淺析基層醫(yī)院檔案信息資源管理與開發(fā)利用工作

張德衛(wèi) 孟哲

隨著信息社會的迅速發(fā)展，檔案信息化管理工作日趨增強(qiáng)，醫(yī)院檔案管理工作，逐漸從規(guī)模式向信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理過渡，給檔案信息管理工作帶來了革命性的挑戰(zhàn)，現(xiàn)今基層醫(yī)院尚未重視檔案信息資源管理與開發(fā)利用工作，因而制約了檔案信息資源的有效發(fā)揮。

1 醫(yī)院檔案信息資源管理與開發(fā)利用存在的問題

1.1 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)思想認(rèn)識不夠

單位領(lǐng)導(dǎo)檔案意識淡薄，沒有將檔案工作納入醫(yī)院各項(xiàng)管理工作的議事日程，在衛(wèi)生行業(yè)一貫重視業(yè)務(wù)，沒有認(rèn)識到檔案信息資源在其在科研、教學(xué)、處理醫(yī)療事故和醫(yī)療糾紛等方面發(fā)揮的重要作用，相關(guān)方面的經(jīng)費(fèi)和人員投入有限，因而制約了檔案工作的開展。

1.2 檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低。

基層醫(yī)院檔案管理員多數(shù)學(xué)歷低，并且多數(shù)是兼職，檔案信息化意識不強(qiáng)，參加檔案專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)少，對新技術(shù)、新知識缺乏了解，特別是現(xiàn)代化檔案管理知識掌握的更是微乎其微，這都對醫(yī)院檔案信息化管理工作帶來了較大制約作用。

1.3 檔案資源建設(shè)與利用工作薄弱

1）基層醫(yī)院檔案員多數(shù)是兼職，工作不能專心投入，檔案存放散亂，隨放隨丟，收集檔案時也只是應(yīng)付差事，收集一些重點(diǎn)科室材料，忽視其收他科室材料收集，致使基層醫(yī)院文書檔案歸檔內(nèi)容少，就使一些重大活動、重大事件檔案都收集不起來，其他載體檔案如照片檔案、電子檔案收集得更少，造成檔案散失多、門類單一。

2）主動服務(wù)的積極性不高，檔案檢索目錄單一、多是手工檢索，沒有建立檔案信息平臺，存有你來我查被動服務(wù)情況，在醫(yī)院教學(xué)、科研服務(wù)的功能上得不到有效的開發(fā)應(yīng)用，這些都阻礙了醫(yī)院檔案信息資源的開發(fā)利用。

1.4 檔案管理技術(shù)落后

在當(dāng)前醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過程中，檔案在信息化管理中所需要的設(shè)備和技術(shù)都跟不上時代步伐，現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備配備不齊全，如存儲設(shè)備、掃描儀等缺乏，對于新領(lǐng)域、新門類、新載體等各門類檔案不能很好的收集存儲，檔案資源流失較多，醫(yī)院許多有價值的檔案資源保存不下來，醫(yī)院檔案信息資源管理混亂。

2 如何做好檔案信息資源管理與開發(fā)利用工作

2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識，健全體制，制定措施

要加大對《檔案法》的宣傳力度，醫(yī)院檔案是衛(wèi)生醫(yī)療單位進(jìn)行診治和治療的真實(shí)記錄，蘊(yùn)藏著廣大醫(yī)護(hù)工作者醫(yī)療活動實(shí)踐和勞動成果，他還是科研、教學(xué)、編史修志、處理醫(yī)療事故和醫(yī)療糾紛重要可靠依據(jù)，所以增強(qiáng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，要充分認(rèn)識檔案的重要性，建立由院領(lǐng)導(dǎo)分管、檔案室牽頭，各職能科室兼職檔案員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，將檔案管理納入單位工作重要議事日程，制定一套完整的檔案管理制度和措施，將黨群、行政、科研、設(shè)備、財務(wù)等不同類別檔案實(shí)行集中管理，改變過去分散管理造成的人力、財力、物力和空間的浪費(fèi)，保證檔案的完整與安全，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享， 投入適當(dāng)檔案經(jīng)費(fèi)，滿足檔案管理的需要。

2.2 加強(qiáng)檔案信息管理人員技術(shù)培訓(xùn)

檔案管理工作人員自身的素質(zhì)、知識層次以及專業(yè)技水平在很大程度上制約著檔案信息化管理的進(jìn)一步發(fā)展。醫(yī)院檔案信息化管理要求檔案管理人員，既要有扎實(shí)的業(yè)務(wù)能力，又要有較強(qiáng)的管理和服務(wù)能力，因此必需要加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人才培訓(xùn)，提高專業(yè)技術(shù)水平。這就要求檔案管理人員首先要適應(yīng)新形勢，敢于提出新辦法，解決新問題，在檔案管理上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，系統(tǒng)學(xué)習(xí)《歸檔文件整理》 、《檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)》、《檔案編纂學(xué)》等，特別是現(xiàn)代化檔案管理知識的學(xué)習(xí)，如計算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理，提高快捷便利的檔案服務(wù)利用體系。再次，走出去，向上級主管部門、經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)他們檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)與做法。收集好醫(yī)院各方面檔案歸檔，從源頭上保證歸檔文件材料門類上的齊全、數(shù)量上的完整、質(zhì)量上的優(yōu)良，掌握第一手醫(yī)院檔案信息資源，發(fā)揮好檔案應(yīng)有的作用。

2.3 提高醫(yī)院檔案信息管理化水平

隨著現(xiàn)代醫(yī)學(xué)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代醫(yī)療設(shè)備的采用，使醫(yī)院對檔案信息的依賴性也越來越大，檔案形成也越來越多，所以要有專門存放檔案的庫房，并配備必要的檔案櫥柜，或密集架，消毒設(shè)備，溫濕度計，空調(diào)、滅火器等。同時還應(yīng)配備相應(yīng)的現(xiàn)代化設(shè)備，如計算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，方便工作，提高工作效率，改變陳舊落后管理?xiàng)l件，從而大幅度提升檔案管理現(xiàn)代化水平。

2.4 做好檔案信息資源的開發(fā)利用

利用工作是檔案的核心工作，從某種意義講，檔案的其他工作都圍繞這一中心工作展開。一方面，只有做好利用工作，才能體現(xiàn)檔案的價值，促進(jìn)其它各項(xiàng)工作的開展；另一方面，以資源共享為著眼點(diǎn)，樹立開放的檔案意識，積極主動挖掘檔案信息資源，建立數(shù)字網(wǎng)絡(luò)信息共享平臺，為領(lǐng)導(dǎo)決策、科研、醫(yī)療糾紛等做好服務(wù)。還可以通過利用檔案真實(shí)反映醫(yī)院工作開展情況，編寫大事記、醫(yī)院志、檔案利用實(shí)例匯編等，最大限度地發(fā)揮好檔案的利用價值。

綜上所述，在信息時代的今天，信息技術(shù)在各個領(lǐng)域起著重要作用，對醫(yī)院檔案各項(xiàng)工作也起了指導(dǎo)作用，檔案信息化的建立，是醫(yī)院計劃和決策的可靠依據(jù)，是指導(dǎo)并協(xié)調(diào)醫(yī)院各項(xiàng)工作的正常運(yùn)行的參考依據(jù)，對做好醫(yī)院檔案管信息管理和開發(fā)利用工作，有著獨(dú)特而重要的現(xiàn)實(shí)意義。