差旅平臺(tái)帶來的財(cái)務(wù)管理提升的思考

陳燕莉

摘要：由于國有企業(yè)的特殊身份，商務(wù)差旅受到社會(huì)關(guān)注。2012年，中央政治局“八項(xiàng)規(guī)定”精神及各級(jí)黨委政府的實(shí)施細(xì)則相繼出臺(tái)，旨在進(jìn)一步規(guī)范公務(wù)差旅制度。2013年國資委指出，央企保增長的目標(biāo)就是向管理要效益，要求在央企范圍內(nèi)大力開展集中采購，差旅服務(wù)被納入集采范圍。既要滿足“八項(xiàng)規(guī)定”相關(guān)精神，又要滿足國資委對(duì)集中采購的要求，在這種背景下，差旅平臺(tái)的建設(shè)成為集團(tuán)公司差旅管理研究的重要課題。2016年集團(tuán)公司與中國航信簽署戰(zhàn)協(xié)議，攜手搭建航空工業(yè)差旅平臺(tái)，充分發(fā)揮各自資源優(yōu)勢，共同打造面向大型企業(yè)和集團(tuán)用戶的差旅平臺(tái)。當(dāng)前，會(huì)計(jì)行業(yè)正處于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)向管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型的發(fā)展時(shí)期，現(xiàn)代信息技術(shù)與企業(yè)管控、財(cái)務(wù)管理深度融合發(fā)展，國務(wù)院《關(guān)于推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)的指導(dǎo)意見》的發(fā)布也明確了“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來。本文以差旅平臺(tái)為研究對(duì)象，分析其運(yùn)行現(xiàn)狀、平臺(tái)系統(tǒng)優(yōu)勢、存在的問題及不足，并以財(cái)務(wù)人的視角提出進(jìn)一步改進(jìn)完善的建議，強(qiáng)化財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，在提升員工體驗(yàn)滿意度的前提下，拓展平臺(tái)服務(wù)內(nèi)容、落地成本中心、實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)信息對(duì)接，最終提升企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平。

關(guān)鍵詞：集中采購;差旅平臺(tái);財(cái)務(wù)信息化;財(cái)務(wù)管理提升

2018年集團(tuán)公司以強(qiáng)化管理提升，降本增效為目標(biāo)，向所屬單位全范圍推行差旅平臺(tái)系統(tǒng)。差旅系統(tǒng)聯(lián)合攜程、中航服、空港嘉華和陽光之旅四家供應(yīng)商，基于大數(shù)據(jù)和云計(jì)算，采用 “互聯(lián)網(wǎng)+差旅”、“平臺(tái)+服務(wù)”方式構(gòu)建。員口恿過手機(jī)APP即可實(shí)現(xiàn)出差審批、訂票、退改、報(bào)銷審批等差旅業(yè)務(wù)，全流程在線、全自動(dòng)操作，出行更力！嗜心，服務(wù)更有保障。

一、差旅平臺(tái)工作現(xiàn)狀

（1）差旅平臺(tái)的職責(zé)分工

為使差旅平臺(tái)有效運(yùn)行，各單位均制定了管理辦法，規(guī)范相關(guān)流程和管理工作。綜合管理部是差旅平臺(tái)上線工作的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)協(xié)議簽訂，平臺(tái)運(yùn)行保障工作;差旅專員負(fù)責(zé)與供應(yīng)商核對(duì)賬單，并提交比劊交財(cái)務(wù)部。計(jì)劃財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)機(jī)票的報(bào)銷及對(duì)賬結(jié)算，梳理相關(guān)財(cái)務(wù)流程;人力資源部的人力專員負(fù)責(zé)提供人員的增減變更信息;紀(jì)檢審計(jì)部負(fù)責(zé)差旅平臺(tái)的建設(shè)、協(xié)議簽訂、訂票報(bào)銷期間的全過程監(jiān)管。

（2）差旅平臺(tái)的工作流程

員工出差通過手機(jī)APP訂購機(jī)票，差旅結(jié)束后憑機(jī)票確認(rèn)函到計(jì)劃財(cái)務(wù)部報(bào)銷，財(cái)務(wù)專員對(duì)機(jī)票確認(rèn)函進(jìn)行掃碼，標(biāo)記報(bào)銷信息;供應(yīng)商按月形成月度機(jī)票清單。企業(yè)差旅專員（綜合管理部）將機(jī)票清單分發(fā)給各部門差旅專員，經(jīng)確認(rèn)無誤后，企業(yè)差旅專員通知供應(yīng)商開具發(fā)票。財(cái)務(wù)專員依據(jù)發(fā)票及對(duì)外支付審批單，辦理機(jī)票結(jié)算。

二、差旅平臺(tái)的優(yōu)勢

（1）高效便捷的用戶體驗(yàn)

個(gè)人用戶體驗(yàn)方便快捷。員工通過手機(jī)客戶端（APP）辦理查詢、預(yù)訂、出票，省去中間環(huán)節(jié)，享受免溝通、零墊資、省時(shí)間的新體驗(yàn)，形成“服務(wù)規(guī)范化、流程標(biāo)準(zhǔn)化、應(yīng)用自動(dòng)化”的差旅保障新模式。

企業(yè)客戶體驗(yàn)管理效率提升。機(jī)票結(jié)算變分散結(jié)算方式為集中統(tǒng)一結(jié)算方式，按月與供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)算。零墊資使資金占用壓力明顯降低，大幅節(jié)省了運(yùn)營成本。預(yù)定、審批、行程狀態(tài)等信息自然留痕可追溯，并實(shí)時(shí)更新。企業(yè)通過手機(jī)客戶端或電腦端，可以實(shí)現(xiàn)多維度的查詢及統(tǒng)計(jì)，企業(yè)可及時(shí)掌握出行、報(bào)銷及結(jié)算情況，為后續(xù)差旅分析奠定了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

（2）差旅平臺(tái)實(shí)現(xiàn)“采”與“購”的分離，“事”與“錢”的分離

差旅平臺(tái)采用多供應(yīng)商模式，集團(tuán)公司招標(biāo)引進(jìn)優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商資源，將供應(yīng)商的選擇權(quán)交給員工（或企業(yè)）。員工出行只需關(guān)注機(jī)票的時(shí)間、航班、價(jià)格等相關(guān)信息，無需考慮供應(yīng)商的規(guī)范性，真正實(shí)現(xiàn)“采”與“購”分離。乘機(jī)人不管錢，管錢人不乘機(jī)，真正實(shí)現(xiàn)“事”與“錢”分離，做到 “陽光采購、集中管理”，使企業(yè)內(nèi)控機(jī)制有效發(fā)揮。

（3）規(guī)模效應(yīng)擴(kuò)大優(yōu)惠幅度

平臺(tái)上線前，集團(tuán)公司所屬員工出行均采用分散采購、分散報(bào)銷形式，總量雖大卻不具備議價(jià)能力，難以從航空公司獲得更多優(yōu)惠。隨著上線用戶的增加，規(guī)模效應(yīng)和降本效果逐步顯現(xiàn)。差旅平臺(tái)整合優(yōu)勢資源，使航空公司的大客戶優(yōu)惠政策進(jìn)一步擴(kuò)大，國航、南航、東航、海航、川航等大客戶協(xié)議在全集團(tuán)范圍內(nèi)落地，同時(shí)，大客戶可以享受到的優(yōu)惠政策可以惠及員工因私出行，增強(qiáng)了員工的歸屬感。

（4）差旅平臺(tái)實(shí)現(xiàn)差旅費(fèi)用整體管控

差旅平臺(tái)可以根據(jù)企業(yè)自身管理需求將管理制度嵌入流程，讓“八項(xiàng)規(guī)定”落到實(shí)處。平臺(tái)自2015年5月上線試運(yùn)行至今，上線人數(shù)已超過10萬人。以集團(tuán)公司總部試用階段采集的對(duì)比數(shù)據(jù)為依據(jù)，平臺(tái)累計(jì)實(shí)現(xiàn)節(jié)省金額3000余萬元，整體管控的降本效果顯著。

（5）采購管理工作極大提升

差旅制度流程規(guī)范、差旅信息透明起到了事中控制的作用;建立競爭機(jī)制，對(duì)供應(yīng)商集中管理，降低了企業(yè)的管理難度;杜絕管理漏洞，避免假票、虛票、偽報(bào)，減少了企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

差旅服務(wù)集中管控是集團(tuán)公司踐行國資委采購管理對(duì)標(biāo)工作的具體應(yīng)用，是采購管理實(shí)現(xiàn)降本增效、反腐倡廉目標(biāo)的重要抓手。2017年集團(tuán)公司將各單位使用差旅平臺(tái)采購情況納入“采購管理提升”考核評(píng)價(jià)體系，并折算計(jì)入各單位經(jīng)營業(yè)績考核分?jǐn)?shù)。差旅平臺(tái)的上線推廣使集團(tuán)公司采購管理工作得到極大提升。

三、差旅平臺(tái)體驗(yàn)中暴露出的問題與不足

差旅平臺(tái)極大方便了員工的差旅出行，借款需求下降，資金占用減少，創(chuàng)新差旅報(bào)銷理念。在極大的滿足采購管理提升的同時(shí)，也暴露出財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的不足，財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)的成本核算、對(duì)賬、結(jié)算的工作量有所增加，一定程度上加大了財(cái)務(wù)工作成本。現(xiàn)階段，差旅平臺(tái)的運(yùn)行模式尚有探討、功能改進(jìn)和進(jìn)一步完善的空間。問題歸類如下：

（1）對(duì)賬問題

差旅平臺(tái)設(shè)置有軟件客戶端和手機(jī)客戶端（APP），其中手機(jī)客戶端側(cè)重滿足員工個(gè)人體驗(yàn)，軟件客戶端側(cè)重滿足企業(yè)的報(bào)銷管理、賬表管理體驗(yàn)。在報(bào)銷管理模塊中，系統(tǒng)提供了多維度的查詢方式，比如按時(shí)間段查詢、按報(bào)銷狀態(tài)查詢，包括已報(bào)銷、未報(bào)銷;按機(jī)票狀態(tài)查詢，包括正票、改簽、退票;按乘機(jī)人查詢、按機(jī)票號(hào)查詢。但不論通過什么方式查詢，都只能查詢到機(jī)票的明細(xì)，而不能針對(duì)查詢結(jié)果進(jìn)行求和，如果需要數(shù)據(jù)匯總，必須將查詢結(jié)果導(dǎo)出后才能獲得。在賬單管理模塊中，可以查詢到機(jī)票明細(xì)的合計(jì)數(shù)，但只能按月進(jìn)行查詢，即生成完整的月度賬表后才能查詢到合計(jì)數(shù)據(jù)。這兩種模塊中均不能滿足隨時(shí)核對(duì)財(cái)務(wù)賬目的需求。

（2）財(cái)政零余額項(xiàng)目的核算問題及結(jié)算問題

財(cái)政專項(xiàng)撥款的科研項(xiàng)目必須按項(xiàng)目通過專戶進(jìn)行對(duì)外支付，每個(gè)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)一個(gè)財(cái)政授權(quán)賬戶，發(fā)生的機(jī)票款必須按月向供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)算。對(duì)于尚未報(bào)銷的機(jī)票款，因難以知曉費(fèi)用的科研項(xiàng)目歸屬，也就難以確定對(duì)外支付的財(cái)政授權(quán)賬戶。對(duì)于財(cái)政科研項(xiàng)目多、機(jī)票使用量比較大的企業(yè)，在結(jié)算前確認(rèn)每個(gè)項(xiàng)目的支付渠道無疑會(huì)增加各部門的工作量，給機(jī)票支付帶來效率的降低。

（3）成本中心不能充分發(fā)揮核算作用

目前差旅費(fèi)報(bào)銷流程與差旅平臺(tái)上線前沒有本質(zhì)區(qū)別，唯一不同的是：乘機(jī)人報(bào)銷時(shí)將“機(jī)票行程單”替換為“機(jī)票確認(rèn)函”。財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行賬務(wù)處理時(shí)增加“其他應(yīng)付款-應(yīng)付差旅平臺(tái)-x x供應(yīng)商”過渡科目，會(huì)計(jì)分錄繁瑣，賬務(wù)處理時(shí)間增加。差旅平臺(tái)的上線對(duì)差旅費(fèi)的成本核算沒有帶來本質(zhì)的改變，成本中心尚未發(fā)揮成本費(fèi)用歸集作用。

（4）差旅平臺(tái)不能與企業(yè)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)對(duì)接

軍工企業(yè)集團(tuán)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、財(cái)務(wù)管理和保密安全方面有其特殊要求，受制于這種特殊性，差旅平臺(tái)系統(tǒng)與很多企業(yè)的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)（包括網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)、賬務(wù)系統(tǒng)）不能實(shí)現(xiàn)集成，形成各自的“信息孤島”，財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)無法直接從差旅平臺(tái)系統(tǒng)獲取數(shù)據(jù)，加大了財(cái)務(wù)工作成本，阻礙了管理效率的提升。

（5）差旅平臺(tái)提供的服務(wù)單一

差旅平臺(tái)各功能模塊還處于修改完善階段，服務(wù)項(xiàng)目也比較單一，只能提供國內(nèi)機(jī)票訂購服務(wù)。目前火車票、國際機(jī)票、酒店、公務(wù)用車等服務(wù)呈現(xiàn)出多樣性、靈活性的市場需求，但平臺(tái)尚不能滿足差旅出行的更多需求。

四、差旅平臺(tái)系統(tǒng)帶來的財(cái)務(wù)管理提升的思考

（1）對(duì)賬問題的解決方案

差旅平臺(tái)作為商旅供應(yīng)商和企業(yè)之間的橋梁，不僅要考慮乘機(jī)人體驗(yàn)的滿意度，更要考慮到相關(guān)部門，如計(jì)劃財(cái)務(wù)部、綜合管理部的管理需求。機(jī)票對(duì)賬、結(jié)算工作處于差旅服務(wù)的后端，建議平臺(tái)系統(tǒng)在報(bào)銷管理模塊下，對(duì)查詢結(jié)果提供合計(jì)數(shù)據(jù)，便于與企業(yè)賬目的核對(duì)，企業(yè)對(duì)賬工作的及時(shí)準(zhǔn)確才能保證機(jī)票款項(xiàng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)支付給供應(yīng)商。系統(tǒng)交互性的友好程度越高，相關(guān)部門的工作效率越高。

另外建議，給財(cái)務(wù)專員增設(shè)提醒權(quán)限，對(duì)于不及時(shí)報(bào)銷的員工予以善意提醒;或者由系統(tǒng)自行判定，乘機(jī)后超過一定時(shí)間未進(jìn)行差旅費(fèi)報(bào)銷的員工系統(tǒng)將進(jìn)行自動(dòng)提醒，催促其盡快報(bào)銷。這一功能在年底結(jié)賬前很有必要。

（2）財(cái)政零余額項(xiàng)目賬務(wù)處理及結(jié)算的解決方案

針對(duì)財(cái)政零余額科研項(xiàng)目問題，目前我們采用了一種變通的辦法，即每月結(jié)算機(jī)票款時(shí)不區(qū)分普通項(xiàng)目及財(cái)政撥款的零余額項(xiàng)目，一律由基本戶進(jìn)行支付。也就是說財(cái)政撥款的零余額項(xiàng)目發(fā)生的機(jī)票款由基本戶先行墊付，年度終了時(shí)再匯總由財(cái)政專戶還給基本戶。這樣操作的理由很簡單，我們不希望任何一種管理創(chuàng)新以增加營運(yùn)成本為代價(jià)。

報(bào)銷機(jī)票款時(shí)的賬務(wù)處理，借記“管理費(fèi)用”、“其他經(jīng)營成本”及“科研成本”等科目，其中科研成本按項(xiàng)目進(jìn)行輔助核算（給年底償還先行墊支的機(jī)票款提供依據(jù)），貸記 “其他應(yīng)付款一應(yīng)付差旅平臺(tái)一x x供應(yīng)商”。實(shí)際結(jié)算時(shí)，借記“其他應(yīng)付款一應(yīng)付差旅平臺(tái)一x X供應(yīng)商”，貸記“銀行存款-基本戶”。年底歸還先行墊付的財(cái)政零余額項(xiàng)目機(jī)票款時(shí)，根據(jù)輔助核算匯總的項(xiàng)目合i{數(shù)據(jù)，借記“銀行存款一基本戶”，貸記“財(cái)政零余額賬戶”。這種辦法適用于財(cái)政零余額項(xiàng)目較多的企業(yè)，解決了尚未報(bào)銷的財(cái)政零余額項(xiàng)目不能確定支付渠道的問題。

（3）成本中心的解決方案

建議采用分步走的策略，對(duì)于非密企業(yè)先行開通成本中心;對(duì)于涉密項(xiàng)目較少的企業(yè)，剔除涉密項(xiàng)目后，進(jìn)入成本中心;對(duì)于涉密科研項(xiàng)目較多的企業(yè)暫不開放成本中心。這在一定程度上解決了成本費(fèi)用歸集的問題，完成成本費(fèi)用歸集的機(jī)票款月底生成賬單，財(cái)務(wù)人員依據(jù)賬單及支付審批表直接進(jìn)行賬務(wù)處理，并在客戶端成批進(jìn)行報(bào)銷標(biāo)記，無需再對(duì)機(jī)票確認(rèn)函進(jìn)行碼掃，乘機(jī)人無需再對(duì)機(jī)票費(fèi)用提交報(bào)銷流程（需要說明的是，乘機(jī)人發(fā)生的除機(jī)票以外的差旅費(fèi)用的報(bào)銷流程不變），這樣機(jī)票款的核算由分散變?yōu)榧校?cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)的工作效率會(huì)明顯提升。

（4）差旅平臺(tái)與財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)對(duì)接的解決方案

差旅平臺(tái)具有較強(qiáng)的安全性，出行數(shù)據(jù)達(dá)到國家“三級(jí)”保護(hù)水平，完善的信息管理體系，確保既不影響員工出行，又能保證敏感信息安全。在這個(gè)前提下，建議完成將差旅平臺(tái)與企業(yè)的網(wǎng)報(bào)流程、財(cái)務(wù)系統(tǒng)（用友、浪潮）的對(duì)接，差旅平臺(tái)按月生成《機(jī)票結(jié)算賬單》，用于機(jī)票款的結(jié)算;成本中心完成機(jī)票款的部門、成本費(fèi)用項(xiàng)目歸集，形成《成本費(fèi)用歸集表》，賬務(wù)處理系統(tǒng)依據(jù)《成本費(fèi)用歸集表》生成付款憑證，分別借記“科研成本”、“其他業(yè)務(wù)成本”、“管理費(fèi)用”等科目，貸記“銀行存款一基本戶”科目，無需再通過“其他應(yīng)付款-差旅平臺(tái)-x x供應(yīng)商”科目進(jìn)行過渡。

目前，集團(tuán)公司下屬A企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了差旅平臺(tái)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的對(duì)接。平臺(tái)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，按照對(duì)應(yīng)的組織結(jié)構(gòu)和成本中心，在賬單確認(rèn)后自動(dòng)導(dǎo)入財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了精準(zhǔn)、高效的差旅費(fèi)核算。該企業(yè)的IT部門與財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)根據(jù)自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)及管理需求，與平臺(tái)的建設(shè)團(tuán)隊(duì)溝通協(xié)作，充分利用信息化手段，實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)的對(duì)接;在平臺(tái)固定分析模版基礎(chǔ)上，又開發(fā)了差旅分析報(bào)告;同時(shí)對(duì)機(jī)票價(jià)格的選擇設(shè)置控制條件，讓差旅成本真正得到有效控制。該企業(yè)的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)走在了集團(tuán)公司的前列。

（5）差旅平臺(tái)提供服務(wù)過于單一的解決方案

隨著差旅平臺(tái)上線員工的增加，機(jī)票業(yè)務(wù)越發(fā)成熟，差旅需求會(huì)逐步提升，僅滿足國內(nèi)機(jī)票服務(wù)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，逐步擴(kuò)大商旅服務(wù)范圍是大勢所趨，建議逐步增加國際機(jī)票、火車票、酒店、企業(yè)用車等商旅服務(wù)，以滿足集團(tuán)公司差旅出行的更多需求。

五、結(jié)語

集團(tuán)公司差旅平臺(tái)的推出源于國資委集中采購管理要求，指定供應(yīng)商，以降低采購成本為目標(biāo)。前端的“采”與“購”環(huán)節(jié)，充分考慮了集中優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商資源、充分考慮了員工出行滿意度。負(fù)責(zé)后端核算、對(duì)賬、結(jié)算工作的財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)，在積極配合差旅平臺(tái)運(yùn)行的前提下，需要站在在財(cái)務(wù)管理的視角上提出需求，充分發(fā)揮成本中心作用，加速實(shí)現(xiàn)平臺(tái)系統(tǒng)與網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的集成。差旅平臺(tái)是一個(gè)采購業(yè)務(wù)的平臺(tái)，更是一個(gè)財(cái)務(wù)管理提升的平臺(tái)，財(cái)務(wù)信息化是助推財(cái)務(wù)管理提升的工具及手段，支持配備財(cái)務(wù)信息化資源，財(cái)務(wù)管理提升才能落地，集團(tuán)公司著力推進(jìn)的新時(shí)代計(jì)劃財(cái)務(wù)管理創(chuàng)新升級(jí)才能真正實(shí)現(xiàn)。

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