文書檔案管理工作中存在的問題及對策分析

王翠娟

摘要：文書檔案管理是單位管理中最為基礎的服務工作，是客觀反應單位的各項活動記錄，也是評價單位管理水平好壞的重要依據。隨著社會和經濟的快速發展，人們對此提出了更高的要求。考慮到這些要求和挑戰，我們應該跟緊時代發展的腳步，積極探討創新的發展趨勢，推動文書檔案管理工作能夠順利的開展進行。筆者根據多年的工作經驗，主要針對文書檔案管理工作中存在的問題及對策進行分析和討論。

關鍵詞：文書檔案;管理;問題;對策

一、文書檔案管理工作的特點

1、文書檔案內容豐富

文書檔案是單位在各項工作中的真實記錄，涉及到許多方面，因此，文書檔案的內容豐富。文書檔案涵蓋了相關單位及上級部門印發的各類正式文件，單位簽訂的各種合同、協議等也屬于文書檔案，載體包含文檔、照片、錄音、錄像等。

2、管理的重點在于收集、保存資料

文書檔案管理的對象多是發生的人事、事件、過程記載、物品存檔等等，通常情況下，管理人員會將這些以紙質或實質等方式記錄下來，并分門別類地存放在檔案室中，因此，文書檔案管理工作的重點就在于收集和保存資料，強調文書檔案保存的完整性與安全性。通過文書檔案管理，相關信息會被記錄下來，作為后期單位引用借鑒的資料，為單位的決策提供有效依據。

3、文書檔案管理與文書工作關系密切

文書工作包括文件的收集、登記、運轉、歸檔等等，可以說文書工作實際就是檔案的形成過程，因此，文書檔案管理工作與文書工作是密切相關的，文書檔案管理工作就是在文書工作的基礎上進一步對檔案進行收集整理、保存統計，為檔案使用者提供檢索和利用服務。檔案源于文書工作，因此，文書工作是檔案管理的基礎與前提，文書部門在對單位活動中的信息進行整理后定期交由文書檔案管理部門歸檔保存。

二、文書檔案管理中存在的問題

1、文書檔案管理工作人員素質有待提高

因文書檔案管理工作的重要性不斷增加，所以，只有提高工作人員綜合素質才能夠滿足工作的具體需求。然而，大部分單位文書檔案管理工作人員的專業水平不高，所掌握的基礎知識也不全面，綜合素質有待提高。在實踐管理中，工作人員的操作不熟練，導致工作規范性與標準性嚴重缺失，直接影響了文書檔案管理工作的開展。

2、文書檔案管理工作被忽視

目前，大部分單位文書檔案管理工作都沒有得到領導重視，究其原因，檔案管理工作的發展時間不長，尚未被社會重視，且在認知文書檔案資源重要作用方面存在偏差，所以直接影響了文書檔案管理工作的效果。另外，在實踐管理過程中，在文書檔案管理工作中的投入力度也不到位，難以直接形成效益且落實效果差強人意，對文書檔案管理工作的質量與效率帶來了極大的影響。

3、文書工作與檔案管理工作脫節

文書工作與檔案管理工作相互關聯的同時也存在一定的區別，在實際工作中，文書工作應與檔案管理工作分別管理，建立相互關聯又獨立的分體式管理體系。文書與檔案管理工作的分塊管理使得很多文書人員與檔案管理人員未能做好工作銜接，使得文書工作與檔案管理工作出現了工作上的脫節。在文書工作與檔案管理工作的銜接主體上也存在許多公文格式與處理方法不規范的問題，這些問題的存在都對文書檔案管理水平造成了影響。

三、改善文書檔案管理工作的對策

1、定期開展文書檔案管理工作人員的培訓活動

文書檔案管理工作的實踐過程中，要想保證工作開展的有序性，必須要定期組織專業培訓活動，確保工作人員綜合水平的提升，從根本上提高文書檔案管理工作的質量。其中，在收集文書檔案過程中，要嚴格檢查文字規范性，并在分類方式的幫助下有效整理并利用文書檔案。另外，文書檔案管理應統一，尤其是文號的編發與標題制作以及文件選用和附件等等，經過仔細核對以后，根據具體程度登記并傳閱，以保證文書檔案歸檔的正確性。同時，文書檔案目錄編號要科學，確保文書檔案查閱更方便。通過對計算機等現代化設備的運用，明確檔案目錄與檢索條件，進而確保文書檔案利用率。在這一環境下，文書檔案管理工作人員必須要不斷強化自身技能，對網絡信息系統予以完善，全面優化文書檔案結構，全面提高文書檔案管理的水平。

2、建立并健全管理制度

在市場經濟快速發展的背景下，文書檔案管理工作全面推進，所以，需要建立并健全管理制度，才可以有效地促進文書檔案管理工作的開展。其中，應盡可能細化程序與規定，重視實用性與操作性，將管理制度的監督作用與約束作用充分發揮出來。在簽發公文的時候，一定要按照公文簽發條例進行，不允許發放無效文件，在經過復審與核對以后才可以送至相關部門。若文件內容要修改，也應當遵循程序要求復審，尤其是幅面的尺寸與字體字號等，保證文書檔案管理的規范化，增強文書檔案管理的實際作用。另外，還應當重視發文稿紙與文件處理單等內容要準確簡潔，保證文件發放范圍更加合理，有效控制文件數量，以免文書檔案管理工作出現質量問題。

3、加強文書工作與檔案工作的規范銜接

文件作為檔案的基礎，其質量與檔案的質量直接關聯，而文書部門主要負責對文件進行處理，因此，其處理的規范性就決定了檔案的準確性與完整性，這就要求文書工作與檔案工作要做好規范化的銜接。為加強文書工作與檔案工作的規范化銜接，文書工作人員需要具備較強的檔案意識，及時地將文書材料立卷歸檔，避免有文書材料散失在外，在處理文件時文書人員還需要充分考慮后期的檔案管理，盡可能地促使文書工作與檔案管理工作可以實現一體化。同時，文書人員還需要加強文件材料質量的管控，確保文件的規范統一、標準化，避免因文書工作的拖延而影響文書檔案管理工作。文書人員在收發文件時要及時登記，一旦發現有文件缺失就要立即查找，確保文件的完整性，這樣文書檔案管理才可以有序進行。

結束語

文書檔案管理是衡量一個單位的文書管理部門的檔案管理水平的重要標準，檔案材料的質量和完整性完全取決于部門的管理水平的高低的。只有做好文書工作和檔案工作規范的良好的銜接，加強部門間的協作，做好檔案收集，力圖工作方案的有效實施，加強檔案管理和管理工作規范化、標準化，這樣才能大幅度提升文書檔案的利用率，為單位的建設和改善發展提供了有力的保障。

參考文獻：

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