提高企業檔案管理工作效率對策研究

康鵬

摘 要：檔案管理工作是企業處理日常事務的重要組成部分，對于企業行政職能的發揮具有重要的作用。在現階段的企業檔案管理工作中存在一系列的問題，已經嚴重影響到企業行政效率的發揮，所以急需改變這種現狀。首先應該提高地方企業對于檔案管理工作的重視程度，加強專業檔案管理隊伍建設，加大資金的投入力度，建設標準的基礎設施，充分利用現代化的管理理念和管理方式，制定完善的檔案管理制度，并且落到實處。只有全面改善企業檔案管理工作，才能夠充分的發揮企業檔案的作用，為地方企業的高效發展創造有利的條件。

關鍵詞：企業職能;檔案管理;管理理念;管理方法;效率

在企業行使職能處理日常事務的過程中，對于各種業務活動以及值得保存的文件，會以檔案的形式保存下來。企業檔案管理工作不僅是對企業以往工作的記錄，也為后期的執政工作提供了重要的信息和依據，所以企業檔案管理工作至關重要。隨著時代的快速發展，以前的企業檔案管理工作以及無法適應現階段的發展需求，急需得到創新和改革，充分利用先進的管理理念和管理方法，提高檔案管理的效率。對于當前企業檔案管理中存在的問題進行了分析，然后提出了改進的措施，對于提高企業檔案管理的效率具有重要的意義。

1 當前企業檔案管理中存在的問題

1.1 對檔案管理的重視程度不夠。

部分地方企業的領導以及工作人員對于檔案管理工作沒有給予足夠的重視，沒有意識到檔案管理的重要性。從正常的角度來講，企業的檔案管理應該分為絕密、機密以及秘密等等級來劃分，對于不同保密級別的檔案要給予不同的處理和存放。但是由于缺乏足夠的重視，所以很多地方企業在檔案管理工作中隨意性較強，檔案的存放沒有分類，隨意堆放，對于檔案的搜集也缺乏科學性，很多都是依靠口頭敘述以及回憶的方式來整理，缺乏真實性，這是目前地方檔案管理工作中存在的重要問題。

1.2 檔案管理人員不專業。

企業檔案管理是一項嚴肅而認真的工作，直接關系到行政職能的發揮，所以需要專業人員來管理檔案。但是由于地方企業不夠重視檔案管理工作，所以大多數的檔案管理人員都沒有經過專業的培訓，有些甚至是以兼職的形式來管理。這就造成了檔案管理工作的效率不高，失去了檔案管理的價值，不利于企業行政水平的提升。

1.3 基礎設施陳舊，管理技術落后。

由于很多地方企業的檔案管理工作還停留在紙質檔案管理階段，所以對于檔案存放的環境有較高的要求，為了保證紙質檔案的保存質量，需要檔案室具有防潮、防火、通風良好等條件。但是由于重視程度不夠，所以資金投入有限，基礎設施陳舊，造成很多檔案發霉、丟失，不利于地方企業的高效發展。在科學技術快速發展的形式下，很多部門的檔案管理工作都已經實行了電子化，但是部分地方企業由于受到資金和技術條件的限制，還使用紙質檔案的保存方式，嚴重影響到檔案管理工作的發展。

1.4 檔案管理制度不完善。

因為企業檔案管理工作是企業處理日常事務的一部分，所以需要制定嚴格的管理制度，以科學的方法對其進行管理，從檔案的收集、保管、借閱到存檔等，應該建立完善的管理制度。但是很多地方企業的檔案管理制度不夠完善，有些甚至沒有建立，在檔案的整個管理流程中，并沒有遵照管理制度執行，導致管理制度形同虛設。在缺乏檔案管理制度的情況下，導致檔案體系的不健全，很多的檔案記錄不真實、不完整，丟失現象嚴重，對于企業正確的行使行政職能造成了很大的困擾。

2 解決企業檔案管理中存在問題的措施

2.1 加強檔案管理意識。

企業檔案管理工作一項長期而艱巨的任務，需要得到企業全體工作人員的高度重視，從思想意識上認識到檔案管理工作的重要性，然后才能夠為實際行動提供有利的條件。首先要加強企業領導對檔案管理工作認識程度，從根本上解決對檔案管理的輕視、監督不到位的現象，讓他們把此項工作列入企業工作計劃。提升檔案管理者對自己的崗位重視程度，知道自己崗位的特殊性和重要性，更知道自己在此崗位的責任之重大。

2.2 加強檔案管理人員的培訓力度。

企業的檔案記載著企業過去重要的工作，是過去重要工作留下的痕跡，所以企業的檔案管理工作也顯得尤為重要，那么加強檔案管理人員的培訓工作，首先讓檔案管理人員知法、懂法，讓檔案管理人員明確自己的業務職責，嚴格地按照檔案管理的規章制度要求自己，樹立較強的責任心和使命感。檔案管理人員都必須持證上崗，專崗專人管理檔案，尤其是在職檔案管理人員的任免與調動必須經過嚴格的審查與批準，杜絕檔案管理工作表面上看是兼并帶實際上是無人管理的混亂狀態。

2.3 加大基礎設施的建設，逐步實現電子信息化管理。

企業部門應該加大資金的投入力度，改善目前的工作現狀，建設標準的檔案管理設施。如果要進行信息化檔案管理，首先要做好相關的基礎硬件建設。在電子信息產品性能提高而價格下降的大潮流下，進行檔案管理的硬件建設相對于傳統方法需要的資源仍舊占有優勢。其所需空間較小，但是工作效率較高。在實行檔案信息化管理后，最好使用統一標準并相同軟件，這樣不僅易于日常管理，也方便各個部門之間的溝通以及檔案信息交流。傳統的檔案管理工作業務量大，差錯率高，效率低，保密性低，使一些人有可趁之危。隨著社會的發展，信息現代化已攝入我們工作里的各個方面，檔案管理信息化更顯得重要，它可以使繁瑣的工作瞬間完成并能達到信息共享，同時也給企業的其他工作帶來方便。所以與檔案管理有關的軟硬件的投入，加強專業人員的上機操作水平培訓應該是刻不容緩的，也只有這樣才真正地體現企業采購預算中原則之一的遵循緩、急、輕、重原則。

2.4 完善檔案管理制度的制定與落實。

制度是約束人們行為的準則，企業檔案管理制度是檔案管理人員在實際工作中行為依據，所以檔案管理工作制度制定要詳細全面，并在實際工作中逐步完善;企業檔案管理工作的制度落實是管理制度的體現與升華，二者有機地結合才能體現科學管理檔案的意義。監督工作對檔案管理工作起到了不可缺少的補充作用。只有制度、落實、監督相互制衡相互制約，企業檔案管理工作才能與現代化的社會發展相適應，才能避免那些企業檔案管理中不應該發生的亂、丟、霉、篡改現象。

3 結論

企業檔案管理工作是單位在生產和社會活動中發生的真實記錄，以文字、圖像以及聲音的方式被保存起來，以供查閱和考察。這些檔案資料的記錄對于企業機關行使職能，促進地方經濟發展具有重要的作用，要加強檔案管理效率。由于地方的經濟發展狀況不同，在思想意識領域也存在差異，在企業檔案管理方面存在一些問題，影響到行政職能的發揮，要對影響原因進行分析，進而找出解決問題的方法，對于提高當地企業檔案管理工作會起到積極的促進作用。

參考文獻：

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