高校校史工作中的校史檔案管理探索

郭云路

[摘 要]新型管理模式開始應用在各個社會領域中，并取得了顯著的應用成果，但是以科學的管理技術為依托的管理模式在實施過程中也存在著各方面的問題。高校具有學校和機關雙重性質，不同于普通教育機構，其面臨的改革形勢更加嚴峻。為此，文章分析了高校校史檔案管理工作，探討了新型管理模式下校史檔案管理面臨的問題、特點和要求。

[關鍵詞]新型管理模式 高校 校史 檔案 管理

中圖分類號：G647.24 文獻標志碼：A

在信息技術不斷發(fā)展的形勢下，科學的管理技術開始廣泛應用在各種工作中，如學校、醫(yī)院、社會機構、企業(yè)校史檔案管理，其優(yōu)勢也逐漸凸顯出來。在高校校史檔案管理工作中應用科學的管理技術，需要對原有的管理制度和方式進行全方位改革，強化管理人員的管理技術思維和計算技術技能，為高效率管理工作奠定基礎。

一、高校校史檔案管理工作分析

高校校史檔案是高校在教育和科研過程中，形成的對社會發(fā)展有益的信息資料，以音頻、視頻、圖片的形式記錄成冊。相對于普通校史檔案來說，高校校史檔案存在共性又存在差異性，主要區(qū)別在于高校校史檔案既屬于黨政機關校史檔案，又屬于高校校史檔案，因此高校的校史檔案管理工作具有一定的復雜性，這一特征由高校性質決定[1]。在現(xiàn)代高校發(fā)展中，校史檔案管理工作是推動高校發(fā)展的一項長期性工作，只有充分發(fā)揮校史檔案管理工作的作用，才能為高校教學以及科研工作提供有效的指導和參考。現(xiàn)階段，隨著我國高校產業(yè)化發(fā)展，產生的高校校史檔案資料也越來越多，傳統(tǒng)的校史檔案管理工作體系已經逐漸落后，必須對其進行改進。

二、新型管理模式下校史檔案管理的特點

新型管理模式下校史檔案管理的特點，包括來源多樣性、校史檔案記錄的及時性兩點，具體的研究內容可以總結歸納如下。

（一）來源多樣性

所謂的來源多樣性指的是校史檔案記錄的來源有著一定的多樣性。具體來說，包括以下幾個方面：學生信息的來源是多種多樣的，高校的學生來源比較復雜，包括教育背景、工作單位、部門、職位、階級、區(qū)域和生源地等，包括內容和類型都比較豐富的校史檔案。教學信息的內容也是多種多樣的，高校包括不同時段的教育任務、標準、方式和內容。等級方面也存在一定的多樣性，需要處理多個部門和級別的事務，負責具體的溝通和交流，這樣構成了比較大的信息系統(tǒng)。

（二）校史檔案記錄具有及時性

記錄設備的輸送速度和便利性持續(xù)提升，這樣實際的收集工作比較簡單和方便。相關工作人員需要設置收集內容的種類，根據(jù)相應的步驟完成相關的儲存、歸檔、提交和整理工作，這樣可以顯著提升工作效率。如果沒有設置有效的內容和規(guī)范要求，或者沒有嚴格遵循必要的步驟，就會影響到實際內容的規(guī)范程度和及時性。

三、新型管理模式下校史檔案管理面臨的問題

新型管理模式下校史檔案管理面臨的問題可以總結為校史檔案管理存在較多風險、校史檔案載體具有不穩(wěn)定性兩點，具體研究內容可以總結歸納如下。

（一）存在一定的風險

利用科學的管理措施和模式，雖然具備一定的優(yōu)勢，但是也產生了一定的風險。在校史檔案管理方面，計算機的控制難度比較大，不法分子、黑客或者計算機病毒可能會非法使用相關的資料，影響到實際的安全系數(shù)。在當前的模式下，需要提出更高的安全工作要求，避免增加工作難度[2]。

（二）校史檔案載體具有不穩(wěn)定性

當前管理背景下，需要在硬盤中存儲相關的信息內容，利用相關的載體來實現(xiàn)信息的交換和傳輸。在發(fā)展流程中，存儲的電子信息量持續(xù)提升。與此同時，性價比和價格也在持續(xù)提升，但是科技產品也會產生較多問題，可能出現(xiàn)硬件或者軟件方面的損壞，也會產生數(shù)據(jù)遺漏和丟失的問題。所以，在儲存介質管理中需要應用科學管理技術，做好相關數(shù)據(jù)的備份，避免受到磁場碰撞、電輻射以及電磁波的影響。

四、新時代校史檔案管理工作的要求

（一）掌握基本網絡知識

科學管理技術進入一種新的模式，想要獲得相應的效果，需要根據(jù)計算機操作知識和科學管理技術的內容，關注操作系統(tǒng)、客戶端應用方式、域名清冊和申請、服務器信息、IP地址方面的問題，重視網關設置。通過掌握相關的知識內容，可以提升管理的效率，引入科學管理模式和技術，這樣可以避免基礎問題的產生[3]。

（二）培養(yǎng)科學的管理技術思維

科學的管理技術思維要求應用者認識到科學的管理技術的發(fā)展形勢和計算機技術的重要性，充分應用科學的管理技術思想、技術、規(guī)則來思考和解決問題，這種思維具有開放、自由、連接、互動、共享、協(xié)作及分散等特征。在現(xiàn)代化社會中，科學的管理技術思維已經成為了現(xiàn)代人應當具備的基本素質，因此，科學的管理技術管理模式應用人員要將科學的管理技術思維的作用發(fā)揮到極致[4]。

（三）提高科學的管理技術能力

所謂的科學管理技術能力，指的是在當前信息化工作背景下，相關的工作人員和管理機構，需要切實提升設備處理管理的能力和技術，其中包括數(shù)據(jù)的開發(fā)和轉移、信息的傳輸和信息搜索等內容[5]。在應用科學管理技術之后，相關人員需要加強自我學習和發(fā)展，進而掌握必要的計算機和信息技術能力。

（四）遵守科學的管理技術規(guī)則

科學管理技術的引入，需要規(guī)章制度的支持，這樣可以提高運行系統(tǒng)的效率。通過應用科學管理技術，能夠履行相關的規(guī)定，需要關注保密協(xié)議、信息應用途徑、信息傳播途徑和方法、技術應用技巧，等等。校史檔案管理人員需要明確自身的職責和相應的應用規(guī)則，遵循條例開展工作。

（五）掌握科學的管理技術應用方式

在校史檔案管理中，如何提升管理技術應用的技巧性和科學性是一個關鍵問題。針對校史檔案具體信息的內容處理、數(shù)據(jù)分析、程序應用、資料信息查詢、信息收集和信息辨別，都需要投入一定的精力[6]。這些都是實施科學管理技術和方法的關鍵、核心。這些技術成果可以在校史檔案管理革新中起到作用。

（六）完善基礎設施條件，推動高校校史檔案信息化管理

為了適應高校校史檔案信息化管理的趨勢，除了技術和人才方面的儲備之外，還應對各類硬件設備的配備進行完善，保障計算機設備、數(shù)據(jù)存儲設備以及服務器建設等方面的工作穩(wěn)步推進。同時，加大軟件信息系統(tǒng)的開發(fā)完善力度，實現(xiàn)對各類校史檔案資源的有效梳理和分類，為校史檔案管理的規(guī)范化奠定基礎。

針對高校校史檔案信息化管理發(fā)展過程中存在的各類安全隱患，高校管理部門必須加強對安全問題的重視，加快構建高校校史檔案管理系統(tǒng)安全防護體系，積極引入最先進的病毒防護軟件。同時，加強對校史檔案管理人員的監(jiān)督管理，同時建立責任約束機制能最大程度地減少不規(guī)范操作現(xiàn)象，保障校史檔案采集、錄入等工作的規(guī)范化開展，促進高校校史檔案管理安全水平的提升。

五、結語

新型管理模式已經發(fā)展成為了現(xiàn)代化高校校史檔案管理工作的主要模式，與科學的管理技術結合是校史檔案管理工作的發(fā)展趨勢，為此，管理人員需要樹立科學的管理技術思維和現(xiàn)代化管理意識，結合高校校史檔案的實際情況，應用先進的管理技術，完善校史檔案管理體系，切實提高校史檔案管理效率，為高校校史檔案管理工作的合理開展奠定基礎。

參考文獻：

[1]安娟，呂曉男.信息化時代對高校科研校史檔案管理工作的認識與思考[J]. 高校科技管理，2015，34（3）：48- 50.

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[3]車麗英.高校科技校史檔案管理工作存在的問題與對策[J].中華民居（下旬刊），2013（1）：158- 159.

[4]陳囡囡.談高校檔案管理與高校內涵建設的互動發(fā)展[J].中國當代，2010，17（2）：118.

[5]任明敏.醫(yī)院檔案管理在促進高校持續(xù)發(fā)展中的作用[J].中國管理信息化，2015（6）：215.

[6]黃曉丹.加強檔案管理促進醫(yī)院發(fā)展[J].中國管理信息化，2012（12）：55- 56.