加強物業檔案管理工作的思考

易桂平

摘 要：立足物業管理領域，物業檔案管理是物業服務不可或缺的內容，是物業服務得以體現的重要前提，更顯物業管理的規范性，事關物業管理的綜合水平。為此，要重視物業檔案管理工作的開展，明確物業檔案具備的基本特征，分析存在的問題，強化制度建設與機制創新，構建高效發展策略，促進物業檔案管理水平的全面提升。

關鍵詞：物業；檔案管理；問題；對策

針對物業檔案，其主要是以相關主體與組織為操作者，在物業管理行為中形成的具有存儲與應用價值的資料。物業檔案載體多樣，涉及文字、圖像以及聲像等形式，強化對物業管理行為的全面記錄。物業檔案是物業管理重要內容，處于基礎性資料的地位。物業檔案管理水平直接決定整體管理水準。由此可見，物業檔案管理隸屬整體管理范疇，需要進行全面而深入的探討。

1 物業檔案管理工作的基本特征

1.1 物業檔案是物業管理服務的基礎性資料

首先，物業檔案是實施物業經營管理與物業服務的重要構成，也就是說，檔案反映了物業所有活動與發展全過程，為物業工作開展提供最為基礎的資料信息，對物業維修管理等工作影響較大，也是原始性依據。其次，物業檔案是物業服務得以實現的根本信息。在物業檔案資料中，涵蓋住戶詳細資料，這些資料在維護業主合法權益方面發揮憑證性做作用。再次，物業檔案真實記錄了物業服務的具體情況，是真實性的反映，成為解決糾紛與矛盾的依據。

1.2 物業檔案凸顯動態性與變化性特點

首先，物業檔案的產生不受時空限制，也就是說，物業檔案產生于物業服務的諸多管理項目中，與物業記錄內容保持統一性。其次，物業檔案在管理上也凸顯變化的特征。為了維護物業服務的高效性，保證及時性，物業檔案呈現動態化管理趨勢，這也是保證各個環節有據可依的根本。再次，物業檔案呈現動態性特點。

目前，物業檔案使用者的需求處于不斷變化中，檔案信息服務也要與之相適應，善于總結規律，不斷進行調整與創新。

1.3 物業檔案強調服務理念的貫徹與執行

首先，物業檔案管理堅實以人為本的基本原則，目標是最大限度滿足使用者的需求。其次，物業檔案與使用者生活息息相關，促進個性化服務的產生。再次，從物業檔案利用方面分析，物業檔案管理文件隨著物業管理行為發生變化，同時被使用者不斷使用，這也在根本上對檔案管理科學性與準確性提出更高要求，目的是更好服務于使用者。

2 物業檔案管理工作的不足與問題

2.1 管理者尚未真正認識到物業檔案管理的價值，重視程度不高

立足當前物業管理領域，檔案管理觀念薄弱，管理者尚未充分認識到物業檔案管理的價值，忽視其與管理質量之間的關系，尚未將其有效納入管理規劃建設之中，同時，資源投入不足，人才建設力不從心，很難實現綜合管理水平的提升。

2.2 物業檔案管理缺乏完善的制度，制度性保障作用很難有效發揮

首先，檔案管理缺乏統一的管理要求與標準，檔案信息的分類、保管等方面標準不統一，隨意性嚴重，不利于檔案管理質量的增強。另外，檔案信息管理呈現分散狀態。通常情況下，物業檔案管理一般都分散在各個部門，尚未進行集中統一歸納管理，很難保證檔案信息的可靠性，同時，檔案信息利用率不高。其次，物業檔案管理缺乏完整與全面的交接流程，影響檔案的完整性與規范性，檔案流失現象極易發生。

2.3 物業檔案管理人員建設缺乏科學性，專業能力與綜合素質亟待提升

對于物業檔案管理，其隸屬基層管理范疇，對專業人才吸引力不足，很難引進更多高素質的專業人才，阻礙檔案管理專業水平的增強，整理管理處于落后狀態。另外，物業管理者很多為兼職人員，無法集中全力進行檔案管理工作，檔案收集的及時性很難保證。同時，也無法實現對檔案理論知識以及技能的及時更新。

3 如何全面加強物業檔案管理工作

3.1 全員范圍內增強物業檔案管理思維，行業納入發展規劃

首先，重視在行業管理規劃中增添物業檔案管理內容，全員范圍內增強檔案管理思維。其次，管理層要提升對物業檔案管理工作的重視，從制度、機制等多方面進行落實，增強執行力，將物業檔案管理效果作為衡量整體管理水平的標準。除此之外，要增強管理人員對檔案管理的關注，以便為檔案管理工作順利開展奠定基礎。

3.2 全方位健全檔案管理制度，保證各項工作有據可查

首先，對物業檔案管理流程進行科學設置，保證整個流程與各個環節的科學性與合理性，增強執行力。其次，結合行業發展實際，以物業管理領域檔案管理相關法律法為基礎，形成針對性檔案管理制度，將歸檔、保存以及管理等環節涵蓋其中，全面落實崗位責任制度，加快檔案管理標準與規范化建設進程，為檔案安全保管與便捷使用奠定堅實基礎。除此之外，要建立針對性較強的檔案管理模式，構建檔案管理信息化機制，實現管理的全方位性與先進性。

3.3 以信息化建設為方向，全面提升物業檔案管理專業能力與職業素養

首先，要以專業化為目標，全面加強物業檔案管理人員建設，招募更多物業檔案管理專業化人才，保證掌握業務流程，能夠將先進的管理方法與手段應用在工作實踐中。其次，加快物業檔案管理信息化建設，促使人員在擁有檔案管理技能的同時，熟練應用計算機，將大數據、網絡、通訊等技術融于一體，發揮技術優勢，增強信息開發能力，滿足用戶多元化需求。除此之外，要落實人員培訓工作，實現常態化。

物業檔案管理是現代物業服務中不容忽視的內容，需要引起全行業重視。基于此，要明確物業檔案的基本特征，剖析發展中存在的問題，形成科學的解決對策，以先進制度與高效管理模式為根本，依托高素質人才，全面推進物業檔案管理工作的順利開展，促進物業行業實現可持續發展。

參考文獻

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