檔案管理工作優化途徑探析

于靜

【摘 要】檔案管理工作是宜賓市翠屏區工人文化宮工作中一項最為重要的工作，檔案管理就是要將本單位的活動進行詳細的記錄，并且要對這些記錄進行充分的整理，通過規范檔案管理工作，提升文化宮工作的效率。但是，目前文化宮工檔案管理的現狀來看，還有許多需要加強的管理工作。本文結合文化宮的管理現狀和檔案管理學相關理論知識，提出解決文化宮檔案管理不規范問題的對策，以期提升文化宮的管理效率。

【關鍵詞】檔案管理；管理工作；優化途徑

一、檔案的管理體系不夠完善

1.1隨著社會的不斷發展，人們對于工作機會的選擇也越來越多，一直在一個工作崗位一直不換的情況越來越少，那么即使有人一直堅持一個方位，那么也許存在著退休的問題，或者是其他的情況，那么這些情況勢必會對單位的檔案管理工作存在一定的影響，很多單位的檔案管理人員在離開工作崗位時，很多工作沒有做好交接，就造成了很多檔案最后變成了“死檔”、“棄檔”，這對單位很巨大的損失。

1.2在檔案的管理工作中，檔案的保管工作是一個非常重要的步驟，盡管現在越來越多的單位開始使用電子檔案，但是還有很多單位使用紙質檔案管理的方式來管理檔案，但是，由于檔案其特殊的性質與極容易被破壞，因此，這就需要我們不斷的加強檔案的管理工作。單位的檔案管理工作是一項非常復雜的工作，很多單位的檔案管理無章可循，沒有規律性，還有的很多單位檔案紙張散亂無章，因此，在需要檔案資料的時候，就需要花費大量的時間與精力去查詢資料，嚴重的影響了單位的工作效率。

二、單位檔案管理的對策分析

2.1提高從業人員的專業素質。為了提高單位的工作效率，就應該定期的對其檔案管理的相關工作人員進行相關的工作培訓，不斷的提高工作人員的專業性，樹立他們正確的工作態度，提高對檔案管理工作的認識。隨著社會的發展，信息化也在不斷的普及，因此檔案管理人員一定要跟上時代的步伐，而不能由其他非專業人員來替代專業人員的位置。

2.2對單位的檔案管理人員的工作交接問題做好相應規定。很多單位由于各種原因，導致檔案管理人員在工作交接的工程中出現了問題，因此，一定要在原檔案工作人員辭職之前，做好新舊工作人員的交接工作，從而避免造成檔案的損失與缺失。

2.3單位應該加強對檔案的保護工作，提高工作人員的責任意識，定期檢查檔案的管理情況，在發現問題的時候能夠及時的進行補救，檔案管理工作看似簡單，但是其實是一項非常繁瑣的工作，因此，這就要求從事檔案管理的工作人員一定要細心、耐心以及具有較高的責任感。

三、完善檔案的管理體系

3.1合理有效的利用檔案為自己服務

在這個信息時代，單位應該不斷地提高檔案的利用率，合理的利用檔案來為自己的發展服務，因此，單位要不斷的提高對檔案管理的重視程度，及時的檢查檔案，這樣才能掌握相關工作的最新動態，這樣對單位的工作會有更大的幫助。

3.2形成屬于自己的檔案管理規則

在檔案的管理過程中，單位需要逐漸的形成和完善自己獨特的管理規則，要采用科學合理的方式進行管理，節約人力和物力以及財力來進行案管理，這樣才能夠加強工作效率。

3.3及時更新檔案

在工作中，每天都會有新的資料變動，因此，檔案的管理人員一定要及時的跟上步伐，及時的收集新的材料來不斷的充實自己的檔案庫，逐漸的完善檔案的管理體系，那么這樣的管理體系勢必會給單位的發展帶來益處，并且也能夠體現出單位的工作效率。

四、完善檔案的信息化管理

4.1加快單位檔案管理逐漸實現信息資源數字化發展

單位能夠進行檔案信息化建設的一個重要的基礎前提，就是確保檔案信息資源的數字化，同時檔案信息資源的數字化也是對檔案資源原件得以保存的一個重要手段，目前，我國主要是通過先進的信息手段來對單位的檔案進行管理，將檔案部門的各種其他形式的管理轉化為數字化信息化的管理模式，成立一個比較完善的、全面、規范的檔案數據庫，為人們提供便捷的、優質的服務。目前，我國館藏檔案的全文數字化，只是針對館藏的檔案資源數字化進行整體分析，不是針對所有館藏進行的全文數字化工作，主要是以館藏的檔案資源數字化為重點。對于建立數字化檔案的管理模式，要明確并不是完全取消傳統檔案管理的模式以及檔案載體，而是為了適應時代的發展，形成一個現代化信息管理與傳統信息管理兩種模式相互共存相互發展的合作關系。

4.2加快單位檔案管理逐漸實現信息資源數字化發展

單位能夠進行檔案信息化建設的一個重要的基礎前提，就是確保檔案信息資源的數字化，同時檔案信息資源的數字化也是對檔案資源原件得以保存的一個重要手段，目前，我國主要是通過先進的信息手段來對單位的檔案進行管理，將檔案部門的各種其他形式的管理轉化為數字化信息化的管理模式，成立一個比較完善的、全面、規范的檔案數據庫，為人們提供便捷的、優質的服務。目前，我國館藏檔案的全文數字化，只是針對館藏的檔案資源數字化進行整體分析，不是針對所有館藏進行的全文數字化工作，主要是以館藏的檔案資源數字化為重點。對于建立數字化檔案的管理模式，要明確并不是完全取消傳統檔案管理的模式以及檔案載體，而是為了適應時代的發展，形成一個現代化信息管理與傳統信息管理兩種模式相互共存相互發展的合作關系。

4.3創新檔案管理方式，提高檔案利用價值

創新是時代發展的需要，也是宜賓市翠屏區工人文化宮檔案管理工作有效開展的需要，更為重要的是創新檔案管理的方式能夠真正提升檔案的利用價值，保證單位工作的有效開展。首先，要創新檔案管理工作的服務手段。目前文化宮存在檔案管理難題，最為主要的表現就是在實際的工作中檔案的利用率非常低，其最重要的原因就是在管理中使用的管理手段太單一，這就對檔案的整體質量造成了一定的影響。因此，必須要完善建立健全檔案管理的平臺，創新檔案管理的手段，進而能夠全面系統地進行檔案管理工作，從而能夠更加有效的發揮出檔案的價值；其次，需要創新檔案資源共享，檔案管理工作開展的目的就是要重視對檔案進行分類匯總，并能夠及時總結出相關的數據資料，并通過這些資料的有效運用，提升單位的管理水平。但是目前很多單位的檔案管理技術較為落后，這嚴重阻礙了檔案價值的發揮，這就需要相關的單位不斷創新檔案管理的手段，實現資源共享，通過資源共享的方式提升管理的效率。如，在對檔案進行管理的時候，除了要有紙質的檔案外，還需要存有電子檔案，如果有其他部門需要這些檔案資源就可以利用云服務在電腦上將這些資源實現共享，提升辦事效率。尤其是一些行政部門，在辦理相關事務的時候，單一的部門資源有限，往往需要多個部門的配合，這就需要運用檔案的方式，快速有效獲得所需要的信息，通過資源的共享，切實提升辦公的效率。

五、結語

總之，在實際的檔案管理工作中要建立科學有效的管理制度，規范檔案管理工作，確保檔案管理工作科學有效開展。要重視提升檔案管理人員的整體素質，通過提升檔案管理人員的素質，切實提升檔案管理工作的效率。要結合時代發展的需要創新檔案管理的方式，提高檔案的利用價值，使得檔案管理工作不斷得到優化，切實提升檔案管理工作的工作效率。

【參考文獻】

[1]江帆.事業單位檔案管理工作優化途徑解析[J].蘭臺世界，2017（S2）：202.