中小企業存貨內部控制有關問題及措施

王博 金花玉

一、存貨內部控制的概述

（一）中小企業的內涵

中小企業，是指在中華人民共和國境內依法設立的，人員規模、經營規模相對較小的企業，包括中型企業、小型企業和微型企業。

（二）存貨內部控制的內涵

存貨是企業日常經營中以出售為目的而持有的、在生產活動中所耗用的各項物資。通常情況下，存貨在企業資產中所占比例通常為40%-60%，因此，存貨內部控制在企業的日常經營中就顯得十分重要了。

存貨內部控制主要包含兩個部分，一是控制存貨的實物流轉程序，按照存貨的來源和去向具體拆分為如采購、驗收、保管、發出、備案等等的步驟，對每一個步驟設置其職責范圍內的工作內容、職責規范、追責及監督程序;二是控制存貨的價值流轉記錄程序，以財務部門為核心，在到賬賬相符、賬證相符、賬實相符的基礎上，從原材料的采購、庫管、領用、盤存等方面配合管理層進行相應制度的設計。

（三）存貨內部控制的意義

一個企業存貨的多少體現著一個企業的運轉效率，甚至關系到企業的生存和發展，因此存貨內部控制意義非凡：一是可以應對市場需求的變化，按照經濟規律、市場走勢實施準確生產，例如企業對JIT的學習與運用;二是有利于保護或維持企業現金流的安全，因為大多數中小企業的死亡都與現金流斷裂有關;三是加速了企業的資金周轉，減少了存貨周轉天數，使得企業增加獲利。

二、中小企業存貨內部控制現狀分析

通過深入的市場調研與審慎的研究，本文選取了DH鋼鐵有限公司和KW醫療機械有限公司作為案例，通過對比研究，能夠得到中小企業的通病。

（一）DH公司與KW公司存貨內部控制的現狀

DH公司存貨內部控制包含控制存貨的實物流轉程序與控制存貨的價值流轉記錄程序。因為該企業的主營業務是鋼材銷售，所以控制存貨的實物流轉程序涉及存貨的采購、驗收、存儲、發出，而控制存貨的價值流轉記錄程序主要是依據財務部門獲得的收發憑證，人員報銷費用等與存貨有關的、記錄在案的單據為主。

KW公司內部控制同樣包含控制存貨的實物流轉程序與控制存貨的價值流轉記錄程序。該公司負責心腦血管疾病所需醫療器械的生產制造，所以控制存貨的實物流轉程序與DH公司相比在儲存環節之后多了生產環節，而在控制存貨的價值流轉記錄程序基本一致。

（二）DH公司與KW公司存貨內部控制存在的問題

1.存貨內部控制環境

（1）內部控制機構尚未設立或無實質權力。DH公司管理的層次主要分為三層，公司是典型的垂直管理結構，未設立內控部門，僅由由部門經理行使部分內控職權;KW公司采用矩陣制的公司結構，在部門建設方面相對全面，但在部門權力方面，內控部門基本被架空，形同虛設。

（2）缺乏橫向監督制度。DH公司采購部門除了負責存貨采購以外，還兼有銷售存貨的任務，采購經理不僅是采購經理，還肩負銷售經理的責任，這種狀態不符合企業內部控制制度，企業應當單獨設置銷售部門，從而使采購部與銷售部形成相互牽制，相互監督的關系。反觀KW公司，各部門雖然各司其職，但對于關聯部門如采購部與生產部，一榮俱榮，一損俱損，兩部門勾結在一起，無法形成部門間的牽制。

2.存貨流轉

（1）存貨采購過量。DH公司存貨采購沒有計劃性，只是根據行業狀況來斷定企業經營需要，往往預先留存大量存貨;KW公司采購渠道狹窄，采購時只多不少，加之存貨訂單訂貨量少，銷售速度較為緩慢，造成了存貨積壓。

（2）存貨存儲體系不健全。DH公司在日常經營中缺乏存貨存儲方面的認識。具體來說：一是倉儲設施投入不足。公司的存貨全部為鋼材，企業存儲設施相對簡陋，采取純人工管理的方式，沒有配備電子化的辦公設施，防火、防潮等必要全措施設置相對簡單。對于KW公司來講，倉儲保管人員短缺，庫管人員的工作量較大，而人數相對較少，不能形成相互監督機制，不利于存貨相關工作的進行。

三、加強存貨內部控制的措施

多方研究發現，綜合上述案例的研究，較大程度上體現了中小企業所具備的問題，對此，本文列出了中小企業在改善存貨內部控制上的具體措施，以便企業度過難關，增強效益。

（一）建立良好的內部控制環境

公司應創建一個符合企業長遠發展的企業文化，讓全體員工從內心深處樹立內部控制觀念，這有利于企業內部控制的實施與執行。

（二）設置專人對存貨情況進行風險評估

企業面對市場激烈的變化，只依靠個別管理者來判斷并指導企業的經營行為具有風險性，因此，企業可以通過聘任首席風險官等具有類似功能的人才幫助企業判斷風險走向，以趨利避害。

（三）采取科學合理的存貨內部控制制度

1.存貨的采購控制

（1）采購計劃。存貨的采購必須建立采購的計劃，確保存貨數量符合日常經營行為的需要，避免存貨的積壓、損耗、浪費。

（2）采購合同。總體上，在采購計劃的框架下訂立采購合同;具體上，有采購員按照采購合同上的內容上計劃采購存貨的類型、規格、數量、價格、日期等內容嚴格執行，不得為簽訂合同而擅自做出超越其職權的決定。

（3）存貨的驗收和入庫。為了滿足倉儲工作的順利完成，公司應當增加倉儲人員數量，按崗位職責，賦予每個人不同的工作內容，保證存貨的采購數量、質量、規格、類型滿足采購合同的內容。

（4）對記賬憑證所記載事項進行審核并留痕。財務部門收到供應商提供的發票后不僅要確認發票所記載內容是否與采購合同相符，還有與倉儲部門所記錄的商品驗收單進行對比，確保真實。

2.存貨的入庫控制

（1）嚴格執行驗收程序。庫管人員根據供貨方提供的供貨清單與其收到的驗收清單相對比，對質量合格、種類和規格符合要求的存貨進行驗收，對于質量有瑕疵、規格與種類不符合驗收清單序列的，應及時辦理退貨或索賠，對于超過計劃數量和時間的存貨一律禁止入庫。

（2）協商取得供應商定時送貨。由于公司倉儲部門工作人員人數有限，管理工作又各不相同，按時收到存貨有利于工作人員工作任務的分配。

3.存貨發出的控制

（1）存貨銷售審批。銷售部門向倉儲部門做出通知要求發出存貨之前，要得到上級主管人員的簽字以取得發貨許可，之后倉儲部門收到許可通知書后方可辦理發出存貨，就發出存貨的數量、質量、規格填制材料卡片，并經材料會計記賬后隨匯總表定期送到財務部門。

（2）存貨稽核。財務部門會不定期對倉儲部門的資料管理處進行核查，審核采購單、領料單、核對收發單據和庫存臺賬，檢查庫管人員是否按照企業制度、程序進行收發存貨。

4.存貨的盤點狀況

倉儲部門要定時定點地完成存貨盤點工作，內控部門通過對企業經營活動的監控，制定出每月的存儲量。

5.加強存貨的不相容職務控制

企業應當根據存貨的來源與去向，分別設立多個職位，職權各不相同，避免一身兼多職的現象產生。

（四）建立存貨管理的信息溝通制度

企業推進ERP存貨管理子系統的運用，可以實現存貨采購、存儲、出庫等信息在供應鏈各個環節參與者之間的資源共享，提高了工作效率。

（五）加強存貨內部控制的檢查與監督

設置存貨監管部門，有了監管部門，存貨的管理就擺脫了以往一人獨大的管理狀況，企業管理體制得到了進一步完善，內部控制擁有了組織的保障。

1.內控部門不受任何部門管轄

存貨內部控制部門對董事會負責，該部門對存貨的采購、倉儲、出庫有權進行控制、監督和管理。

2.專職內部控制工作

（1）制定存貨內部控制的方案和計劃，并組織實施。

（2）定期向管理層報告內部控制的執行情況，對存在的問題提供建議。

（3）監督與存貨相關的部門內控程序的執行情況。

（4）根據內部控制程序的變化，及時對員工進行培訓。

四、結語

存貨內部控制對企業經營管理者來說具有重大的意義，它的好壞關乎企業的運行成本與效率。只有建立科學的、高效的存貨內控制度，全員共同努力，嚴格遵守內控制度，存貨的管理水平才能到達一個新臺階;只有借助量身打造的存貨內控制度，合理使用內部資源，充分利用外部資源，才能使企業創造更大的價值和效益。（作者單位：山西大華通匯文化交流有限公司、長春工業大學）