高校人物檔案資源體系建設初探

侯英杰

摘要：本文在明確高校人物檔案基本內容和重要意義的基礎上，結合檔案建設過程發展現狀以及存在問題，諸如缺少法規、收集途徑單一和編研力量不足等，提出建設高校人物檔案資源體系的發展對策與途徑，力求促進高校人才強校戰略進一步發展。

關鍵詞：高校人物檔案資源體系

高等學校是國家培養人才的最高學府，具有強大的人力資源潛力，是推動社會發展和國家富強的重要基石。2018年習近平總書記在出席全國組織工作會議時指出：“要加快實施人才強國戰略，確定人才引領發展的戰略地位。”在這一綱領指引下，各高校檔案館作為學校無形資產的永久保管地，開始貫徹人才強校戰略，開展人物檔案資源建設，以進一步傳承高校精神，凝練校園文化，助力人才發展。

一、高校人物檔案概述

高校人物檔案是指在某一領域貢獻突出并在一定范圍內具有影響力的人物，在其個人成長和社會生活中直接形成的歷史記錄。它能夠保存和記錄學校特定時期某一領域的發展狀況，在一定程度上反映了學校的教學、科研及管理水平。

高校人物檔案對象比較廣泛，既包括高校中教師、科研人員、管理者，也包括學校培養出來的杰出畢業生等，甚至還包括一些與學校重要歷史發展階段相關、具有一定影響力的人物。高校人物檔案內容十分豐富，包括生平、傳記、論文、專著、譯著、筆記、日記、手稿、獎狀、聘書、專題報道等。與此同時，檔案形式極具多樣性，包括文字、圖表、聲音、影像、實物等多種形式。

習近平總書記指出，要深化人才發展體制改革，應最大限度把廣大人才的報國情懷、奮斗精神、創造活力激發出來。建立和完善人物檔案，對于高校提升自身影響、可持續發展并推動社會文化發展都具有深遠意義。

首先，建立高校人物檔案，有利于進一步開展科學研究。高校人物檔案中包括很多手稿、論著，其中蘊含著很多學術思想和個人論述，具有較高的學術研究價值。其次，利用人物檔案資源來舉辦專題展覽，出版傳記、專著、回憶錄等，能夠展現杰出人物的時代風貌和精神品質，傳遞榜樣力量，弘揚優良傳統，激發廣大師生的愛國情懷，爭創世界雙一流大學。最后，高校人物檔案資源能夠反映學校一定時期的辦學歷史和發展成就，傳承校園文化，提高學校知名度和影響力。

二、高校人物檔案建設存在問題

近幾年，各高校紛紛建立起了人物檔案，并取得一定成果。但是由于缺少統一法規和人員編制缺乏等，各高校人物檔案建設和管理水平參差不齊，普遍存在缺少系統性和整體性、可持續發展潛力不足等問題。

（一）缺少法規建設與指導

20世紀80年代，國內部分高校就開始嘗試人物檔案建設。1984年1月，南京大學率先通過征集方式組建“名人全宗檔案”。此后，很多歷史悠久的綜合性院校也開始制訂了人物檔案管理辦法，開展相關收集整理工作。例如北京師范大學建立了原校長王梓坤教授、外文學院劉寧教授、管理學院康仲遠教授等一批人物檔案，天津大學也收集了大量教授級以上的人物檔案。這些高校開展人物檔案收集工作起步較早，積累了一定的經驗，為學校挖掘校史文化、開展校情教育提供了資源，也為制訂統一的人物檔案指導性規范奠定了基礎。

但是經歷了30多年的發展，高校人物檔案建設一直缺少統一的法規和標準。1994年頒布實施的《高等學校檔案實體分類法》《高等學校檔案工作規范》都將高校檔案劃分為黨群、行政、教學、科研等11大類，其中并沒有涵蓋人物檔案，僅在第一章《編制說明》的第五部分“關于實體分類中幾個問題的處理”中指出“關于人物檔案、教師業務檔案和其他特殊類型檔案的列類問題由各高校根據本辦法的上述原則、內容、方法自行決定”。2008年出臺的《高等學校檔案管理辦法》也沒有涉及人物檔案這一類別。直至今日，國家相關部門一直也沒有出臺過關于人物檔案建設的相關管理辦法。在這種長期缺少法規和標準的情況下，建立人物檔案多出于各高校的自發行為，導致人物檔案建設缺乏體系規劃，人力、物力和財力等基礎設施和配備條件不足，缺少發展動力。

（二）檔案收集途徑單一

目前高校人物檔案收集主要通過公開宣傳、個人捐贈的方式開展，收集渠道比較單一，檔案數量和內容也就相應比較少。究其原因，主要是個人成果榮譽多是多年心血所得，來之不易，受傳統觀念的束縛，個人對捐贈心存顧慮，不愿捐贈個人相關物品。

在這種收集環境下，捐贈者本人及家屬對人物檔案認識需要很長時間，檔案征集過程比較漫長。每次捐贈都是經歷了溝通、采訪、征集等很多環節，大部分人物檔案經歷了多次反復征集才能全面獲得。以對外經貿大學收集著名國際經貿學家姚曾蔭教授人物檔案為例，檔案館最早在2010年開始與其家人接觸，征集相關實物，并在校史館中進行展覽。2011年9月，校史館建成開館后展出了姚先生的塑像，以及姚先生生前手稿、證書、獎章、鋼筆、眼鏡等實物。姚先生家人參觀后也深受感動，又主動進行了兩次捐贈，最終形成了較為豐富的人物檔案資源。

（三）后續編研傳播不足

高校檔案人員編制有限，普遍缺少人物檔案建設專職的機構和人員，這種狀況導致編研傳播缺乏后續力量。目前高校檔案機構一般按照兩種方法設置，一種是按照檔案類別劃分，如中國人民大學檔案館設置了綜合辦公室、學生檔案證明辦理中心、人事檔案室、科技檔案室、文書檔案室五個科室；另一種按照檔案工作流程劃分，如北京師范大學檔案館設置了收集指導室、保管利用室、人事檔案室、信息技術室等四個科室。不論何種方式，都很少有高校設置專門的人物檔案編研科室，更談不上設置專職的編研崗位和人員。檔案館只能把主要精力投入到檔案的收集和保管上，編研活動多是利用工作之余展開，進展緩慢，成果也較為匱乏，人物檔案的后期開發利用力量明顯不足，嚴重影響檔案的編研、傳播。

三、建設高校人物檔案資源體系的途徑

高校檔案館應建立人物檔案工作機制，擴展收集范圍和渠道，不斷豐富人物檔案內容，通過信息化手段整合各類檔案材料，形成數字化檔案資源并進行深度開發和利用。

（一）推動建立檔案工作辦法，規范各項工作標準

在構建人物檔案過程中，高校檔案部門應先行制訂合理可行的規劃方案，加強管理工作建設。首先，高校檔案館應將建設人物檔案納入年度常規工作，制訂人物檔案構建工作的管理辦法。其次，建立健全人物檔案工作機制，投入必要人力、物力和財力，確保人物檔案建檔工作順利開展。最后，隨著人物檔案收集工作的展開，對其中各項整理工作步驟做出明確規定，并針對人物檔案收集、整理、鑒定、保管、統計和編研等問題制訂相關規范細則，確保各項工作有規可依。在具備一定經驗基礎上，逐步構建人物檔案標準化體系，促進各高校人物檔案資源共享，提升檔案構建工作的內涵與價值。

（二）拓寬人物檔案收集范圍和收集方式

高校人物檔案的范圍不僅包括知名教授、學者、校友，還應該包括行政管理者、在校生等。學校行政管理者，其個人發展、職業生涯與學校發展緊密相連，對于高校發展至關重要。當代大學生更是學校人才培養的重要成果，是今后重要的校友資源。因此，應將學校行政管理者和優秀學生納入人物檔案的收集范圍，將他們的事跡、照片、資料等收集起來，不斷擴充人物檔案資源。

在人物檔案收集過程中，可通過時間和空間兩個維度開展。在時間層面，可圍繞人物成長的時間節點開展，即通過查閱人事簡歷，確立檔案收集重點時期，如上大學、出版重要著作、當選重要職務等關鍵點，有重點和針對性地開展相關資料的征集。在空間層面，可圍繞人物成長所在地開展。將其長期生活的地點確立為收集的空間維度，例如家、就讀學校、工作單位、圖書館等，然后以其他地方的材料為補充。

人物檔案的收集不能只等待捐贈者主動上門捐贈，檔案工作者應通過感情溝通維系關系，如到訪名人故居、就讀學校、工作單位等，主動開展相關采訪與收集。近幾年來，海外征集逐漸成為一條重要渠道。很多高校知名教授、學者都有早年留學經歷，在海外著名大學的圖書館、檔案館、其他機構以及個人手中都散存著大量珍貴的史料資源。例如，中國第二歷史檔案館為拓展館藏資源，2004年奔赴美國接收美籍華人、美國加州圣迭戈大學朱葆瑨教授無償捐獻的我國民國時期知名的外交活動家郭泰祺個人檔案，共計1700卷，25000件，照片1300張。這些經驗都值得借鑒學習，高校在開展人物檔案建設過程中可以通過接收捐贈、抄錄、翻拍等不斷拓展海外征集渠道，積累豐富的檔案資源。

（三）以信息化為手段，深入開展人物檔案編研

檔案文化價值體現在從眾多檔案資料中挖掘出有價值的材料，通過深層次加工形成編研成果，使蘊含在其中的檔案文化得以傳播。因此，要發揮人物檔案資源的價值，必須對其進行開發和利用。目前信息化發展為人物檔案資源體系的建設和挖掘提供了有力的技術支持。高校檔案館應充分發揮信息技術的優勢，開展檔案數字化建設，建立全面、立體化的人物檔案資源體系；應加強對現有人物檔案資料的整理和著錄，通過全文掃描、數碼錄入、翻拍等方式將檔案材料進行數字化轉化，形成完整、準確的數據庫，以方便檢索和利用。

首先，應從眾多的檔案材料中挖掘有價值的材料，通過深層次研究形成新的學術成果。對外經貿大學也曾特邀薛榮久教授對收集到的姚曾蔭教授手稿等檔案資料進行研究，編輯出版了《姚曾蔭著述文集》三卷，115萬字，共收錄姚先生著述和文章60多篇，成為傳承姚曾蔭先生學術思想和理念的重要載體。可以看出，人物檔案的深度挖掘可以推動學科領域進一步發展，具有重要的學術價值。

其次，利用人物檔案資源，配合學校的重大活動和中心工作，通過舉辦專題展覽、建立人物紀念館等多種形式，傳承檔案文化和學校人文精神。展覽能夠傳遞檔案材料的豐富內涵、引起參觀者思考，具有感染力和教育意義。例如中國政法大學檔案館經過多年的史料挖掘、實物收集，最終歷時近十年建成錢端升紀念館，較為完整地展示了我國當代著名政治學家、法學家、中國政法大學創始人錢端升先生的人生經歷、畢生理想和學術才華，成為政法大學重要文化景觀和育人基地。

綜上所述，高校檔案部門應在規范和標準指導下，擴展人物檔案收集范圍和途徑，利用信息化手段開展深層挖掘和編研，最終形成系統化、特色化的人物檔案資源體系。

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作者單位：對外經濟貿易大學檔案館/校史館