高校學(xué)生資助管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

張朝暉,王 罡,高淑娟,陳恩桃

(上海交通大學(xué) a.網(wǎng)絡(luò)信息中心;b.學(xué)生工作指導(dǎo)委員會(huì),上海 200240)

0 引 言

學(xué)生資助工作是實(shí)現(xiàn)教育公平、促進(jìn)社會(huì)和諧發(fā)展的重要舉措。目前我國(guó)高校中，受資助學(xué)生人數(shù)不斷擴(kuò)大，資助水平也在逐漸提高[1]，全國(guó)各高校已形成“獎(jiǎng)、助、貸、減、免、補(bǔ)”的六位一體的多元化學(xué)生資助體系，學(xué)生資助管理所涉及的工作量大面廣[2]。然而,各高校受資助學(xué)生數(shù)量眾多、資助種類多樣、資助總額龐大，現(xiàn)有基于手工和半自動(dòng)化的學(xué)生資助管理工作越來(lái)越難以適應(yīng)新發(fā)展?fàn)顩r。大部分高校尚未健全學(xué)生資助工作的信息化管理系統(tǒng)，學(xué)生資助管理工作還依賴于人工操作和文字傳達(dá)，不僅任務(wù)繁重，而且出錯(cuò)率較高；部分高校初步建立的信息化系統(tǒng)也存在著資助信息零碎、紙質(zhì)化流程過(guò)多、系統(tǒng)功能模塊缺失、未能實(shí)現(xiàn)多部門協(xié)調(diào)等問(wèn)題[3-4]。因此，高校學(xué)生資助管理工作的信息化建設(shè)成為一種必然趨勢(shì)。

1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

1.1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)理念

系統(tǒng)整體架構(gòu)如圖1所示。該系統(tǒng)包括基礎(chǔ)、流程、業(yè)務(wù)平臺(tái)三大部分，以現(xiàn)有的統(tǒng)一身份認(rèn)證、統(tǒng)一授權(quán)為基礎(chǔ)，以可視化流程平臺(tái)為依托，以數(shù)據(jù)共享為技術(shù)支撐，面向精細(xì)化業(yè)務(wù)管理，將高校學(xué)生資助管理工作涉及的各個(gè)方面集合為一個(gè)整體的信息庫(kù)。系統(tǒng)設(shè)計(jì)充分利用基于流程平臺(tái)的柔性開發(fā)技術(shù)，在實(shí)現(xiàn)靈活、高效、可視化的流程設(shè)計(jì)與建設(shè)的同時(shí)，與業(yè)務(wù)平臺(tái)的數(shù)據(jù)管理形成清晰、合理的邊界，為高校學(xué)生資助管理工作提供決策、運(yùn)行、互動(dòng)的信息化系統(tǒng)。

圖1 高校學(xué)生資助系統(tǒng)整體邏輯架構(gòu)圖

1.2 基礎(chǔ)平臺(tái)

基礎(chǔ)平臺(tái)基于高校現(xiàn)有的統(tǒng)一身份認(rèn)證體系(例上海交通大學(xué)jaccount體系)登錄流程平臺(tái)和業(yè)務(wù)平臺(tái),利用統(tǒng)一身份可以在Web應(yīng)用中實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄，即用戶在一個(gè)瀏覽器會(huì)話期內(nèi)只需要登錄一次[8]。統(tǒng)一授權(quán)系統(tǒng)是在統(tǒng)一身份認(rèn)證體系的基礎(chǔ)上建立起來(lái)的統(tǒng)一管理流程平臺(tái)和業(yè)務(wù)平臺(tái)的權(quán)限和角色的通用平臺(tái)，管理員可以在統(tǒng)一授權(quán)系統(tǒng)中通過(guò)一門式服務(wù)的入口直接管理用戶在流程平臺(tái)和業(yè)務(wù)平臺(tái)的訪問(wèn)/操作權(quán)限[9]。通過(guò)統(tǒng)一授權(quán)，根據(jù)具體需求，管理員可動(dòng)態(tài)設(shè)置用戶組或單個(gè)用戶各自的訪問(wèn)權(quán)限，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶對(duì)于各功能模塊的操作權(quán)限。這樣可以有效解決系統(tǒng)范圍廣、權(quán)限分配復(fù)雜的問(wèn)題。基于學(xué)生資助管理工作的復(fù)雜性，根據(jù)系統(tǒng)使用主體的不同定位將用戶角色劃分為：學(xué)生、院系輔導(dǎo)員、院系領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生資助管理工作主管、系統(tǒng)管理員及其他人員。

1.3 流程平臺(tái)

(1)工作流。工作流的概念起源于生產(chǎn)組織和辦公自動(dòng)化領(lǐng)域，是一種重要的人機(jī)協(xié)同工作形式，它將工作和參與者分解成定義清晰的任務(wù)和角色，使工作任務(wù)流轉(zhuǎn)于不同權(quán)限的角色用戶之間，按照一定的規(guī)則和過(guò)程來(lái)傳遞與執(zhí)行這些任務(wù)并對(duì)它們進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，從而實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公，使得具有固定流程的業(yè)務(wù)可以進(jìn)行全自動(dòng)化或半自動(dòng)化的執(zhí)行[10-11]。合理運(yùn)用工作流技術(shù)，有助于提升工作效率，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)整合與共享，從而實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)工作的流程化、規(guī)范化和科學(xué)化。例如，建立的工作流平臺(tái)基于先進(jìn)的自定義工作流引擎,使用統(tǒng)一的頁(yè)面顯示風(fēng)格,并具有對(duì)數(shù)據(jù)的正確性和完整性進(jìn)行驗(yàn)證，對(duì)系統(tǒng)的保密數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，防止SQL注入攻擊等功能；采用全功能的表單開發(fā)工具與處理引擎,可以實(shí)現(xiàn)任意類型表單的可視化、零代碼開發(fā)，并實(shí)現(xiàn)高效率、高交互處理。

應(yīng)用工作流技術(shù)，可為學(xué)生資助管理工作信息化建設(shè)提供強(qiáng)大的技術(shù)支撐。學(xué)生資助管理系統(tǒng)流程平臺(tái)功能模塊圖如圖2所示。系統(tǒng)采用可視化流程開發(fā)工具與處理引擎,包含在線提交申請(qǐng)表單、逐級(jí)審批和發(fā)放等業(yè)務(wù)流程，并對(duì)申請(qǐng)?zhí)幚砬闆r提供了簡(jiǎn)單易用的實(shí)時(shí)監(jiān)控機(jī)制，采集數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，形成一個(gè)科學(xué)化、精細(xì)化、規(guī)劃化的工作平臺(tái),簡(jiǎn)化各類資助認(rèn)定程序,縮短評(píng)定周期,增加透明度。平臺(tái)將“獎(jiǎng)、助、貸、減、免、補(bǔ)”等業(yè)務(wù)申請(qǐng)審批流程作為數(shù)據(jù)產(chǎn)生、確認(rèn)、修正的有效途徑,并以此保障數(shù)據(jù)質(zhì)量。通過(guò)采用基于工作流技術(shù)的流程平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了跨層級(jí)、跨系統(tǒng)、跨部門、跨業(yè)務(wù)的信息共享和協(xié)同工作,減少了資助申請(qǐng)審批過(guò)程中的重復(fù)和協(xié)調(diào),實(shí)現(xiàn)了流程審批功能的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和高效化。

圖2 高校學(xué)生資助管理系統(tǒng)流程平臺(tái)功能模塊

(2)流程審批實(shí)例。流程平臺(tái)主要包括學(xué)生信息采集、家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生申請(qǐng)審批、困難補(bǔ)助申請(qǐng)審批、學(xué)費(fèi)減免申請(qǐng)審批、勤工助學(xué)申請(qǐng)審批、研究生助教申請(qǐng)審批、研究生獎(jiǎng)助發(fā)放申請(qǐng)審批、助學(xué)金申請(qǐng)審批、獎(jiǎng)學(xué)金申請(qǐng)審批等功能。限于篇幅下面以困難補(bǔ)助的申請(qǐng)審批為例，闡述基于工作流機(jī)制的學(xué)生資助管理系統(tǒng)中的流程設(shè)計(jì)。困難補(bǔ)助流程如圖3所示。

圖3 高校學(xué)生資助管理系統(tǒng)流程平臺(tái)-困難補(bǔ)助申請(qǐng)流程

學(xué)生通過(guò)統(tǒng)一身份認(rèn)證登錄基礎(chǔ)平臺(tái),驗(yàn)證成功后進(jìn)入系統(tǒng),在一門式服務(wù)大廳，填寫困難補(bǔ)助申請(qǐng)表單提交院系輔導(dǎo)員審核；院系輔導(dǎo)員收到提示郵件后，登錄一門式服務(wù)大廳的待辦事項(xiàng)，對(duì)學(xué)生進(jìn)行綜合評(píng)估，如果情況屬實(shí),表格信息填寫無(wú)誤，則審核通過(guò)；如果不通過(guò)，退回學(xué)生重新填寫；對(duì)于不符合要求的申請(qǐng)，院系輔導(dǎo)員可通過(guò)系統(tǒng)反饋未申請(qǐng)成功的原因，對(duì)申請(qǐng)表填寫有誤的學(xué)生提出修改申請(qǐng)意見(jiàn)。學(xué)生通過(guò)流程平臺(tái)看到院系輔導(dǎo)員的反饋信息及申請(qǐng)審批的結(jié)果。院系輔導(dǎo)員審核通過(guò)后提交院系領(lǐng)導(dǎo)審批。如果該學(xué)生是留學(xué)生，則提交留學(xué)生主管老師審核，非留學(xué)生提交學(xué)生工作負(fù)責(zé)人審核。學(xué)生資助管理工作主管部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行最終審核。

1.4 業(yè)務(wù)平臺(tái)

如圖4所示，根據(jù)用戶需求分析,業(yè)務(wù)平臺(tái)主要包括困難學(xué)生、獎(jiǎng)助學(xué)金、勤工助學(xué)、福利領(lǐng)取、商業(yè)保險(xiǎn)、學(xué)費(fèi)減免和系統(tǒng)管理等功能模塊。

圖4 高校學(xué)生資助管理系統(tǒng)-業(yè)務(wù)平臺(tái)功能模塊圖

平臺(tái)通過(guò)數(shù)據(jù)集成、共享和調(diào)用等方式,實(shí)現(xiàn)學(xué)生資助信息的動(dòng)態(tài)管理，實(shí)現(xiàn)如下功能:

(1)困難學(xué)生管理。學(xué)生通過(guò)流程平臺(tái)申請(qǐng)審批后的數(shù)據(jù)信息存入數(shù)據(jù)庫(kù)，院系輔導(dǎo)員和學(xué)生資助管理工作主管在業(yè)務(wù)平臺(tái)根據(jù)條件可進(jìn)行查詢、分層列表相關(guān)信息，可搜索、查看所有學(xué)生的相關(guān)信息，其結(jié)果可以通過(guò)Excel表格導(dǎo)出，并可對(duì)困難學(xué)生進(jìn)行刪除修改等維護(hù)操作。學(xué)生可隨時(shí)查看自己遞交申請(qǐng)的審核或反饋結(jié)果，同時(shí)也可通過(guò)公告欄查看了解學(xué)校關(guān)于學(xué)生資助工作的相關(guān)信息。

(2)獎(jiǎng)助學(xué)金管理。學(xué)生資助管理工作主管登錄業(yè)務(wù)平臺(tái)，設(shè)置獎(jiǎng)助學(xué)金申請(qǐng)、評(píng)審條件，發(fā)布獎(jiǎng)助學(xué)金通知公告，讓所有學(xué)生能夠第一時(shí)間了解到相關(guān)信息，使資助申請(qǐng)做到公開透明。根據(jù)設(shè)定的檢索條件的不同，對(duì)獲取獎(jiǎng)助學(xué)金的學(xué)生信息進(jìn)行查詢統(tǒng)計(jì)，通過(guò)快速操作，用Excel表格導(dǎo)出學(xué)生的相關(guān)信息。平臺(tái)具備對(duì)獎(jiǎng)助學(xué)金學(xué)生名單進(jìn)行刪除修改等維護(hù)功能。學(xué)生可通過(guò)業(yè)務(wù)平臺(tái)查詢具體相應(yīng)學(xué)期的個(gè)人申請(qǐng)和獲得的獎(jiǎng)助學(xué)金情況。

(3)勤工助學(xué)管理。學(xué)生資助管理工作主管登錄業(yè)務(wù)平臺(tái)，進(jìn)行上崗證、聘用單位、上崗信息和工資單管理等操作，并可對(duì)學(xué)生名單進(jìn)行刪除修改等維護(hù)操作；根據(jù)學(xué)校提供的各種工作機(jī)會(huì)，進(jìn)行崗位發(fā)布，可以新增、修改和刪除崗位。對(duì)申請(qǐng)成功的學(xué)生信息進(jìn)行查詢，可通過(guò)快速操作，用Excel表格導(dǎo)出學(xué)生的相關(guān)信息。學(xué)生可通過(guò)業(yè)務(wù)平臺(tái)查詢具體相應(yīng)學(xué)期的個(gè)人申請(qǐng)和獲得勤工助學(xué)崗位的情況。

(4)福利管理。學(xué)生資助管理工作主管部門登錄業(yè)務(wù)平臺(tái)，維護(hù)發(fā)放的福利名稱以及福利發(fā)放起止時(shí)間，現(xiàn)場(chǎng)對(duì)福利領(lǐng)取進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理；對(duì)福利領(lǐng)取情況查詢，包括班級(jí)領(lǐng)取情況和延期學(xué)生領(lǐng)取情況；可通過(guò)快速操作，用Excel表格導(dǎo)出福利領(lǐng)取的相關(guān)信息。平臺(tái)具備郵件通知功能：在福利領(lǐng)取查詢中，管理員通過(guò)福利名稱、院系和領(lǐng)取情況查詢出福利未領(lǐng)班級(jí)情況，進(jìn)行郵件通知。

(5)商業(yè)保險(xiǎn)管理。學(xué)生資助管理工作主管登錄業(yè)務(wù)平臺(tái)，導(dǎo)入商業(yè)保險(xiǎn)投保初審名單(學(xué)生處可單個(gè)添加和刪除學(xué)生名單),可按批次維護(hù)學(xué)生申請(qǐng)頁(yè)面的投保告知書，投保告知書每年更新一次，學(xué)生處可自行修改內(nèi)容；發(fā)布商業(yè)保險(xiǎn)貸款等信息，對(duì)申請(qǐng)成功的名單進(jìn)行查詢統(tǒng)計(jì)導(dǎo)出，亦可實(shí)現(xiàn)對(duì)名單進(jìn)行修改刪除等管理功能。院系輔導(dǎo)員可查看本人數(shù)據(jù)權(quán)限范圍內(nèi)的學(xué)生商業(yè)保險(xiǎn)投保信息。

(6)學(xué)費(fèi)減免管理。學(xué)生資助管理工作主管登錄業(yè)務(wù)管理平臺(tái)，設(shè)定學(xué)費(fèi)減免批次并發(fā)布，對(duì)申請(qǐng)成功的學(xué)費(fèi)減免名單進(jìn)行查詢統(tǒng)計(jì)，亦可對(duì)名單進(jìn)行修改刪除等管理操作；可通過(guò)快速操作，用Excel表格導(dǎo)出學(xué)生的相關(guān)信息。學(xué)生可以通過(guò)業(yè)務(wù)平臺(tái)查詢具體相應(yīng)學(xué)期的個(gè)人申請(qǐng)和獲得的學(xué)費(fèi)減免情況。

(7)權(quán)限管理。系統(tǒng)管理員登錄業(yè)務(wù)平臺(tái)，根據(jù)用戶類型的不同，對(duì)各功能模塊的權(quán)限進(jìn)行設(shè)置。

1.5 數(shù)據(jù)共享

系統(tǒng)內(nèi)部流程平臺(tái)和業(yè)務(wù)平臺(tái)以及數(shù)據(jù)庫(kù)之間的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交互共享之外，系統(tǒng)通過(guò)校級(jí)共享數(shù)據(jù)庫(kù)ODS[14],可調(diào)用學(xué)校財(cái)務(wù)系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)，并可調(diào)用本科教務(wù)系統(tǒng)和研究生系統(tǒng)的相關(guān)數(shù)據(jù)，例如學(xué)生的學(xué)籍狀態(tài)、成績(jī)基點(diǎn)等數(shù)據(jù)，使管理人員能全面、準(zhǔn)確地了解學(xué)生的動(dòng)態(tài)信息，為學(xué)生資助管理真實(shí)有效提供支撐，更好地將審核認(rèn)定過(guò)程中的多種因素融入同一個(gè)指標(biāo)體系中,而且使各類資助申請(qǐng)審核程序化、規(guī)范化、精細(xì)化，大大提高工作效率。

2 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

2.1 系統(tǒng)框架設(shè)計(jì)

為使系統(tǒng)具有良好用戶體驗(yàn)并方便系統(tǒng)維護(hù)，系統(tǒng)采用 B/S 結(jié)構(gòu)，各類用戶不需安裝任何客戶端，只需使用瀏覽器即可實(shí)現(xiàn)資助項(xiàng)目的網(wǎng)上申請(qǐng)與審核等操作。系統(tǒng)采用Java EE的三層架構(gòu)體系[15],為提高用戶使用的易用性以及系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)的可靠性和高效性，系統(tǒng)采用Java編程語(yǔ)言和服務(wù)器端Java技術(shù)開發(fā)，以Jsp + Spring MVC + Hibernate技術(shù)實(shí)現(xiàn)，表現(xiàn)層、業(yè)務(wù)層、持久層等幾個(gè)部分。詳見(jiàn)圖5。

圖5 高校學(xué)生資助系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)圖

2.2 流程平臺(tái)和業(yè)務(wù)平臺(tái)的交互

基于流程平臺(tái)的一門式服務(wù)中心，是在業(yè)務(wù)平臺(tái)系統(tǒng)和終端用戶界面之間增加了一層面向服務(wù)的機(jī)制，可以屏蔽后端業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的復(fù)雜性和邏輯，以統(tǒng)一的方式面向終端用戶。流程平臺(tái)和業(yè)務(wù)平臺(tái)之間，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的Messenger標(biāo)準(zhǔn)的事件驅(qū)動(dòng)模型,實(shí)現(xiàn)流程平臺(tái)和業(yè)務(wù)平臺(tái)以及數(shù)據(jù)庫(kù)之間的交互。圖6為流程平臺(tái)的Messenger界面，事件驅(qū)動(dòng)通過(guò)調(diào)用業(yè)務(wù)平臺(tái)的Java邏輯代碼，實(shí)現(xiàn)了流程平臺(tái)系統(tǒng)模型與實(shí)際的業(yè)務(wù)工作模型的一一對(duì)應(yīng)，簡(jiǎn)單而且容易理解。

圖6 高校學(xué)生資助系統(tǒng)流程平臺(tái)的Messenger界面

2.3 應(yīng)用效果

該系統(tǒng)自2018年10月投入使用，在線流程審批減少了紙質(zhì)文件周轉(zhuǎn)的環(huán)節(jié)，在線一條龍即可完成以往跑幾幢樓的事務(wù)，真正做到信息多跑路，學(xué)生少跑路。對(duì)其中的勤工助學(xué)模塊的952個(gè)流程申請(qǐng)案件進(jìn)行了數(shù)據(jù)分析。從后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)獲取的包括流水號(hào)、流程名稱、申請(qǐng)人、申請(qǐng)時(shí)間、批準(zhǔn)時(shí)間、審核時(shí)間等的原始數(shù)據(jù)。從申請(qǐng)發(fā)起后4 h以內(nèi)完成審批197件，占比21%；24 h以內(nèi)完成審批481件，占比51%。以上數(shù)據(jù)顯示，該系統(tǒng)的導(dǎo)入大大縮短了勤工助學(xué)申請(qǐng)審批周期，提高了工作效率。

3 結(jié) 語(yǔ)

在Java EE體系下基于可視化工作流和Web數(shù)據(jù)管理的學(xué)生資助管理系統(tǒng)，通過(guò)高效、便捷、精準(zhǔn)、安全的數(shù)據(jù)采集和共享，在線提交申請(qǐng)和審批，解決了之前審批周期長(zhǎng)、線下流程多、項(xiàng)目查詢繁、過(guò)程監(jiān)控難等問(wèn)題，有效實(shí)現(xiàn)學(xué)生資助工作的公開化、規(guī)范化、高效化和簡(jiǎn)單化，有助于使高校學(xué)生資助政策最大限度地發(fā)揮激勵(lì)和助困作用。實(shí)踐數(shù)據(jù)表明,該系統(tǒng)的導(dǎo)入對(duì)于縮短審批時(shí)間，提高管理效率起到了預(yù)期的效果,對(duì)于高校學(xué)生信息化建設(shè)具有一定的借鑒作用。