淺析信息化檔案管理安全防范之策略

齊永真 王建英

摘 要：隨著社會不斷發展，各個企事業單位內部產生的檔案數量也有很大的提升，在這種情況下，要想保證檔案信息管理的便利性，就要在其中結合一定信息化技術，減少在進行檔案整理和歸納過程中投入的時間，對于提升檔案管理的準確性和完整性都起到非常重要的作用。信息化檔案管理提升了行政工作的效率，同時其安全防范管理也成為了企事業單位需要重視的工作。本文對當前信息化檔案管理安全防范中的問題和重要性做了探究，提出了加強實施信息化檔案管理安全防范相關策略。

關鍵詞：信息化；檔案管理；安全防范

信息化檔案管理如今在各大企事業單位和縣級以上的事業單位中逐漸得到了普及，并為單位付出著獨一無二的貢獻和作用。企事業單位的檔案文件與企事業單位的運營機密息息相關，檔案管理的安全防范是企事業單位維護自身利益的重要措施。目前信息化檔案管理的方式為企事業單位的檔案管理工作提供了諸多的便利，而隨之而來的安全問題是企事業單位亟待解決的。在當今社會，妥善解決信息化檔案管理的安全防范問題，對于單位工作流程的正常運行而言，定然是至關重要。

一、當前信息化檔案管理安全防范中存在的問題

1.企事業單位自身的執行力比較弱

信息化檔案管理和安全防范工作需要靠檔案管理人員專業的工作能力和高尚的職業道德才能得到全面的落實。但是企事業單位在進行信息化檔案管理和安全防范的實際工作中，對檔案管理相關人員的專業和素質要求并不夠重視，導致工作人員對檔案管理的安全意識沒有加強，責任心不夠，對領導的要求有應付心理，所以管理工作中很容易出現散漫、懈怠的情況。企事業單位的各項檔案信息就無法進行全面的分析，加大了檔案被竊取的風險。其實主要是單位內部在檔案管理工作上以口號和形式為主，而沒有提高檔案權利人員對檔案內部的信息因素和內容引起高度重視，更沒有利用相關法律規范和按照法律的基本要求來對財務管理中的各類檔案進行歸檔和保存，所以就會導致在進行檔案信息化管理的工作中頻頻出現問題。

2.制度比較陳舊

企事業單位在信息化檔案管理中普遍存在制度比較陳舊以及制度不完善的問題，很多企事業單位的管理者對內部信息化檔案管理的方針仍然以自身的主導觀念為主，依據自身的一些所謂的經驗和想法來進行管理。實際上，這種管理思想可能會違背法律和制度方面的管理原則，也無法適應時代的發展和要求。比如許多企事業單位在信息化檔案管理上沒有設置專門的管理部門，很多都是以財務部門來代替的，這就嚴重違反了法律的規定。另外，近年來，我國很多獨立型的企事業單位在體制和經濟上都實行了改革，而有的管理者仍然秉承著比較守舊的管理理念，無法適應信息化時代的發展和要求。此時，信息化檔案管理的制度陳舊化就體現的比較清晰，企業不能利用信息技術來進行檔案管理，雖然公司制度進行了改革，但是企業內部仍然需要體制創新，才能規范的、有效的對信息化檔案進行管理。

3.存在較大的安全風險

通常，企事業單位是通過對信息化檔案的層層審批，同時加強對法律法規的遵循，從而來保證信息化檔案的安全性和合理性。根據當前的法律規定，信息化檔案不能被企事業單位部門隨便的調用，需要通過具有法律程序和法律效應的層層審批才能實現，當然，除了一些經濟監督部門可以調用信息化檔案之外，這對于信息化檔案的安全是一項重要的保障。但是在實際的執行情況中，有些單位在管理環節上因為人情因素的干擾和忽視了制度的執行，許多體制內的工作人員都具備直接查閱檔案的機會，有些信息化檔案資料還具有可以被復制粘貼和外借的機會，這大大的提高了檔案保密的風險程度。再加上有些中小企業在風險預測和防備上的功能比較差，一旦遇到什么因素，會大大降低對客戶和社會人員的服務程度。所以信息檔案管理的安全風險系統增加使得信息化檔案的價值無法真正的發揮出來。

二、信息化檔案管理安全防范的重要意義

1.有利于提高管理者的決策效率

信息化檔案管理安全防范能夠為企事業單位的領導者進行相關的決策提供重要的信息依據，特別是一些經濟活動和經濟開銷都要在信息化檔案中體現出來。信息化檔案能夠真實有效的反映企事業單位的財務信息，并對相關信息進行分析、整合和歸類，并且可以根據原來的財務信息來對現今的財務狀況進行對比和反饋，以此能夠清晰的反映單位的財務變化，方便管理者可以有效的對單位的經營情況進行分析，找出問題所在，從而及時的改善單位的管理。因此，信息化檔案的安全管理不但可以為管理層提供進行經營決策的重要依據，還具有非常大的借鑒意義。

2.有利于企事業單位的穩定發展

無論是企業單位還是事業單位，能夠推進財務工作進行深入開展的一定是信息化檔案管理工作的有效實施，它是財務工作系統的重要組成部分，也是事業單位進行和開展一些活動的有效基礎。特別是在新時代的發展之下，在信息化時代的驅動下，信息資源成為了社會以及各企事業單位的重要財富，信息化檔案自然就成為了反應企事業單位經濟信息的重要媒介，對企事業單位的發展具有重要的作用。信息化檔案能夠客觀的反應企事業單位的社會經濟活動，能夠對企事業單位的原財務資料進行記錄、歸納和整合，成為企事業單位后續發展的重要信息資料。所以有效的進行信息化檔案的管理，是為企事業單位的財務和經濟發展奠定良好的基礎，也是推動企事業單位穩定發展的重要條件。

3.有效推進企事業單位的預算工作

信息化檔案是企事業單位進行預算制定的重要基礎和依據。企事業單位在進行財務管理時，都要對單位的成本效益進行預算，以達到可以開源節流的目的，而信息化檔案能夠為財務管理工作提供有效的財務信息，真實的反應經濟效益。企事業單位的任何經濟活動包括收入、開支、費用、支出等都需要記錄在財務檔案中，這些都是企事業進行預算工作的重要信息基礎。所以有效的進行信息化檔案安全管理有利于企事業單位的優化升級，也有利于單位內部的管理改善工作，對提高事業單位的工作效率、提高企業單位的經濟效益都具有重要的作用。

三、企業秘書的素質培養

1.完善管理機制

完善的管理機制是加強信息化檔案管理安全防范工作的重要條件，要健全制度和機制，可以從以下幾個方面來進行：第一，要大膽的對現有的機制進行改革，以國家對企事業單位制度的改革為原則，對制度進行創新，對思想進行解放，積極的借鑒國外企業的管理制度，結合單位的實際情況來進行制度的改革；第二，細化和規范檔案信息化管理的工作流程，包括信息的記錄、整合和保存以及借閱工作等，都要按照相關的法律規范來制定相應的單位內部的硬性規定。同時加強對工作人員的技術培訓，提高管理人員對現代技術的掌握程度，利用現代化的技術手段來進行檔案管理工作。同時要加強檔案管理工作人員的法律培訓，包括一些《會計法》、《檔案法》等，強化管理人員的法律意識；第三，管理人員要積極的對檔案部門的工作進行定期不定期的檢查和詢問，積極聽取檔案部工作人員的意見，不斷的對管理制度進行創新和統籌，推進檔案管理嚴格程序的有效實行。比如可以通過單位內部反饋平臺、匿名郵件等形式來鼓勵檔案管理人員對當前工作中的問題向上級反映，領導者再通過調查和核實來確認問題所在，從而有效的對檔案管理工作的機制進行調整。

2.加強管理人員的責任意識

信息化檔案管理工作的不足是執行力度不夠的主要原因，加強工作人員的責任意識是推進信息化檔案管理安全防范工作的必然措施。首先要加強對檔案管理工作內的一些重要因素和意義的培訓，對工作人員進行責任意識的灌輸，可以播放一些由于檔案信息泄露或者管理不善給公司和個人帶來的損失等新聞和短片，來加強工作人員對檔案工作的重視程度，只有增強了責任意識，才能提高執行力度，為工作人員提供更強大的精神動力，從而提高工作效率和質量，為檔案工作賦予更多的樂趣；其次，在管理機制中加入科學的績效考核機制，對工作人員要實行必要的獎懲措施，才能從根本上來加強管理的力度，提高管理的效率；然后，要完善信息化檔案管理的監督機制，加強對管理人員的監督力度，提高工作責任的明確度、公開度和透明化，促進工作人員之間的良性競爭。

3.提高管理程序的規范化

對管理程序進行規范化是安全風險抵制和緩解的最后一項工作，也是加強保密措施的重要環節，不僅有利于保證財務信息內容的完整性，還有利于合理的利用信息化檔案來進行單位經營的管理工作。管理程序的規范化就是要改變單位中人情的影響，提高制度的重要地位，以制度為首要的實施原則，以加強對檔案的保密工作。而最有效的做法就是要對潛在的泄密行為實行輕其重罪的理念，對有損單位機密的行為絕不饒恕，才能加強保密機制的有效性。另一方面要加強檔案的歸類整理工作，遵循不同類型文件歸納的不同方式，有效的實施檔案管理。

綜上所述，要促進信息化檔案管理工作的良性發展，就要加強信息化檔案管理的安全防范，從管理機制的創新、工作人員的責任意識和管理程序的規范化等方面，結合本單位的實際情況來強化檔案管理工作。積極的引進信息化檔案管理的創新理念，提高檔案的保密性，積極的分析本單位的內部管理問題，進行逐層突破和解決，為信息化檔案管理工作創造良好的環境，從而加強檔案管理的安全防范，促進單位的穩定發展。

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