關(guān)于人力資源人事檔案管理工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

李亞莉

（河鋼宣鋼公司人力資源部，河北 張家口 075100）

一、人力資源管理和人事檔案管理相關(guān)內(nèi)容

（一）人力資源管理

人力資源管理是指通過(guò)各種管理方式來(lái)合理有效的整合和作用企業(yè)的人力資源，最終到達(dá)滿足企業(yè)發(fā)展的目的的相關(guān)活動(dòng)的總體表達(dá)。

人才是一個(gè)公司的血液，需要不斷地更新?lián)Q代，才能使得一個(gè)企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展。所以人力資源的人事檔案管理是企業(yè)管理中的重要一環(huán)。妥善的運(yùn)用就可以最大限度地發(fā)揮企業(yè)人才的能力，使其不斷為企業(yè)貢獻(xiàn)新的想法和創(chuàng)意等等，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的發(fā)展，提高企業(yè)的創(chuàng)造社會(huì)價(jià)值的效率。同時(shí)，如果企業(yè)的各種經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略都與人力資源管理相結(jié)合，不僅可以使得人力資源發(fā)揮出最大效用，更加使得企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的優(yōu)勢(shì)越來(lái)越大。

（二）人事檔案管理

人事檔案管理是指收集人事資料、整理相關(guān)文檔、保管最終文件等活動(dòng)的過(guò)程。

人事檔案是充分發(fā)揮人力資源管理效用的前提。人事檔案記錄了每個(gè)人的學(xué)歷、就職經(jīng)歷等等。人事檔案的合理整合，有助于更加清晰明了地看到企業(yè)的人力資源，從而進(jìn)行更好的職位安排，以充分發(fā)揮企業(yè)各人才的能力，推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。

（三）人力資源管理和人事檔案管理的關(guān)系

人力資源管理與人事檔案管理相輔相成。人事檔案管理的不斷完善可以讓公司內(nèi)部成員的才能被領(lǐng)導(dǎo)者看見，從而更好地發(fā)揮個(gè)人價(jià)值。這便是推動(dòng)人力資源管理的發(fā)展；而人力資源管理的充分利用也是人事檔案管理妥當(dāng)?shù)募斜憩F(xiàn)。

人力資源管理繼承與發(fā)展人事檔案管理。傳統(tǒng)企業(yè)的人力資源開發(fā)主要內(nèi)容就是人事檔案的收集和整合。但這樣的做法會(huì)導(dǎo)致忽視企業(yè)人才的各類現(xiàn)象的發(fā)生，不利于企業(yè)人才績(jī)效的提高；但隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，人事檔案管理逐步發(fā)展完善為人力資源管理。人力資源管理在繼承了人事檔案管理的優(yōu)秀內(nèi)容的同時(shí)，也拓展出屬于自己的現(xiàn)代人力資源管理方法。

二、人力資源人事檔案管理工作現(xiàn)存弊端

（一）對(duì)人力資源人事檔案管理的革新重視程度不高

現(xiàn)在很多企業(yè)和個(gè)人認(rèn)為填寫人事檔案表格僅僅是形式主義。所以個(gè)人在填寫人事檔案相關(guān)表格時(shí)十分隨意，這就會(huì)造成人事檔案殘缺等現(xiàn)象。部分企業(yè)人事檔案管理部門也會(huì)有隨便丟棄或者僅是堆放的現(xiàn)象，這些都會(huì)導(dǎo)致人事檔案的利用率降低，人力資源無(wú)法充分利用。

（二）相關(guān)管理制度不健全、管理部門分散

第一，人事檔案管理的相關(guān)制度不完善，沒有人事檔案收集、管理等具體可落實(shí)的執(zhí)行步驟和標(biāo)準(zhǔn)，這樣就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的人事檔案管理會(huì)重復(fù)相同的工作或者直接遺失部分檔案。

第二，人事檔案相關(guān)管理部門十分分散。現(xiàn)在的人事檔案管理方法是每個(gè)部門整合自己部門的人力資源，即一個(gè)企業(yè)的員工檔案會(huì)存儲(chǔ)于各個(gè)部門，這不僅分散了一個(gè)企業(yè)的人事檔案，而且分散了本就比較稀缺的檔案管理的各種資源，使得企業(yè)的人事檔案管理混亂不堪。

第三，現(xiàn)有的人事檔案管理制度中規(guī)定人事檔案不公開。這導(dǎo)致個(gè)人不能及時(shí)更新、反饋?zhàn)约喝耸聶n案的內(nèi)容，也無(wú)法得知自己的人事檔案是否遺漏、殘缺。這也代表著人力資源管理方面無(wú)法了解到全面而真實(shí)的資料，降低人力資源利用效率。

三、人力資源人事檔案管理的解決措施

（一）增強(qiáng)企業(yè)和個(gè)人對(duì)人力資源人事檔案革新的重視程度，樹立正確的人事檔案管理觀念

不論是個(gè)人還是人事檔案相關(guān)部門都必須與時(shí)俱進(jìn)、更新觀念。對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)在填寫相關(guān)表格內(nèi)容是做到態(tài)度認(rèn)真，同時(shí)不論是個(gè)人能力還是社會(huì)關(guān)系等方面都應(yīng)該符合事實(shí)，同時(shí)突出個(gè)人特點(diǎn)，做一份真正屬于自己的人事檔案。同時(shí)，個(gè)人也必須認(rèn)識(shí)到人事檔案的重要性：人事檔案中記錄的內(nèi)容關(guān)乎每個(gè)人的長(zhǎng)足發(fā)展。例如簽訂勞動(dòng)合同、考研、考公務(wù)員、辦養(yǎng)老保險(xiǎn)等等，這些內(nèi)容都與人事檔案脫離不開。所以一份真實(shí)有效的人事檔案是一個(gè)人價(jià)值或污點(diǎn)的最好證明。對(duì)于企業(yè)人事檔案管理部門來(lái)說(shuō)，更加要樹立正確的觀念，不能覺得檔案可有可無(wú)，應(yīng)當(dāng)做到認(rèn)真收集、合理篩選；不斷更新人事檔案管理的相關(guān)形式等等。

（二）建立健全人事檔案管理制度，統(tǒng)一整合人事檔案管理部門

現(xiàn)階段最需要解決的問(wèn)題就是企業(yè)內(nèi)部人事檔案部門分散問(wèn)題，所以我們必須建立相關(guān)制度，每個(gè)相關(guān)成員都必須按照規(guī)定的方式和順序進(jìn)行管理。同時(shí)我們也要做到為人事檔案管理設(shè)立專門的部門，將分散、不完整的企業(yè)內(nèi)部所有成員人事檔案調(diào)度到一個(gè)部門之中，專人專項(xiàng)研究，充分發(fā)揮人事檔案的作用，使得我們有限的資源發(fā)揮到最大效用。同時(shí)，國(guó)家相關(guān)部門也應(yīng)該為人力資源人事檔案管理制定相關(guān)法律法規(guī)，保證人才市場(chǎng)不斷發(fā)展的同時(shí)推動(dòng)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)步前行。

四、結(jié)束語(yǔ)

人事檔案在人力資源管理中是不可替代的，而人力資源的充分利用推動(dòng)企業(yè)乃至社會(huì)的不斷發(fā)展的新鮮血液。所以，我們?cè)诜治隽巳肆Y源人事檔案管理現(xiàn)存的弊端的基礎(chǔ)上提出相關(guān)可供參考的改進(jìn)措施，以期人力資源人事檔案管理工作不斷革新、發(fā)展。