航空工業固定資產投資項目檔案工作管理探討

黃英 任宏宇

摘要：本文結合中國航空工業空氣動力研究院（以下簡稱航空工業氣動院）固定資產投資項目檔案管理的實際情況，簡要分析了航空工業固定資產投資項目中檔案管理的特殊性，總結了此類項目檔案管理工作中可能存在的問題，并提出了幾個具體的應對措施，以期提升固定資產項目檔案管理水平。

關鍵詞：航空工業固定資產投資項目檔案管理

固定資產投資項目是建造和購置固定資產的經濟活動項目，是社會固定資產再生產的主要手段。近年來，隨著國家對檔案工作重視程度的加強和航空工業固定資產投資工作發展的加速，項目檔案管理已成為航空工業固定資產投資項目管理的重要組成部分。筆者結合航空工業氣動院固定資產投資項目中檔案管理的特點及在工作中的實踐和體會，對如何完善固定資產投資項目檔案管理體系、充分發揮檔案管理在項目中的核心作用進行了初步探討。

一、檔案管理對航空工業固定資產投資項目實施的必要性

（一）檔案管理是項目管理工作的重要要求

根據國防科工局有關軍工項目建設和檔案管理的文件精神，軍工固定資產投資項目應建立配套的檔案管理機制，確保固定資產投資項目檔案的完整性、系統性和準確性。航空工業氣動院近年來承擔了多項軍工固定資產投資項目，并且項目的規模越來越大。固定資產投資項目檔案管理在全院檔案管理工作中所占的比例逐年上升，2018年固定資產投資項目收集卷數已占全年檔案卷數的70%。固定資產投資項目檔案已成為航空工業氣動院檔案管理的重要組成部分，其管理水平也成為全院檔案管理水平的集中體現。

（二）檔案管理是提升項目管理水平的必要手段

項目形成的檔案文件資料是科研人員技術經驗的總結和集體智慧的結晶，是對項目研制過程的記錄和研究成果的固化。檔案文件資料可以使項目管理系統化、規范化，其準確度會對后續開發項目的質量和進度產生影響。另外，項目檔案管理的質量也是項目負責人的管理能力和水平的一種體現。從航空工業氣動院目前情況來看，科研管理水平較高的項目負責人，其負責項目的檔案歸檔及時率和質量也比較高；反之，項目的檔案歸檔及時率和質量就相對較低。

（三）檔案管理是確保項目通過竣工驗收的必要條件

《航空工業固定資產投資項目檔案驗收辦法》（檔字〔2013〕57號）中明確規定：“項目檔案驗收是項目竣工驗收的必備條件之一。未經項目檔案驗收或者項目檔案驗收不合格的不得進行或者通過項目竣工驗收”。[1]固定資產投資項目檔案的完整、準確、系統和安全是對項目檔案質量的最基本要求，也是檔案專項驗收和項目竣工驗收的前提。[2]把項目檔案驗收列為專項驗收工作，并具有一票否決權，可見國家對項目檔案的重視程度。把項目檔案列為專項驗收，既從項目管理的角度對檔案管理提出了更高的要求，也從檔案管理角度為項目的順利推進提供了有力的信息支持，把固定資產驗收項目檔案提升到了項目竣工驗收所需要的必要條件的高度，是一項既有利于項目順利實施，又有利于提高檔案管理水平的舉措。[3-4]

（四）檔案管理是知識產權固化的重要手段

從項目的立項申請到項目竣工驗收各環節的文件資料，是對過程中產生的創新技術內容的固化，都應嚴格按照相關規范要求進行收集、整理、歸檔，這有利于知識產權的積累，可以為知識產權申報提供有力保障。固定資產投資項目檔案作為單位的財富長期或永久保存，便于以后的查詢和利用，可以為航空工業乃至國家積累寶貴的資料和財富。

二、航空工業固定資產投資項目檔案管理工作存在的主要問題

鑒于航空工業科研院所承接的固定資產投資項目具有邊研究、邊設計、邊實施的特殊性，以航空工業氣動院為例，它是以科研和試驗為主的科研院所，檔案具有文件數量大、內容復雜，既有管理文件，又有專業技術文件等特點，其固定資產投資項目均要為科研和試驗服務，常常面臨研究、設計、實施并行開展的情況，因此具有過程全、種類全和時間跨度大的特殊性。這些特殊性直接或間接地引發了固定資產投資項目檔案管理工作中的如下問題。

（一）相關職能部門對檔案工作的重要性認識不足

航空工業氣動院固定資產投資項目涉及的部門多、人員多，導致了項目相關部門領導、項目主管和技術人員對項目檔案管理工作缺乏統一、正確的認識，對項目檔案管理的重要性認識不足，對項目文件在收集、整理和管理過程中存在的問題沒有足夠的重視；同時各部門間的協調溝通不暢，導致項目文件資料的收集歸檔、整理立卷及驗收審核工作變成檔案業務部門一家之事。同時，由于對檔案工作重要性的忽視，使得項目的存檔范圍缺少整體規劃，文件資料間缺乏連續性和協調性，給項目檔案的整理立卷工作帶來了困難。

（二）檔案部門沒有充分發揮管理職能

由于固定資產投資項目的建設周期較長，使得檔案管理存在形成周期長、涉及關系復雜、工作環節多、系統性和成套性要求高等特點，給項目檔案的前期收集工作帶來了一定困難。這就要求檔案管理部門需要充分發揮在檔案管理中的職能作用，對項目過程與質量進行嚴格的控制，保證項目檔案的準確和完整；同時，檔案部門需要協調好各部門之間的關系，掌握項目的動態信息，做好檔案管理重要性的宣傳工作，提高所形成檔案的質量。但在實際工作中，檔案部門的工作往往比較被動，沒有能夠充分發揮應有的職能作用，主要表現在：主動了解項目立項、投資和建設情況的力度不夠，主動協調計劃、基建、設備管理等相關部門的力度不夠，主動進行項目檔案前期監督、檢查的力度不夠等方面。這些工作上的不足給后期項目檔案的驗收造成了困難，容易導致資檔案料收集不全和質量不高的情況。

（三）資料整理收集難度大，資料質量得不到保證

可能導致固定資產投資項目檔案的成套性和完整性缺陷，使檔案的應用價值存在受損風險的主要因素有：

1.整理資料是件苦差事，辛苦卻得不到直接的成果，導致技術人員寧可多做技術工作，也不愿意整理檔案資料。

2.項目建設部門未設專職檔案資料管理人員，項目文件都分散在項目負責人或項目成員手中，管理分散，造成項目周期越長，檔案資料的收集就越難的現象。

3.外包項目，在合同簽訂時忽視了項目檔案歸檔要求事項，對乙方提供的資料缺乏驗收依據。

4.技術人員在項目實施過程中不重視對項目文件原件的收集工作，導致了突擊補檔現象，影響了檔案資料的準確性。

5.在重大項目的實施過程中，由于參建單位多、人員變化大及建設周期長等因素影響，導致了項目成員對歸檔資料范圍、標準等方面存在認識上的差異，影響了檔案資料的歸檔質量。

三、加強固定資產投資項目檔案管理的措施

（一）加強項目檔案管理宣傳工作，增強全員檔案意識

加強宣傳項目檔案工作的重要性，使項目組全員和相關部門都具備檔案管理的意識，才能把項目的檔案管理工作做好。航空工業氣動院檔案管理部門建立了項目歸檔情況通報制度，每月就項目歸檔情況和完成質量進行匯總，形成匯總表，使項目相關人員都能了解項目的檔案管理標準和管理流程，深化共識，逐步改變只重視技術工作和工程質量而忽視項目檔案管理的現象。做到抓工程技術、質量和進度的同時，加大對項目文件資料收集和歸檔工作的督促力度，保證項目文件資料歸檔渠道暢通，項目檔案工作可以及時、高質量地完成。

（二）建章立制，強化前端控制，加強管理

為保證檔案工作可以在項目的建設過程中順利開展，需要明確項目檔案的相關責任和流程，完善項目檔案的管理制度。航空工業氣動院檔案管理部門及時修訂了項目檔案工作制度。修訂內容包括：

1.修改、制定了包括“基本建設檔案管理制度”“設備、儀器檔案管理制度”等33項檔案工作制度，形成了《航空工業空氣動力研究院檔案工作制度匯編》。

2.完善了項目檔案管理制度體系，進一步提高了航空工業氣動院項目檔案管理工作的制度化、規范化和程序化。

3.完善了“固定資產投資項目檔案管理工作流程”，建立了“項目檔案管理協同工作機制”。

4.明確了相關部門的職責和檔案管理工作流程，并根據項目管理實際情況，制定包括項目文件歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時間在內的一系列標準和操作細則，作為項目管理人員和項目檔案人員的業務指南，提升項目檔案人員的業務敏感度和整體工作能力。

此外，需要加強與項目主管部門溝通，明確采購項目合同的檔案要求。依據《國防科技工業固定資產投資項目檔案驗收辦法》（科工辦〔2007〕161號）中“項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，要求明確，控制措施有力”的要求[5]，固定資產投資項目主管部門在《氣動院合同管理辦法》中明確了購置設備或與參建單位簽訂合同時，增設提供文件資料專項條款，明確提供文件資料的具體要求，確保項目檔案齊全完整。同時，在購置設備或與參建單位簽訂合同時，列出“應提交文件資料清單”，作為合同附件，進一步明確歸檔要求，從法律上對乙方形成有效約束，確保項目檔案的完整性、準確性和系統性。

（三）加強項目檔案質量的全過程控制，提高項目檔案資料的收集質量

為對檔案資料全過程實施有效監控，氣動院檔案管理部門依據全年固定資產投資項目工作計劃，制定了《年度固定資產投資項目檔案管理工作計劃表》，依據檔案管理標準、規范對檔案形成的全過程實施規范、有效的管理。該計劃表明確了需要歸檔的文件、歸檔要求及歸檔的形式、完成時間等，并下發至主管部門、項目負責人和項目組成員。檔案主管部門按照計劃對各項目的檔案形成過程進行監督檢查，對不符合歸檔要求的檔案，進行指導整改或退回整改，保證檔案歸檔的高合格率。同時，建立歸檔情況通報制度，并將檔案計劃完成情況納入項目考核內容中。每月就項目歸檔情況進行匯總，提出歸檔質量、歸檔節點等方面存在的問題，并提出整改方案，形成當月項目檔案歸檔情況匯總表，利用OA平臺進行通報，同時對問題整改情況進行跟蹤和指導。

此外，根據項目工作的實際情況，檔案管理部門要落實檔案收集、整理、保管和利用的全過程工作標準，同時與固定資產投資項目主管部門進行溝通協調，健全自檢自查工作要求，明確分工。項目檔案自查工作由檔案管理部門和項目主管部門共同實施，項目主管部門協同涉及單位、監理單位等負責對項目前期文件、竣工驗收文件的完整性、準確性及系統性進行檢查；檔案管理部門負責已提交的檔案資料的檢查，核實檔案資料的系統性、成套性和一致性，并建立檔案自查工作例會制度，加強檔案管理部門與項目主管部門的溝通力度，就文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理組卷及交接驗收等方面存在的具體問題，與相關方進行溝通，達成深度共識。在執行過程中，檔案管理部門按照項目檔案驗收的標準，逐條檢查項目檔案的歸檔情況，形成自查報告，并對項目檔案問題的整改工作進行檢查、指導，做到存在問題歸零。

四、結論

固定資產投資項目檔案管理工作，是固定資產投資項目管理工作不可或缺的重要組成部分。航空工業氣動院項目檔案管理工作通過建立健全相關的規章制度，實施前端控制、全過程管理等，形成固定資產投資項目檔案體系化管理模式，使項目的檔案管理工作與項目建設同步進行，項目檔案工作計劃更加完整、準確，項目檔案管理的指導性和可操作性更強，保證了航空工業氣動院固定資產投資項目檔案的完整性、準確性和系統性，提高了為科研、生產和項目建設提供有效服務的能力。

注釋及參考文獻：

[1]中國航空工業集團公司.航空工業固定資產投資項目檔案驗收辦法[S].2013.

[2]熊瑤，原月.固定資產投資項目檔案的前端控制[J].北京檔案，2018（5）：36.

[3]張金花，李藝坤.固定資產投資項目檔案管理工作中存在的問題及應對方案[J].機電兵船檔案，2008（5）：33.

[4]劉宏偉.H企業固定資產投資項目檔案管理[D].南京：南京理工大學，2010.

[5]國家檔案局.國防科技工業固定資產投資項目檔案驗收辦法[S].2007.

作者單位：中國航空工業空氣動力研究院