從零開始打造“神秘組織”Party

徐樅

公司名稱：PingCAP

活動事件：TiDB DevCon 2019

團隊規模：750人

活動日期：2019年1月19日

活動地點：北京

活動承辦：大新華會展控股有限公司

概況 ：2019年1月19日， 由大新華會展控股有限公司（以下簡稱：大新華會展）承辦的TiDB DevCon 2019（TiDB Developer Convention 2019）在北京圓滿落幕，超過750位熱情的社區伙伴（包括程序員、用戶和貢獻者等）參加了此次大會。TiDB DevCon 是大新華會展控股有限公司客戶PingCAP面向 TiDB 社區推出的技術會議。（TiDB名詞解釋：Ti-DB分開來看就比較直觀了，Ti是名稱，DB就是Database。顧名思義TiDB是一個開源社區，為企業/程序員用戶提供開源的代碼服務。） 本屆 TiDB DevCon 2019以 “Powered by Contributors” 為主題，聚焦 TiDB 項目核心技術的最新進展和未來規劃，以及來自社區一線用戶的最佳實踐經驗，展示 TiDB 在海內外的最新動態。旨在幫助社區更好的理解 TiDB 的技術理念，匯總用戶從技術選型到應用落地各階段的實操中總結出的經驗和困難，挖掘TiDB 場景適配的更多可能性。會上首次全面展示了全新存儲引擎Titan、新生態工具TiFlash以及TiDB在云上的進展，同時宣布TiDB-Lightning Toolset & TiDB-DM兩大生態工具開源，并分享了TiDB 3.0的特性與未來規劃，客戶描述了他們眼中未來代碼/程序數據庫的模樣。

方案 ：作為此次活動的承辦方，從一開始對“開源”“數據庫”等專有概念的模糊到后來不懈地深入了解、接觸，大新華會展在整體活動中負責了包括活動策劃、線上傳播、現場實施、以及會務接待內容如用餐管理、網絡架設等工作，最終為開源社區貢獻者們呈現出了一場屬于他們自己的party。

首先服務團隊第一件要做的事情就是從零開始搞懂客戶是做什么的，理解開源社區與開源思想，才能做好活動的策劃和設計工作。服務團隊用了兩周左右的時間去消化和學習客戶的產品和大會本身，花費了大量的時間去研討溝通，整體用了將近一個月時間才完整地制作出了這場令客戶滿意的活動的策劃方案。

在策劃方案獲得客戶認可的同時，服務團隊也同步開展了場地推薦的工作。由于客戶需要工業風格的場地，同時必須要交通方便有地鐵，因此類似798藝術區（ArtDist）這樣的沒有地鐵可以直達的場地就不在客戶考慮之列。而且活動正是春節前年會集中的季節，因此尋找到符合客戶全部要求的場地確實是一件比較困難的事情。大新華會展的執行團隊，通過公司的場地數據庫篩選之后，給出了三個備選，并高效地組織了客戶的實地考察，最終很快落實了場地——中關村時尚產業創新園。因為該場地較為特殊，而并非酒店，因此服務人員以及餐食等都需要項目團隊自行準備，最終才能呈現給客戶一站式的解決方案。嘉賓參會的交通路徑規劃也隨著場地的確定而明確下來。項目團隊制定了完整的接待方案，也包括嘉賓前期注冊與后期現場報到的方案。由于是科技公司的活動，因此處處都要體現新技術，并且要簡單直接、高效。這些也是本次會議的亮點所在。

挑戰 ：在本次活動執行中唯一的比較棘手的難題就是場地網絡。由于本次活動的場地處在大學校園之中，場地的網絡是校園網的一部分，不是獨立專線，因此，對于活動而言帶寬嚴重不足，不能保證現場的網絡需求。而且由于校園網提供商不是電信公司而是其代理商，現場對方處于失聯狀態，無法對網絡進行調整，也就無法在現場臨時拉取網絡專線。為此項目團隊重新聯系了電信運營商，但也沒有可行的解決方案?？墒谴髸F場簽到、直播等都需要用到網絡，因此這是一個不得不解決的問題。經過商討，項目團隊最后采用了無線基站的方式解決了現場網絡的難題，為本次大會項目團隊調用了6個臨時移動基站，完美地解決了現場網絡問題，保障了現場簽到、直播以及現場參會人員用網，此舉得到了客戶的一致好評。

亮點 ：本次活動的整體設計風格獨特，符合客戶調性和定位，細節設計精準到位。項目團隊針對程序員的世界和開源社區這個神秘而不為大眾熟知的群體，定制了匠心獨具的活動整體方案。本次活動具有科技感與互聯網工業風的設計搭建讓嘉賓和觀眾耳目一新，無論是簽到區、“代碼樓梯”、“場地入口”還是具有本次活動風格的定制飲品都體現了本次活動的主基調，讓所有參會人員都有沉浸式體驗。相信這也是大新華會展在所有競標公司里最晚提交投標方案，卻能唯一直擊客戶內心需求，并且成功中標的主要原因。

反饋 ：客戶對于本次活動非常滿意，甚至超出預期，無論是方案策劃與現場執行都達到了前所未有的體驗。客戶在會后給與了大新華會展控股有限公司高度贊揚，并承諾后續將與大新華會展進行更多更深層面的合作。