科室管理存在的問題及對策

陶曉濤

摘要：根據單位的工作部署，按照“科室管理大家談”的活動要求，針對科室管理方面存在的問題進行了歸納和剖析，結合科室管理分成綜合管理和業務管理，將從幾方面進行入手，分別查擺問題、剖析原因、提出解決思路。

關鍵詞：廉租房;科室管理;業務;協調

一、科室主要存在問題

（1）綜合管理方面問題

1.科室工作存在量化不科學，分工不均衡現象。工作量化的問題，一直是科室存在老問題。科室的業務主要有政策咨詢、資格審核、數據統計、科室辦文等等，每個業務的工作量怎么量化？幾年來，研究制定過多種方案，核算過多種系數，但始終沒有核算到時一個絕對合理的系數，工作量不多的情況下，科室成員的意見不明顯，但在審核量大、時間緊的時候，這個問題就會成為工作人員心中的一個不平衡的因素，科室內部的意見、矛盾就會凸現。

2.科室負責人對科室成員工作潛力的培養和挖掘做得還不夠。科室的每一位成員，都有其特點、都有能力，但在工作安排上，沒有充分發揮他們的特點，沒有充分挖掘他們的潛力。

3.科室辦文質量不高，文字表達、歸納總結能力弱。隨著各項工作機制的建立，工作程序越來越規范，單位對公文質量的要求也越來越高，各種上報的書面材料也日益增多。而科室的文字表達能力跟大量的上報材料及質量要求還有較大差距，存在表達不夠準確、歸納總結不夠精煉的弱點。

4.科室對外協調能力較差。這個問題主要表現在對局系統內部某些科室的協調上，出現工作銜接不順暢，不能進行充分的溝通與互動，不能獲得其充分信任和大力支持，許多工作推進不順利、不快捷。對系統外部單位的協調較差，主要表現在沒有與外部單位建立數據直聯的聯動機制，獲取外部單位相關數據效率較低。

（2）業務管理方面

1.制度建立還有待完善，收件標準有待細化。個別業務還沒有制定出細致的工作制度，業務流程還不夠完善。對一些辦法規定外的材料，有收件要求不一致的現象。

2.臺賬建立有待加強，部分數據統計不夠科學。目前，科內的臺帳還存在三個問題：一是基礎數據還不夠系統;二是除基礎數據外相關數據的收集范圍和預見不夠廣泛;三是對數據的使用還不夠科學。

3.對外發放的書面通知書仍有表述不規范、引用條文不準確現象。對外發放書面文書用語不規范，是本科業務問題反復性最強、出現頻率最高的問題。

4.科室成員對外接待水平參差不齊，個別工作人員運用政策仍有不夠靈活的現象。本科室面對的保障對象大部分為社會弱視群體，這個群體的文化素質、本身修養相對較低，對這部分人的接待解釋必須要非常耐心，政策解釋講究深入淺出。就目前科室成員的接待能力而言，大部分員工政策掌握還是比較全面，引用政策條文準確。但也有個別同事的接待能力還是不盡人意，主要表現在政策掌握不全面、解釋面狹窄、回答問題不踏實、模疑兩可，對接待對象不了解，意思表達不準確，致使群眾因不理解而重復、多余跑路。

5.部分資料管理原始，資料保存存在安全隱患。三年來，科室約有3000余份除審核檔案外的保障資格材料未進行系統地管理，這些材料都是唯一的、紙質的原始記錄材料，如有遺失，將會產生一定的不良后果。目前，這些材料均未有數字化，仍由科室臨時管理，其收藏管理、目錄編排也不夠系統，一旦使用，查找所花費的時間、人力非常巨大，出錯率也較高的。另外，由于科室設備、管理不專業，還存在防火、防潮、防盜等安全隱患。

二、產生以上問題的原因

（1）理論學習不夠

一是科室管理人本身的系統管理知識不足。二是政策理論學習不夠。

（2）工作作風不實

1.有懶惰、怕麻煩的心理。很多工作，其實可以做得更快、更完善，但因為偷懶，事情就久而不決。

2.工作缺乏自信、有畏難心里。這表現在對部門協調和督促工作及文稿擬定上，對于聯系外單位配合事宜，存在經驗不足、畏手畏腳的現象。對于文稿的擬定，存在不夠自信、怕出向題的心理，每次辦文都是修了又修、改了又改，出文效率極度緩慢。

3.責任心不強。前面講到對外發放的文書用語不規范的問題，主要原因就是利.室負責人沒有預見性、工作人員責任心不強、細心度不夠。

4.缺乏對問題的鉆研精神。對于臺帳完善問題，科室沒有研究出更好的收集途徑和解決辦法;對于數據統計不科學的問題，科室沒有深入地去研究、沒有去了解系統里有什么數、什么數可用、怎么歸集自己需要的數據，沒有深入思考時點與時段的問題、沒有思考點和面的問題;對于與外單位協調互動的問題，科室也沒有沉下去，沒有去思考為什么會集中在某個部門出這個問題，是意識問題還是技術問題，如與外單位進行數據直聯不順問題，應該怎樣引起相關單位重視，怎樣促進相關單位互動？這些我們都思考得過少，調查研究過少。

（3）開拓創新不夠。主要表現在業務工作和信息化手段結合技術創新不夠，部分能利用信息化手段提高效率的重復性工作仍主要依賴工作人員操作;住房保障大數據分析平臺也未建立起來，住房保障數據的整合、分析及利用手段還不夠先進;網上受理、多部門網上聯審、一次面簽的便民目標還沒有完全實現。

三、整改措施

（1）完善管理制度、明確工作職責、細化工作流程、統一收件標準。

1.要完善現有的科室工作制度，每個崗位設AB角，一旦A角缺失，B角能及時頂上。再有是結合獎懲管理規定，認真對科室工作人員進行考核，對責任心不強、工作不力的現象進行懲罰，對表現優秀、工作認真行為給予獎勵;

2.要進一步完善今年三月份制定的科室崗位工作職責、進一步細化工作流程，補充制定AB崗位職責;三是要統一特殊家庭的收件標準，做到出現一例、統一一類。

（2）加強科室內部的學習及培訓。

一是要加強理論學習，提高自身素養。二是要加強同行之間的學習。三是要加強科室之間的學習和交流。四是要加強科室內部培訓，促進科室成員之間的相互溝通，活躍科室氣氛。

（3）提高科長的個人修養。

1.要加強管理能力和綜合能力的培養。要系統地學習一些管理理論知識，更新管理理念，更好地用理論指導實踐;對于公文寫作能力，要做到多看、多寫、多思考、多請教，不斷地提高自己。

2.要不斷鉆研業務知識，對本科室的工作內容、工作方向做到心中有數，努力成為行家里手。

3.要思路清晰，找準工作重點，對每一項工作從頭到尾要有一個清晰的思路，計劃周詳，善于總結經驗，查找不足。

4.要樹立服務意識，工作要率先垂范、以身作則，在科室形成一種感召力和凝聚力。

5.要培養自己高尚的道德修養和健康心態，要有清正廉潔、深入細致、求真務實的工作作風。

（4）加強工作檢查，加強督促提醒。要加強科室內部檢查，對于向外發放的文書，要做到事前檢查;對于保障資格核準工作，要做到實時檢查;對于業務資格收集及臺帳建立，要做到事后檢查;對于前臺的接待工作，做到不定期跟班檢查;對于審核工作，做到按一定比例抽查。對于審核超時的部門，要及時提醒相關工作人員，對于整改不力的工作人員，采取約談方式要求其按規定工作。在必要情況下，定期統計超時情況，以書面形式向各城區通報，引起城區各部門對超時問題的重視。

（5）逐步強化對外協調能力，加強部門溝通。

1.促進各部門工作制度化，抓住一切制度建立的機會，從制度上明確各部門該做什么不該做什么。

2.抓住一切可以暴露問題的機會，將需要解決的問題拋甩出來，促進各部門共同研究、共同解決。

（6）加強信息化建設。

1.要將科定內的一些業務資料盡可能形成檔案，對不能建檔的，要進行數字化，裝訂成冊，進行電子化、規范化管理。

2.配合信息科工作，加快“互聯網+住房保障政務服務”建設。及時收集反饋保障房資格申請存在的問題，更好地優化“網上受理、網上審核、一次面簽”等便民手段。

3.要加強數據統計的研究，制定優化的統計方法，實現科學、高效、快捷的統計目標。

4.通過各種數據平臺，盡可能多渠道歸集、完善基礎數據，推動住房保障大數據平臺的建立和應用。

四、結束語

基于上述所講的，對于科室管理目前的分析，各科室分工不明確從而無法高效運作、行政管理流程缺乏科學性。要針對這些問題提科室人員的綜合素質、細化每個人的職責權限、工作中加強學習，實現科室內部科學高效運作，最終將科室隊伍打造成職業化和專業化的團隊。

參考文獻

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