大數據時代背景下的檔案管理探討

吳迪

隨著計算機網絡技術的飛速發展，大數據時代已經悄然來到，大數據技術正在延伸到人們日常生活和工作的各個領域。以檔案管理工作為例，大數據技術的應用引領了檔案管理工作的一次變革。以往的檔案管理模式已經過時，不再適應時代的發展，檔案管理工作需要更高效、更高質量地完成。在新的時代背景下，新的機遇已經產生，但隨之而來的新的問題也亟待解決。

一、檔案管理面臨著新的機遇

大數據時代使檔案的管理和備份都變得十分便捷。在傳統的檔案管理模式中，對于計算機網絡技術的應用還比較基礎和簡單，并沒有發揮大數據的作用。而且以往的檔案管理模式中往往只注重檔案的存儲，而對于備份的問題，一方面沒有提起高度的重視，另一方面也心有余而力不足，沒有足夠的條件對每一份檔案進行備份。由于傳統的檔案存儲對于空間的要求是非常高的，而且存儲的檔案越多，剩余的存儲空間也就會越少。部分企業或單位可能有大量的檔案需要存儲，而且存儲量仍在逐年增加，于是就會遇到存儲空間不足的問題。如果將檔案分在不同的地方進行存儲的話，就會給相關工作人員帶來極大的不便，降低了工作效率。而大數據技術的引入可以在很大程度上解決檔案的存儲以及備份的問題。

大數據時代的來臨，象征著計算機網絡技術的發達，很多新型技術在檔案管理中得到了廣泛的應用。這些計算機網絡方面的新型技術正在幫助檔案管理部門解決著各種各樣的以往絞盡腦汁都難以解決的問題。眾所周知，很多檔案管理部門的檔案數量是十分龐大的，于是在傳統模式下，檔案檢索就成為了一個老大難問題。在眾多檔案中找到目標檔案，無異于大海撈針。而隨著檔案數量越來越多，檔案檢索也隨之越來越困難。在大數據時代，一勞永逸地解決了這一問題，使復雜繁瑣的工作變得極其容易和便捷。

二、檔案管理工作產生了新問題

大數據時代對于檔案管理工作人員提出了更高的要求，而很多工作人員目前還達不到這些要求。部分從事檔案管理工作的人員還在用傳統的守舊思維來管理檔案，這種過時的思維在現如今的大數據時代成為了一種阻礙。在大數據時代，檔案管理工作與計算機網絡技術緊密關聯。因此，這就需要檔案管理工作人員不僅要具備計算機網絡方面的專業知識和能力，而且要有終身學習的意識，時刻注意自身知識和能力的更新換代，應用最新的檔案管理理念來指導工作。但是，現實中的檔案管理工作人員往往達不到這些要求。

依托于大數據技術的檔案管理并沒有足夠的安全保障。隨著計算機網絡技術越來越復雜，使工作變得越來越便捷，但是也留下了一些安全上的漏洞。檔案屬于機密文件，需要非常注重保密工作，否則會產生極其惡劣的社會影響，嚴重的甚至造成經濟或其他方面的損失。例如，近年來，電線詐騙案件屢見不鮮，很多受害者的個人信息遭到泄露和利用，造成社會不良影響的同時，也為檔案管理工作敲響的警鐘。黑客利用自身高超的計算機網絡技術，竊取或損壞他人檔案信息。事件一旦發生之后，很難彌補。

三、檔案管理的改革措施

（一）做好檔案的備份工作

在大數據時代背景下，由于計算機網絡技術的優勢，能夠做到對所有檔案信息進行無差別的備份，而且能夠完全實現對檔案信息的實時更新。這種備份區別于傳統的硬件上的備份，具有以下幾個優點：首先通過計算機網絡進行的備份不占用實際空間，不會格外增加空間成本，它所占用的只是計算機或網絡上的存儲空間，成本很低，可以忽略不計。而且這種備份是一種高質量的備份，備份的檔案信息和原始信息完全相同，出現差錯的記錄極低，這也是傳統的檔案備份方式所無法比擬的。其次，這種備份方式可以更好地實現對檔案信息的智能化管理，檔案管理人員不需要在各個檔案室查找資料，只需要在計算機上輸入相應的搜索信息即可對檔案進行檢索和查閱，節省了時間成本，便于對檔案的管理和維護。最后，由于檔案信息可以上傳到網絡，因此不同地區的檔案管理部門或者其他相關部門可以通過云端對全國各地的檔案信息進行檢索和查閱，十分便捷。而同樣的事情如果是在傳統檔案管理模式下，就變得十分困難，往往需要工作人員親自去檔案所在地的檔案所去檢索和查閱檔案信息，整個過程不僅耗費了人力物力而且手續十分繁瑣，給檔案的實際使用造成了巨大的困難。而大數據時代的到來，這種現象就變得不復存在。工作人員只需要動一下手指，各種問題都會迎刃而解。

（二）要提高檔案管理人員的業務能力

為了滿足時代的需求，必須提高檔案管理的效率，提高效率的根本就是提高檔案管理人員的業務能力。這種業務能力的提升首先是思想意識上的，只有在思想和意識上在檔案管理工作中具有了大數據的意識，才能夠在往后的工作中摒棄過時的思想，緊跟時代的潮流，主動地運用計算機網絡技術來解決工作中出現的問題。思想意識工作的重點在于部門里年紀大的一些工作人員，他們往往在傳統的檔案管理模式下工作多年，已經在不自覺間形成了一定的思維定式，對于新思想新技術的接受能力較弱，因此要對其進行重點培養。想要提高檔案管理人員的業務能力，只提高他們的思想意識是遠遠不夠的，還要提高他們的計算機網絡技術的應用能力。想要做到這一點，可以從以下兩個方面入手：一方面，在進行人才引入的時候，要注重對應聘者計算機網絡技術以及大數據技術的考查，并將其作為一個重要的衡量標準。另一方面，檔案管理部門要建立一套完整而科學的人才培養機制，對在職員和新入職員工要進行定期的崗位培訓，不斷豐富員工的相關專業知識，提高技術能力水平，保證檔案管理工作可以高效率、高質量地進行。

（三）要提高檔案管理工作的安全系數

在計算機網絡時代，檔案信息往往被存檔在計算機或者網絡平臺上。雖然這種存儲模式為檔案的管理工作提供了極大的便利，使工作效率得到很大的提升，但是同時也留下了一定的安全隱患。由于計算機網絡的開放性，只要掌握了高超的計算機網絡技術，任何人都有可能侵入檔案信息庫，人民的檔案信息變得不那么安全。如果被黑客侵入檔案信息庫的話，檔案信息就有可能被非法利用，嚴重的，可能會威脅到人民群眾的人身財產安全。因此，在進行檔案的存儲和備份的時候，絕對不能因為計算機網絡技術是高科技就對檔案的安保工作掉以輕心。檔案管理人員一方面要對其提起高度的重視，另一方面也需要在技術上對檔案管理的安全保密工作有所突破。為了實現這一目標，需要對計算機網絡技術進行更加深入的研究和探索，并且在已有技術水平的基礎之上進行合理的創新，保障人民群眾檔案信息的安全。

四、結語

綜上所述，在大數據時代背景下，新技術的發展和應用已經勢不可擋。偉大的時代必然會帶來新的機遇和問題，檔案管理部門一方面要提高對工作人員的要求并做好相關培訓工作，另一方面也要從技術上有所突破，解決檔案信息的安全問題。檔案管理工作關系到廣大人民群眾的利益，一定要對其提起高度的重視，提高檔案管理工作水平。（作者單位：河北省地礦局第八地質大隊）