méi)有一款安全性能很高的電子信息管理系統(tǒng)，且電子檔案的傳遞和保存大都經(jīng)第三方軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)，因此，難以全方位保證電子檔案數(shù)據(jù)安全[1]。比如，許多企業(yè)常常用QQ、微信、郵箱等來(lái)傳送電子文件，如果公司收發(fā)文件賬號(hào)及密碼外泄，將會(huì)引起檔案數(shù)據(jù)泄露問(wèn)題。再者，有些企業(yè)為得到同行的商業(yè)機(jī)密，一般會(huì)聘請(qǐng)黑客侵襲競(jìng)爭(zhēng)對(duì)象的電子文件管理系統(tǒng)，獲得重要機(jī)密，為此，怎樣提升電子檔案數(shù)據(jù)的安全性，是目前阻礙電子檔案信息化發(fā)展的重要瓶頸，而且還是企業(yè)基于大數(shù)據(jù)背景進(jìn)行電子檔案信息化管理所面臨的一大難題。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代公司檔案管理信息化發(fā)展的策略

2.1 創(chuàng)新檔案管理觀念及方法

當(dāng)前，公司管理檔案依舊停留于檔案與數(shù)據(jù)采集、保存方面，從事檔案數(shù)據(jù)管理的人員及企業(yè)并未真正認(rèn)識(shí)到可以處理和分析檔案資料的意義。大數(shù)據(jù)時(shí)代環(huán)境下，上至公司最高管理層，下至基層檔案管理者，都要?jiǎng)?chuàng)新傳統(tǒng)的管理觀念，企業(yè)內(nèi)有權(quán)利的職能部門應(yīng)當(dāng)出臺(tái)一些有利于檔案管理的規(guī)章機(jī)制，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案資料的可以使用，通過(guò)利用先進(jìn)的大數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，支持公司從設(shè)備、項(xiàng)目等多個(gè)方面展開(kāi)數(shù)據(jù)分析，從而為企業(yè)指明科學(xué)的發(fā)展之路，如此方可提高公司經(jīng)濟(jì)效益。

2.2 建立完整的檔案數(shù)字管理系統(tǒng)

首先，將以往的紙質(zhì)版檔案變?yōu)殡娮影鏅n案和數(shù)字化檔案，并盡可能加快整個(gè)轉(zhuǎn)變過(guò)程。而且，要借助統(tǒng)計(jì)學(xué)方法及原理，分類管理、存儲(chǔ)數(shù)字檔案和電子檔案。其次，根據(jù)企業(yè)實(shí)際，采用科學(xué)的技術(shù)手段，建立出對(duì)自身經(jīng)營(yíng)有利的檔案數(shù)字管理系統(tǒng)，使檔案數(shù)字管理系統(tǒng)和企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)系統(tǒng)充分結(jié)合，如此方可確保在采集檔案資料時(shí)做好早期管控措施，并確保信息的完整性，讓信息的更新能及時(shí)傳遞[2]。另外，通過(guò)利用云計(jì)算技術(shù)，可以更深入的分析和處理檔案信息。最后，將動(dòng)態(tài)管控與橫縱分析相結(jié)合，基于縱向時(shí)間線比較分析檔案信息時(shí)，也要比較其他部門、同行業(yè)企業(yè)以及其他行業(yè)，將比較分析獲得的信息、數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)采集、匯總，去除無(wú)價(jià)值的信息，保留有用的內(nèi)容，如此方可更好保障數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)確性及和真實(shí)性。

2.3 制定安全防護(hù)制度，做好保密措施

基于大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息化發(fā)展可以為企業(yè)經(jīng)營(yíng)帶來(lái)諸多作用，但同時(shí)也有一定的安全隱患。為此，需要制定科學(xué)的安全防護(hù)制度，將系統(tǒng)安全管理引入檔案信息化發(fā)展的整體計(jì)劃中，制定資金、技術(shù)及管理保障制度。信息化建設(shè)階段，少不了人的參加，檔案實(shí)體與檔案數(shù)據(jù)在人、設(shè)備當(dāng)中流轉(zhuǎn)，要加強(qiáng)公司檔案保密和安全風(fēng)險(xiǎn)管理，確保數(shù)字化生產(chǎn)設(shè)備在局域網(wǎng)條件下開(kāi)展工作；強(qiáng)化對(duì)人員的監(jiān)督控制，生產(chǎn)設(shè)備和責(zé)任人對(duì)應(yīng)綁定，控制好知悉范圍；檔案數(shù)字管理系統(tǒng)應(yīng)用前，采用信息庫(kù)備份、密級(jí)設(shè)置、客戶權(quán)限控制等方法控制應(yīng)用范圍，采取數(shù)據(jù)加密、數(shù)字簽名、防火墻以及入侵檢測(cè)等方法應(yīng)對(duì)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)問(wèn)題，避免病毒黑客攻擊，更好保障檔案的安全性。

2.4 完善公司檔案信息化管理規(guī)范

制定統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案信息化管理規(guī)范，有利于提高電子郵件的可靠性、實(shí)用性和客觀性，這是人們充分使用電子檔案數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)保證，能夠從以下幾點(diǎn)進(jìn)行優(yōu)化：

1）設(shè)置統(tǒng)一的電子檔案格式、傳遞途徑、保存系統(tǒng)。比如，但多個(gè)部門同步把電子檔案發(fā)往同個(gè)部門時(shí)，若存在檔案格式、傳遞途徑、保存系統(tǒng)等不統(tǒng)一的現(xiàn)象，就會(huì)造成收件部門收到的檔案格式不相同、漏收和重收等現(xiàn)象，進(jìn)而降低了工作效率及質(zhì)量。

2）制定統(tǒng)一的電子檔案編碼制度，并編制文件信息收發(fā)記錄單，詳細(xì)記錄公司各個(gè)部門之間來(lái)往電子資料，方便在查找與應(yīng)用某個(gè)電子郵件時(shí)，能夠?qū)ζ鋵?shí)現(xiàn)迅速、及時(shí)、精準(zhǔn)的定位。

3）制定統(tǒng)一的資料收發(fā)機(jī)制與收發(fā)流程，比如在發(fā)送電子資料時(shí)，通常會(huì)存在不能判別收件部門有沒(méi)有接收文件的現(xiàn)象，導(dǎo)致員工必須打電話和收件部門溝通[3]。但是，若可以明確規(guī)定求收件方在收到資料后將數(shù)據(jù)及時(shí)反饋至發(fā)件部門，就可以有效防止上述問(wèn)題的產(chǎn)生。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，基于大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)發(fā)展檔案信息化系統(tǒng)，具有提高電子檔案安全性、客觀性和實(shí)用性等功能，在提升電子檔案數(shù)據(jù)使用率、提高企業(yè)盈利水平及市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力等各個(gè)方面均有顯著作用。但是，由于受到諸多因素的干擾，在發(fā)展企業(yè)檔案資料信息化系統(tǒng)時(shí)，依舊存在很多問(wèn)題。為此，處于大數(shù)據(jù)環(huán)境下的企業(yè)，必須積極總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，提高專業(yè)水平，方可準(zhǔn)確找到限制檔案管理信息化發(fā)展的影響因素，并采用科學(xué)的措施進(jìn)行解決。

參考文獻(xiàn)

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