淺析行政事業單位固定資產管理內部控制

晏愛嬌

【摘要】固定資產是我國行政事業單位資產類別中占重比例最大的。是保證行政事業單位執行一系列公務和事業活動的物質基礎。但是就目前行政事業單位固定資產管理現狀來看，還存在一定的問題，比如賬目不符，資產流失、管理困難等情況。導致一系列情況的根本原因，就是行政事業單位內部控制的缺陷和執行力上的力度不夠。本文從行政單位固定資產管理中存在的問題做了分析，并針對其內部控制的特點，提出相關的完善措施。

【關鍵詞】行政事業單位;固定資產管理;內部控制

一、行政事業單位固定資產內部控制存在的問題

（一）內部控制制度在分層管理中的設計不足

1.在固定資產內部控制管理中缺乏完善的領導機制

作為一項復雜而艱巨的系統工程，固定資產內部控制需要完善領導機制。就目前來說，行政單位在固定資產管理上，實行一把手的負責制度。從形式上講這樣是增強了行政單位財務工作上的管理和協調能力，但是在實際的操作中，因內部控制管理理念的缺乏，相關人員對資產有效管理的意識相對薄弱，加上行政單位固定資產管理內控制度的不完善，會直接降低固定資產管理的執行力度。

2.固定資產管理崗位人員缺乏專業性

很多行政單位中財務部門管理著整體的資產，并沒有針對固定資產設置相關專業崗位。固定資產保護管理和在固定資產賬務的處理方面，沒有配備有專業素質的管理人員負責業務處理。導致固定資產在賬務處理上不夠全面，記賬流程不夠規范，難以從賬面上直觀看到固定資產的控制程度。

3.固定資產管理中主體職責不明確

行政單位固定資產的管理職責一直是劃分給財會部門管理，但是固定資產實物卻劃分給別的部門，導致財會部門無法了解固定資產實物的實際情況，無法承擔固定資產管理的主體角色。管理主體的職責不明確，很容易造成固定資產因管理不到位而造成的失控情況。

（二）專用儀器設備管理不善

單位固定資產中，專用儀器設備是單位實施項目的必備工具，也是單位參與社會項目競爭的有力“武器”。大部分儀器設備專業性強，采購成本高。有些精密儀器對操作方法、放置環境、使用天氣都有要求，比較“嬌貴”，一旦損壞，本地無法維修，只能去北京、上海等地才能維修，甚至需要進口零部件，維修成本、運輸費用高昂。而地質勘查工作具有特殊性，大多數儀器設備都是在野外生產一線使用，使用環境、條件較差，這給儀器設備管理帶來很大難度。且多數專用儀器設備用于野外項目使用時，缺少設備領用、交回報備等程序。

二、加強行政單位固定資產管理內部控制措施

（一）完善行政單位固定資產管理內部控制制度

1.完善固定資產管理內部控制制度

內控制度的完善，對固定資產管理工作有著很大的影響，對單位整體的發展也起到促進作用。在當前行政單位固定資產管理中，統一的領導機構相對缺乏，導致行政單位各個部門之間在工作上缺少統籌安排，缺少協調工作，責任不明確等情況，無法從根本上做到固定資產與賬目相符。針對這一情況，可以建立專職機構：從各相關部門調取專業人員，由懂得固定資產管理的領導人員負責管理，共同組成固定資產管理機構，負責單位固定資產的評估、購置、處理審批等一系列工作。比如制定固定資產管理制度：協調各部門與財務部問的關系：對固定資產進行抽查和檢驗任務，并公示結果等等。

2.培養管理人員專業素養，各部門要分工明確

保管人是固定資產管理的責任人，不但要負責固定資產日常檢驗、入庫、保養和安全的工作，還需要對固定資產的驗收建立相關賬目，根據固定資產處理單或者調換單，與其他相關部門對接，保證物品與實賬相符。財會部承擔著賬務核算和監督管理的任務：整合經過確認的驗收單、發票和相關憑證，給固定資產建立總賬，并對固定資產明細分類設置專業人員負責記錄登記：根據調換單對固定資產的明細及時調整：根據處理單及時做好賬目銷賬：與保管部對接，做好賬目明確相符：按時上交固定資產管理報表等。

（二）提高行政單位固定資產管理內部控制制度的執行力

1.在固定資產賬務處理上使用同一憑證

針對固定資產的驗收單、調換單和處理單實行統一填制制度。對新增的固定資產要通過保管部辦理入庫手續，驗收單要有三聯：一聯用來保管部存根，一聯交于保管部保管人，一聯交于財會。驗收單需要三者同時簽字驗收確認。對于固定資產變更問題，保管部門要根據調換資產填制五聯通知單：調出和調出兩方幫管人員，保管部門負責人和領導簽字之后，分別送與調出部門和其保管人員、調入部門和其保管人員、以及財會部，保證固定資產在檢驗時有相關憑證。對于固定資產的處置方面，保管部門在完成報批手續后，填制一式三聯通知單，一聯存根、一聯交給保管人員、另一聯送到財會部，保證不同部門在同一固定資產業務處理上依據相同，對各個部門之間對賬起到快捷方便和監督的作用。

2.對各部門的職能規范流程，實行有效監督

從對資產驗收、資產保管和調換處理流程上，對相關部門職能強化規范制度。驗收控制方面，需要經過采購中心、保管部門和財會部三方面共同參與。根據不同的購物渠道方式，對物品合同、發貨單和相關憑證仔細核對，核對正確后辦理驗收手續。在資產保管的日常管理控制中，健全固定資產登記制度，盤點制度。日常維修時，需經管理部審核后方能實時。在資產的調換控制方面，如果要求未通過審批，任何人不可隨意使用。相關人員有工作調動時，需要對其使用的固定資產辦理交還手續后方能調動。各部門固定資產減少時，需經管理部門做技術鑒定后，再經領導批準，上報主管部門。

三、總結

為了保證行政單位各項活動有效進行，維護固定資產能有效運用，并對單位中存在的錯誤和舞弊情況有效監督，以及財務會計上各種風險的控制，加強固定資產管理內部控制，是提高行政單位管理水平和單位效益的有力措施，對固定資產的管理有重要意義。