如何做好辦公室行政事務工作

陸棟成

【摘 要】辦公室行政工作在現代管理中有著不可或缺的作用，辦公室人員承擔著事務管理與政務管理的重要任務，其工作質量和工作態度直接決定了管理工作的可靠性和科學性。本文主要針對辦公室行政事務工作進行探討，指出當前辦公室行政事務工作的不足，并指出了具體的提升方案，希望能夠全面加強辦公室行政工作，促進管理工作更加科學、合理。

【關鍵詞】辦公室；行政事務；提升策略

一、前言

辦公室工作內容繁雜，涉及人員眾多，是一個全面化與系統化的辦事機構，在機關和事業單位建設和發展中有著至關重要的作用。有效的辦公室工作能夠幫助機關做出正確決策，促進機關文化的宣傳以及加快機關的發展進度，隨著現代管理理念的深化和完善，辦公室已經逐漸變成了一個綜合性的管理服務機構，對機關可持續發展有十分關鍵的影響。因此，必須加強對辦公室行政事務工作的認識，提升辦公室行政事務工作的質量。

二、當前辦公室行政工作的主要問題

（一）缺乏有效的協調能力

辦公室行政工作的一項重要任務是協調機關的各個部門之間的交流和溝通，化解不同部門的矛盾，為機關的發展營造一個健康透明的環境。在實際工作中，辦公室行政管理人員負責組織協調機關的重大工作，需要員工可以與其他部門保持持續有效的交流，明確當前機關發展過程中的各種矛盾，并能夠通過專業的方法以及溫和的態度協調各種大小問題，但從實際情況來看，我國辦公室行政事務工作普遍缺乏有效的協調能力，不能與其他部門之間保護有效的聯系，導致內耗嚴重，嚴重影響辦公室行政事務工作的開展。[1]

（二）對辦公室行政事務工作不夠重視

隨著市場競爭的日益激烈和發展形勢的不斷變化，對辦公室行政事務工作也提出了更高的要求，需要辦公室事務工作能夠全力配合好時代的發展，與時俱進。但當前我機關事業單位普遍缺乏對辦公室行政工作的重視，沒有及時創新行政事務工作，缺乏嚴謹的工作態度與專業的工作方法，導致行政事務工作難以充分發揮其應有的作用，辦公室行政事務部門工作思路不清晰，管理分工不明確，嚴重制約了機關和事業單位的持續發展。

（三）缺乏專業的行政事務管理人才

機關事業單位的行政事務管理人才承擔著重要的管理任務，若管理人員本身不具備較強的工作能力、工作前瞻能力以及主動服務意識，將很難勝任繁雜的事務管理工作。從目前行政事務部門人才分配與引進情況來看，人才引進的力度仍然存在很大不足，部門中年輕的專業的人才較少，而且相應的部門待遇也得不到有效提升，造成行政事務單位人才隊伍建設存在較大問題，影響事務工作的有效開展。其次，辦公室事務管理人員之間也缺乏有效的交流和溝通，導致各種工作與事務開展過程中一直面臨較大的阻礙，而且還存在重復操作的問題，造成人員資源的浪費，降低了事務工作效率。[2]

（四）對辦公室行政管理部門的認識不到位

辦公室行政管理部門在具體工作的過程需要能夠及時有效的發現機關事業單位管理過程中的問題，具有較強的服務性特點，因此，辦公室行政工作在很大程度上影響了機關事業單位管理體系的升級和優化，也阻礙著單位的可持續發展。但從實際開展辦公室行政管理工作中來看，在處理工作時，事務管理部門過度依賴機關領導層的決策，未能充分發揮出自身的作用，導致機關事業單位在發展期間缺乏有效的建議和引導，決策的有效性和科學性無法得到保障。同時，現階段辦公室行政工作仍然存在目光短淺，一味重視眼前發展利益的問題，也無法有效協調其他部門的工作，造成實際行政事務管理效率低下，影響機關事業單位的長期有效發展。

三、做好辦公室行政事務工作的措施

（一）提高辦公室工作人員的綜合素質

辦公室工作人員的綜合素質和專業水平直接關系著辦公室行政事務工作的效率，因此，必須要不斷加強專業辦公室工作人員的培養，使得辦公室人員能夠快速科學的完成自己的本職工作。首先，辦公室工作人員自身要具備良好的道德素養，有較強的工作能力和一定的文化知識，在工作過程中，員工應該能夠團結同事，避免矛盾，具有不怕苦、不怕累、艱苦奮斗的精神。其次，辦公室工作人員還需要有高度的責任感和事業心，能夠維持與同事和領導之間的良好關系，具有一定的法律意識，能遵守保密紀律，嚴守保密意識，嚴格按照工作條例完成工作。單位需要不斷加大專業辦公室工作人員的引入力度，加大人員投入方面的資金支持，吸引專業的、有能力的管理人員加入到辦公室事務管理部門之中，從而能夠從根源上提升辦公室行政工作水平。機關事業單位還需要不斷加強對辦公室工作人員的培訓和教育，定期對人員的工作質量進行考核，制定行之有效的績效考核制度以及獎懲制度，提高員工的工作效率，保證工作質量。[3]

（二）創新辦公室行政事務工作模式和方法

辦公室行政事務工作直接關系著整個機關事業單位的管理效率和管理水平，隨著時代的不斷發展，管理方法和管理模式也經過了多次改革和創新，逐漸形成了當前相對比較成熟和科學的體系，但辦公室行政事務工作的創新效率低下，一直以來沒有經過有效的改革，導致實際工作無法滿足時代發展的要求，影響機關事業單位的進步和發展。因此，必須要不斷創新辦公室行政事務工作模式和工作方法，建立科學的組織管理模式。辦公室行政事務管理部門作為機關事業單位日常工作的橋梁，從管理學的角度上來看屬于結構緊密的金字塔型的組織管理模式，組織結構森嚴，上級部門對下級部門的控制力度大，但由于部門之間缺乏有效的互動和交流，導致事務處理與管理工作效率低下，通過有效的創新可以顯著改善這一情況。首先，改變原有的科層式的管理模式和管理方法，將其轉變為適應現代社會發展需要的扁平化管理組織結構。這種組織管理模式的管理幅度大，管理層次少，能夠更為迅速快捷的完成信息的傳遞與處理，在處理工作和問題的過程中自主權也更大，可以更加靈活的完成各項任務，避免了原有的冗雜手續，大大提升了工作效率。此外，還需要加強信息化管理技術在辦公室行政管理工作中的應用，要求工作人員能夠掌握基本的信息化工作技巧，學習信息化管理工作內容，通過信息化技術加快部門之間的交流速度，提高交流質量，從而提升整個辦公室行政部門的管理質量和管理效率。[4]

（三）加強辦公室行政事務部門的督查服務工作

辦公室行政事務工作承擔著輔助機關領導作出正確決策以及指明機關發展道路的作用，在新的發展時期，辦公室行政事務管理部門要不斷提升自身的工作執行力，樹立黨政權威，完善督查服務管理工作。辦公室行政人員在進行行政督查管理的過程中，要不斷加強各個部門之間的交流和溝通，選擇合適的手段掠視各項工作，積極為員工服務，為基層服務，為領導服務，完善工作方法工作制度，確保督查服務工作能夠充分發揮其輔助決策以及科學管理的作用。

四、結束語

綜上所述，辦公室行政事務工作在當前市場競爭激烈的環境下，具有輔助機關事業單位作出有效決策、優化管理模式的作用，因此，需要不斷提高辦公室行政工作質量，提升管理水平。本文主要針對當前辦公室行政事務工作的問題進行探究，針對性的提出了相應的解決方法，希望能夠為辦公室行政工作提供一定的參考。

【參考文獻】

[1] 周暢江. 如何做好辦公室行政事務工作[J]. 現代企業文化（上旬）， 2010（8）：73-74.

[2] 徐金華. 如何做好事業單位辦公室行政事務工作[J]. 農家參謀， 2017（12）：204-204.

[3] 李威. 對企業辦公室行政事務管理工作的認識及探討[J]. 低碳世界， 2014（13）：298-299.

[4] 胡宏偉. 對企業辦公室行政事務管理工作的認識及探討[J]. 現代國企研究， 2015（14）.